Creazione di tipi di assenza

SOMMARIO

• Differenza tra tipo di assenza e politica di assenza
• Aggiungere tipi di assenza
• Impostazioni
• Approvazioni
  • Aggiungi ruolo di approvatore delle assenze
  • Permetti approvazione delegata
• Crea workflow
• Approvazione in due fasi

In Kenjo puoi creare, gestire e controllare tutte le assenze dei tuoi dipendenti. Attiva prima la funzione Assenze in Impostazioni. 

Un nuovo simbolo di aereo apparirà nel menu sul lato sinistro della homepage.

Differenza tra tipo di assenza e politica di assenza

Prima di iniziare a creare tipi di assenza è importante conoscere la differenza tra tipi di assenza e politiche di assenza:

• Tipi di assenza rappresentano le categorie di assenza che i dipendenti nella tua azienda possono utilizzare. Ad esempio, ferie, malattia, congedo di maternità, congedo parentale ecc. Quando un dipendente vuole prendere ferie deve fare una richiesta di assenza per il tipo di assenza ferie.

• Politiche di assenza sono le politiche su cui si basano i tipi di assenza. Sono essenzialmente delle regole vincolanti che costituiscono il quadro per i tipi di assenza. Determinano il ciclo, il diritto e il tipo di diritto su cui si basa un tipo di assenza. Consulta l'articolo correlato su come creare politiche di assenza qui. 

Aggiunta di tipi di assenza

Per prima cosa crea tutti i tipi di assenza rilevanti per la tua azienda.

• Clicca sul simbolo (+).
• Inserisci il nome dell'assenza
• Colore: Scegli un colore per evidenziare questo tipo di assenza in altre funzioni, ad es. nel tuo calendario, da evidenziare. Consigliamo di utilizzare un colore diverso per ogni tipo di assenza. Nota: Il colore del tipo di assenza è visibile a tutta l'azienda solo se questo tipo di assenza è pubblico (vedi Visibilità del tipo di assenza).
• Impostazioni di compensazione: Scegli una delle tre opzioni mostrate nel menu a discesa, a seconda di come desideri configurare il tipo di assenza. Nota: Questa selezione sarà applicata a tutte le politiche che creerai per questo tipo di assenza.
  • Assenza retribuita: Se il dipendente viene pagato nonostante l'assenza. Tipicamente durante ferie, malattia, motivi personali ecc.
  • Assenza non retribuita: Se il dipendente non viene pagato durante l'assenza. Tipicamente durante un congedo non retribuito, un anno sabbatico o per assenze non giustificate.
  • Altra assenza: Per lavori in remoto, come lavoro da casa, viaggi d'affari o compensazioni degli straordinari. In questo caso, i dipendenti devono registrare il loro orario di lavoro.
• Clicca su AGGIUNGI, per salvare il tipo di assenza.  

• Impatto sulla presenza: Scegli se il nuovo tipo di assenza influisce sulle ore di lavoro previste. Per esempio, in caso di un'assenza non retribuita come un anno sabbatico, si riducono le ore di lavoro previste. In caso di assenza retribuita come un viaggio di lavoro, le ore di lavoro previste non si riducono.

Se la tua azienda non utilizza ore di lavoro previste, puoi ignorare questa opzione. 

Impostazioni

 1 + 2  Tutti i tipi di assenza che hai creato saranno visibili nella colonna di sinistra sotto Retribuito, Non Retribuito e Altro ordinati. 

 3  Visibilità del tipo di assenza: Se non attivi questa opzione, solo il dipendente assente, il superiore e l'amministrazione vedranno nel calendario il motivo dell'assenza, non gli altri colleghi. Si consiglia di mantenere il tipo di assenza pubblico se si tratta di malattia, ferie o tipi di assenza simili. 

 4  Assenza giustificata/ingiustificata: Scegli come il tipo di assenza verrà visualizzato nel Dashboard del tasso di assenza. Le assenze giustificate non vengono conteggiate come tempo di assenza, mentre le assenze non giustificate vengono conteggiate.

• Assenza giustificata: Quando la richiesta è stata approvata in anticipo/il giorno dell'assenza.
• Assenza non giustificata: Quando un dipendente non si presenta a lavoro senza dare un motivo per la sua assenza, o senza informare il datore di lavoro.
• Solo con allegato: Quando l'assenza è ingiustificata finché il dipendente non fornisce una prova per la sua assenza.

 5  Allegato documenti: Qui puoi dare al tuo dipendente la possibilità di caricare documenti sulla sua assenza. Si consiglia questa opzione per malattia, congedo parentale o formazione. Hai l'opzione di rendere obbligatorio un allegato dopo un determinato numero di giorni. Ad esempio, in Germania è prassi comune inviare un certificato medico dopo 3 giorni di malattia. A seconda della tua configurazione puoi richiederlo ad esempio dopo un giorno o anche non richiederlo affatto.

Autorizzazioni

Di default, un superiore approva le assenze dei suoi dipendenti (riportato a). Se hai configurato approvazione in due fasi sotto (AGGIUNGI APPROVAZIONE IN DUE FASI) il superiore sarà il responsabile dell'approvazione nella prima fase.

Aggiungi ruolo di approvare della assenza

Se altri dipendenti devono approvare le assenze:

• clicca su Assenze > Impostazioni > Approvazioni Generali > Aggiungi ruolo di approvatore delle assenze
• Una volta attivata, seleziona il profilo di un dipendente e specifica sotto Personale > Informazioni aziendali > Approvatore delle assenze, chi dovrà approvarne le assenze.  Tieni presente che il superiore del dipendente riceverà sempre la richiesta altresì . 

Permettere approvazione delegata

Con l'attivazione di questa funzione, i superiori possono designare un collega che approva o rifiuta le richieste di assenza dei loro dipendenti quando sono assenti.

• Scegli il profilo di un dipendente e specifica sotto Personale > Informazioni aziendali > Approvatore delegato per le assenze il collega a cui trasferire l'approvazione.

Nota: Se non viene specificato nessuno, il superiore del superiore sarà responsabile dell'elaborazione di queste richieste. 

Crea workflow 

Se vuoi configurare un workflow per ricevere un'email quando viene fatta una richiesta di assenza:

• Naviga a Impostazioni > Workflow 
• Clicca su (+) CREA WORKFLOW

• Nomina il tuo workflow e scegli > Oggetto > Richiesta di assenza
• Configura il tuo workflow in base alle tue esigenze e clicca su SALVA E CONTINUA

Autorizzazione a due livelli

Per le politiche di assenza in cui è attivata l'opzione Approvazione richiesta, puoi impostare un processo di approvazione in due fasi.