Aanmaken van afwezigheidstypen

INHOUDSOPGAVE

• Verschil tussen afwezigheidstype en afwezigheidsrichtlijn
• Toevoegen van afwezigheidstypen
• Instellingen 
• Toelatingen
  • Afwezigheden–Goedkeurdersrol toevoegen
  • Gedelegeerde goedkeuring toestaan
• Workflow aanmaken 
• Aanmaken van afwezigheidsrichtlijnen
• Tweestaps goedkeuring

In Kenjo kun je alle afwezigheden van je medewerkers aanmaken, beheren en controleren. Activeer daarvoor eerst onder Instellingen de functie Afwezigheden. 

Er verschijnt een nieuw vliegtuigicoon in het menu aan de linkerkant van de homepage. 

Verschil tussen afwezigheidstype en afwezigheidsrichtlijn

Voordat je begint met het aanmaken van afwezigheidstypen, is het belangrijk dat je het verschil tussen afwezigheidstypen en afwezigheidsrichtlijnen kent:

• Afwezigheidstypen vertegenwoordigen de categorieën van afwezigheden die werknemers in je bedrijf kunnen gebruiken. Dat zijn bijvoorbeeld Verlof, Ziekte, Zwangerschapsverlof, Ouderschapsverlof, enz. Zodra een werknemer bijvoorbeeld verlof wil opnemen, moet hij een afwezigheidsaanvraag voor het type Verlof indienen.

• Afwezigheidsrichtlijnen zijn richtlijnen waarop elk afwezigheidstype is gebaseerd. Het zijn als het ware bindende regels die de structuur voor afwezigheidstypen vormen. Ze bepalen de cyclus, de claim en de aard van de claim waarop een afwezigheidstype berust. Lees het bijbehorende artikel over het aanmaken van afwezigheidsrichtlijnen hier. 

Toevoegen van afwezigheidstypen

Allereerst moet je alle voor je bedrijf relevante soorten afwezigheidstypen aanmaken. 

• Klik op het (+) Symbool.
• Voer de naam van de afwezigheid in.
• Kleur: Kies een kleur om dit afwezigheidstype in andere functies, zoals bijvoorbeeld. in je kalender, te markeren. We raden aan om voor elk afwezigheidstype een andere kleur te gebruiken. Opmerking: De kleur van het afwezigheidstype is alleen voor het hele bedrijf zichtbaar als dit afwezigheidstype openbaar is (zie Zichtbaarheid van het afwezigheidstype).
• Vergunningsinstellingen: Kies een van de drie opties uit het dropdown-menu, afhankelijk van hoe je het afwezigheidstype wilt configureren. Opmerking: Deze selectie wordt toegepast op alle richtlijnen die je onder dit afwezigheidstype zult aanmaken.
  • Betaalde afwezigheid: Wanneer de werknemer wordt betaald, hoewel hij niet werkt. Typisch tijdens een verlof, ziekte, persoonlijke redenen enz.
  • Onbetaalde afwezigheid: Wanneer de werknemer niet wordt betaald, terwijl hij afwezig is. Typisch tijdens onbetaald verlof, een sabbatical of vanwege ongeoorloofd verzuim.
  • Andere afwezigheid: Voor locatieonafhankelijk werken zoals thuiswerken, zakenreizen of overurencompensatie. Werknemers moeten hierbij hun werktijd registreren.
• Klik op TOEVOEGEN, om het afwezigheidstype op te slaan.  

Instellingen 

 1 + 2  Alle door jou aangemaakte afwezigheidstypen zie je in de linkerkolom onder Betaald, Onbetaald en Andere gerangschikt. 

 3  Zichtbaarheid van het afwezigheidstype: Als je deze optie niet inschakelt, zien alleen de werknemer die afwezig is, de leidinggevende en de administratie in de kalender waarom hij afwezig is, en niet de andere collega's. Het wordt aanbevolen het afwezigheidstype openbaar te houden als het gaat om Ziekte, Verlof of vergelijkbare soorten van afwezigheid. 

