Creëren van afwezigheidsbeleid

Zodra je geleerd hebt om je soorten afwezigheid te creëren, is het tijd om je afwezigheidsbeleid te creëren. Vergeet niet dat beleidsregels de regels zijn waarnaar elke soort afwezigheid werkt. Zij bepalen de cyclus, het type vergoeding en de beschikbaarheid alsook andere geavanceerde opties.

Elk type afwezigheid vereist minstens één beleid om effectief te zijn. Er kunnen meerdere beleidsregels per type afwezigheid worden gecreëerd. Je zult echter maar één afwezigheidsbeleid per type afwezigheid aan je medewerkers toewijzen.

INHOUDSOPGAVE

• Creër afwezigheidsbeleid
• Recht
• Extra recht
• Aanpassingen
• Saldieregels
• Verzoeken

Creër afwezigheidsbeleid

Om een nieuw beleid toe te voegen, ga naar het gewenste type afwezigheid en klik op (+) NIEUW BELEID TOEVOEGEN.

Vervolgens kun je alle regels voor je nieuwe beleid instellen, beginnend met de Geschiktheidsregels.

Recht

Hier kun je selecteren op welke afwezigheidsequenties de medewerkers binnen dit beleid recht hebben en wanneer ze deze vergoedingen moeten ontvangen. Dit is de eerste en beslissende stap in het vaststellen van je afwezigheidsbeleid.

Naam van het beleid: Begin met het instellen van je nieuwe beleid door het een naam te geven. Vergeet niet: Hoe duidelijker de naam, des te makkelijker het is om het beleid later te onderscheiden van andere beleidsregels en je medewerkers eraan toe te wijzen. In ons voorbeeld gaan we een beleid voor 24 vakantiedagen instellen.

Recht wordt bepaald in: Hier kun je kiezen of je medewerkers hun dagen in Dagen of Urenformaat moeten krijgen. In dit voorbeeld kiezen we Dagen, omdat we een afwezigheidsbeleid voor vakantiedagen willen creëren. 

Type recht: Het type recht bepaalt of je medewerker een vast recht of een onbeperkt recht per cyclus krijgt. 

• Onbeperkt wordt meestal gekozen voor ziekte, omdat dit betekent dat de medewerker geen limiet heeft op het aantal dagen dat hij vrij kan nemen.
• Met het vaste recht kan je medewerker alleen zo veel dagen vrij nemen als je hebt ingesteld binnen het Basisrecht.

Als je Onbeperkt kiest, is de balk aan de linkerkant korter en kun je minder regels instellen.

Jaarlijkse cyclus begint op: Hier kun je instellen wanneer je verzekeringcyclus begint. 

• Startdatum van de medewerker: Als je deze optie kiest, begint de cyclus op de dag dat je medewerker in je bedrijf begint te werken.
  
• Uitgeschakelde cyclus: Kies deze optie om een beleid zonder cyclus te creëren, dus de vrije dagen vervallen niet na een bepaalde periode. 
• Specifieke datum: Dit is de meest gekozen optie. Normaal gesproken wordt de 1e januari gekozen, zodat medewerkers hun dagen meteen aan het begin van het nieuwe jaar ontvangen. 

Basisrecht: Voer het aantal dagen in dat je medewerkers binnen een cyclus ontvangen.

Kalenderdagen gebruiken: Schakel Kalenderdagen in om weekends of feestdagen van de balans van iemand af te trekken als ze een aanvraag indienen. 

Deze optie is niet beschikbaar voor uur-gebaseerde beleidsregels.

Hoe wordt het recht opgebouwd?: Hier kun je kiezen hoe je medewerkers hun afwezigheden ontvangen.

• Pro rata recht wordt maandelijks toegekend
  
  • Einde van de afstemmingsperiode (toegekend na verrichte arbeid): Met deze optie krijgen je medewerkers de berekende toeslag op de eerste dag van de volgende afstemmingsperiode.
  • Begin van de afstemmingsperiode (vooruit toegekend): Kies je deze optie, dan ontvangen je medewerkers de berekende toeslag aan het begin van de afstemmingsperiode.
• Volledig recht wordt aan het begin van de cyclus toegekend

Als je alle instellingen hebt gemaakt, klik je op VERDER.

Extra recht

In de volgende stap kun je de regels voor extra dagen instellen. Je kunt regels voor extra recht toevoegen om de basisvergoeding van het beleid automatisch te verhogen, afhankelijk van hoe lang een medewerker al in het bedrijf is. Als je geen regels voor extra dagen wilt creëren, kun je deze stap overslaan.

Je kunt een extra recht regel toevoegen door te klikken op (+) REGEL VOOR EXTRA RECHT TOEVOEGEN.

Gewerkte dienstjaren: Voeg hier de tijd (in jaren) toe die men gewerkt moet hebben voordat men de toeslag ontvangt. Bijvoorbeeld, als je. 1 jaar toevoegt, dan krijgt je medewerker de door jou gekozen toeslag voor elk jaar dat hij voor je bedrijf gewerkt heeft. 