 4  Verantwoorde/Onverantwoorde afwezigheid: Kies hoe het type afwezigheid op het Dashboard van de afwezigheidsratio moet worden weergegeven. Verantwoorde afwezigheden worden niet als afwezigheidstijd gerekend, terwijl onverantwoorde afwezigheden als afwezigheidstijd worden gerekend.

• Verantwoorde afwezigheid: Wanneer de aanvraag van tevoren/op de dag van afwezigheid is goedgekeurd.
• Onverantwoorde afwezigheid: Wanneer een werknemer niet op het werk verschijnt, zonder een reden voor zijn afwezigheid op te geven of zijn werkgever over zijn afwezigheid te informeren.
• Alleen met Bijlage: Wanneer de afwezigheid ongeoorloofd is, totdat de werknemer bewijs van zijn afwezigheid levert.

 5  Document bijlage: Hier kun je je medewerker de mogelijkheid geven om documenten over zijn afwezigheid te uploaden. Dit wordt aanbevolen bij Ziekte, Ouderschapsverlof of Bijscholing. Je hebt de optie om een documentbijlage verplicht te stellen na een bepaald aantal dagen. In Duitsland is het bijvoorbeeld gebruikelijk om na 3 ziekteverlofdagen een medisch attest in te dienen. Afhankelijk van je configuratie kun je ervoor kiezen het bewijs na een dag of helemaal niet te vereisen. 

Toelatingen

Standaard keurt een leidinggevende de afwezigheden van zijn medewerkers goed (rapporteert aan). Als je onder (+) TWEESTAPS GOEDKEURING TOEVOEGEN een tweestaps goedkeuringsproces in twee stappen hebt geconfigureerd, zal de leidinggevende de goedkeurder in de eerste stap zijn.

Afwezigheden–Goedkeurdersrol toevoegen

• Als andere medewerkers afwezigheden moeten goedkeuren, klik dan op Instellingen > Afwezigheden > Toelatingen Algemeen > Afwezigheden–Goedkeurdersrol toevoegen. 
• Wanneer geactiveerd, selecteer dan het profiel van een medewerker en bepaal onder Persoonlijk > Zakelijke informatie > Afwezigheden-Goedgekeurd door, wie de afwezigheden moet goedkeuren.  Let op dat de leidinggevende van de medewerker de aanvraag altijd ook  ontvangt. 

Gedelegeerde goedkeuring toestaan

• Door het activeren van deze functie kunnen leidinggevenden een collega aanwijzen die afwezigheidsaanvragen van hun medewerkers goed- of afkeurt, als ze zelf afwezig zijn.
• Selecteer dan het profiel van een medewerker en bepaal onder Persoonlijk > Zakelijke Informatie > Gedelegeerde Goedkeurder voor Afwezigheden welke collega de goedkeuring moet krijgen.

Opmerking: Als niemand is ingesteld, is de leidinggevende van de leidinggevende verantwoordelijk voor het afhandelen van deze aanvragen. 

Workflow aanmaken 

Als je een Workflow wilt configureren om een e-mail te ontvangen bij een afwezigheidsaanvraag, navigeer dan naar  Instellingen. Klik dan in de horizontale menubalk op Workflows > (+) WORKFLOW AANMAKEN.

Noem je Workflow en selecteer Object > Afwezigheidsaanvraag. Configureer vervolgens de Workflow naar je wensen en klik op Opslaan. 

Aanmaken van afwezigheidsrichtlijnen

Om te leren hoe je afwezigheidsrichtlijnen maakt, bezoek dit artikel.

Tweestaps goedkeuring

Voor afwezigheidsrichtlijnen waarbij de optie goedkeuring vereist is ingeschakeld, kun je een tweestaps goedkeuringsproces instellen. Hoe je dat doet, lees je in dit artikel.