Aantal extra dagen: Hier kun je kiezen hoeveel extra dagen aan de bestaande basistoevoeging van je medewerker moeten worden toegevoegd. Als je hier een extra dag kiest, krijgt je medewerker elk jaar dat hij in je bedrijf werkzaam is, een extra vrije dag. 

Als je klaar bent, klik dan op TOEVOEGEN. Je kunt zoveel extra toelatingsregels toevoegen als je wilt. Klik tot slot op VERDER.

Aanpassingen

Vervolgens kun je kiezen of het Basisrecht voor nieuwe medewerkers, deeltijdwerkers en contractmedewerkers proportioneel (aangepast) moet worden. Stel dat je een medewerker hebt die op 1 juli begint. Nu kun je kiezen:

• Je geeft je nieuwe medewerker de helft van het jaarlijkse vrijetijdsrecht, en hij ontvangt het volledige bedrag op de door jou gekozen startdatum van de cyclus OF
• Hij ontvangt het volledige cyclusbedrag in één keer en krijgt elk jaar op zijn startdatum nieuwe dagen.

Pro rato op basis van de startdatum van de medewerker:

• Niet pro rato. Toekenning van het volle recht: De medewerker krijgt het volledige bedrag. 
• Pro rato op basis van de startdatum: De medewerker ontvangt zijn recht pro rato op basis van het aantal resterende dagen in de huidige cyclus. 

Pro rato op basis van het einde van het contract van de medewerker: 

• Niet pro rato. Toekenning van het volle recht: De medewerker krijgt het volledige bedrag.
  
• Pro rato op basis van de einddatum: De medewerker krijgt zijn recht pro rato op basis van het aantal kalenderdagen dat hij in de cyclus werkt. Dit is gebaseerd op de opgeslagen einddatum in het persoonlijke profiel van de medewerker.

Pro rato op basis van het werkrooster van de medewerker: 

• Niet pro rato. Toekenning van het volle recht: De medewerker krijgt het volledige bedrag.
  
• Pro rato op basis van het werkrooster: De medewerker ontvangt het hem toekomende bedrag op basis van het totaal aantal werkdagen volgens de formule:

Als je alles hebt geconfigureerd, klik dan op VERDER.

Saldieregels

Hier kun je kiezen hoe het saldo van de medewerker voor het beleid dat je aan het creëren bent, beheerd moet worden.

Negatieve saldo in huidige cyclus toestaan: Activeer deze optie als je jouw medewerkers toestaat om vakantiedagen op te nemen, zelfs als hun saldo overschreden is. Je kunt kiezen of je medewerkers een onbeperkt aantal negatieve dagen mogen hebben, of dat je een maximaal aantal dagen kunt instellen waarin ze hun saldo mogen overschrijden.

Sta het overdragen van ongebruikt recht naar de volgende cyclus toe: Activeer deze optie als werknemers de resterende vakantiedagen van dit jaar in het volgende jaar kunnen aanvragen. Kies tot wanneer ze hun overgedragen dagen in de volgende cyclus kunnen aanvragen en het maximale aantal dagen dat ze kunnen nemen. Je kunt altijd de optie kiezen dat de resterende dagen in de cyclus overgedragen worden en niet komen te vervallen.

Afronding van het huidige saldo naar hele dagen?: Activeer deze optie om te kiezen: 

• Afronden naar het vorige interval: rondt het saldo af als er een nieuwe afstemming plaatsvindt, zodat er altijd hele getallen zijn 

• Ophogen naar het volgende interval: rondt het saldo op als er een nieuwe afstemming plaatsvindt, zodat er altijd hele getallen zijn

  
  

Bekijk richtlijndetails op de absentiekaarten van medewerkers: Bepaal of je medewerkers de details van elke afwezigheid moeten zien zodra je deze hebt toegewezen. Denk eraan dat de details precies laten zien hoe deze richtlijnen zijn geconfigureerd en er ongeveer zo uitzien:

Als alles is ingesteld, klik je op VERDER. 

Verzoeken

Als laatste stap kun je kiezen hoe de aanvragen voor afwezigheid van medewerkers beheerd moeten worden voor de richtlijn die je zojuist aan het maken bent.

Goedkeuring vereist: Activeer deze optie als aanvragen goedgekeurd moeten worden. Standaard kunnen managers en beheerders afwezigheidsverzoeken goedkeuren.

Verzoeken om afwezigheid blokkeren tijdens de proeftijd: Als deze functie is ingeschakeld, kunnen je medewerkers tijdens hun proeftijd geen verlof aanvragen. De functie is afhankelijk van de datum van de proeftijd in het persoonlijke profiel van de medewerker. Ze kunnen echter hun afwezigheidssaldo zien en afwezigheden aanvragen zodra de proeftijd voorbij is.

Medewerkers toestaan om halve dagen verlof aan te vragen: Activeer deze optie als medewerkers halve dagen (ochtend of middag) kunnen aanvragen. 

• Klik  op OPSLAAN

Je hebt nu met succes je eerste afwezigheidsrichtlijn aangemaakt! Je kunt zoveel richtlijnen aanmaken als je wilt. In dit artikel leer je hoe je je medewerkers aan richtlijnen kunt toewijzen.