Voor DSP's: Eerste stappen met Kenjo

Welkom, lieve DSP-bedrijven,

we zijn heel blij dat je hier bent! Hieronder vind je een overzicht van de stappen die jij als beheerder moet volgen bij het inrichten van een nieuw Kenjo-account. Sommige instellingen zijn al voor je ingevuld, zodat je direct met Kenjo kunt beginnen. Elke stap bevat een algemene beschrijving van de taken en links met gedetailleerde informatie. 

INHOUDSOPGAVE

• Stap 1: Noodzakelijke Informatie 
• Stap 2: Haal je Eerste Stappen-certificaat
• Stap 3: Factuurdetails, bedrijfs- en organisatiestructuur toevoegen  
• Stap 4: Werknemers toevoegen
• Stap 5: Tijdregistratie instellen
• Stap 6: Afwezigheidsaanvragen en afwezigheidsbeleid
• Stap 7: Werken met het rooster
• Stap 8: Loonadministratie configureren 
• Stap 9: Analyses
• Stap 10: Go Live
• Afsluitende Opmerkingen

Stap 1: Vul noodzakelijke informatie op de Landingspagina in

Voordat je Kenjo kunt gebruiken, hebben we enkele belangrijke gegevens van je nodig.

Vul alle verplichte velden op dsp.kenjo.io in:

• Voornaam
• Achternaam
• Zakelijk e-mailadres
• DSP-code
• DSP 1 of DSP 2
• Klik op REGISTREER
  

• Ga naar je zakelijke e-mailaccount
• Lees de e-mail die je van Kenjo hebt ontvangen en volg de bijbehorende stappen
• Onder deze link vind je onze live-webinars. 

Stap 2: Haal je Eerste Stappen-certificaat

We hebben een leertraject voor je gemaakt dat je door het instellen van je account leidt. Het bevat de belangrijkste Kenjo-modules en instellingen die je als beheerder voor je bedrijf en medewerkers moet configureren. 

• Log in bij Kenjo
• Ga naar Eerste Stappen door in het linkermenu op het raket-icoon te klikken
• Begin je leertraject door op een Kenjo-module bij  1  checklist voor accountinstelling te klikken
• Klik op een leerpad bij  2 , bijvoorbeeld bedrijfsnaam toevoegen

• Klik op meer te weten komen om eerst het betreffende helpcenter-artikel te lezen
• Klik op naar de instellingen om het geleerde uit het artikel uit te voeren  
• Nadat je deze beide stappen hebt voltooid, wordt het leerpad gemarkeerd met een groen vinkje en kun je verder met het volgende pad  
• Hoe meer leerpaden je voltooit, hoe meer de procenten stijgen bij  3  stijgen  
• Je kunt je leertraject op elk moment pauzeren en je voortgang wordt automatisch opgeslagen
• Als je het hele leertraject hebt voltooid, ontvang je per e-mail een certificaat  

In de volgende stappen 3 – 11 laten we je als overzicht nogmaals zien welke stappen de Eerste-Proces doorloopt. 

Stap 3: Factuurdetails, bedrijfs- en organisatiestructuur toevoegen  

De eerste stap bij het gebruik van Kenjo is het toevoegen van basisinformatie zoals bedrijf, locaties, afdelingen en kalenders.  

• Configureer je bedrijf

• Configureer feestdagenkalender

• Voeg een kantoor toe

Stap 4: Werknemers toevoegen

Dit is de belangrijkste stap om je account correct in te stellen. Je kunt je werknemers handmatig toevoegen aan Kenjo of je werknemergegevens importeren met onze importsjabloon. Denk van tevoren na over welke informatie van je werknemers je in Kenjo wilt vastleggen. Kenjo biedt verschillende profielen die aan elke persoon in je bedrijf moeten worden toegewezen. Deze profielen bepalen de mate van rechten of toegangsrechten die werknemers hebben voor bepaalde Kenjo-functies. Algemene profielen zijn bijvoorbeeld: Werknemer (DA), Werknemer (geen DA) of Admin. Op deze manier zorg je ervoor dat je werknemers alleen kunnen zien, bewerken, en verwijderen wat voor hen bedoeld is.  

• Nieuwe werknemer handmatig toevoegen
• Import van werknemersgegevens met Kenjo-sjabloon 
• Werknemersgegevens importeren van TSM
• Een werknemer toewijzen aan een managerprofiel
• Voor DSP's: Profielen en rechten beheren

Stap 5: Tijdregistratie instellen

De volgende stap is om de methoden voor tijdregistratie en de werking van ploeg- en rusttijden-regels in het "Aanwezigheid"-module te begrijpen. Als een ploeg- of rustregel wordt overtreden, verschijnen conflicten in Kenjo om je werk als beheerder makkelijker te maken. Zorg er ook voor dat je begrijpt hoe je medewerkers GPS-tracking kunnen activeren en hoe je toeslagen instelt. En tenslotte moet je de logica voor de berekening van overuren begrijpen, omdat deze de basis vormen voor de gekozen vergoeding.

• Aanwezigheidsgegevens importeren
• Aanwezigheidsgegevens importeren van TSM
• Bekijk ploegregels
• Bekijk pauze regel
• Bekijk methoden voor tijdregistratie
• Gebruik locatie tracking
• Voeg loontoeslagen toe

Stap 6: Afwezigheidsaanvragen en afwezigheidsbeleid

Kenjo biedt je verschillende afwezigheidstypes voor je organisatie. Je kunt onderscheiden tussen afwezigheidstypes en afwezigheidsbeleid. Voor een afwezigheidstype kun je meerdere beleidsregels maken. Een afwezigheidsregeling stelt de regels vast voor een specifiek afwezigheidstype. Voor je organisatie zijn er al afwezigheidstypes met vooraf ingestelde regels die relevant zijn voor de loondienstvoorbereiding – maar het is belangrijk dat je het concept begrijpt voordat je het beleid aan de medewerkers toewijst.

• Afwezigheidsaanvragen in bulk importeren
• Voor DSP's: Exporteer afwezigheidsgegevens uit TSM
• Afwezigheidsgegevens importeren van TSM
• Wijs afwezigheidsbeleid toe
• Voor beheerders: Beheer afwezigheidsaanvragen
• Voor werknemers: Dien een afwezigheidsaanvraag in

Bekijk onze uitlegvideo: Zo vraag je als medewerker verlof aan via de smartphone – en zo kun je als beheerder aanvragen – ook via de app – eenvoudig en snel afhandelen.  

Stap 7: Werken met het rooster

Als je met het rooster werkt, moet je vertrouwd raken met de opzet en weten welke gegevens je voor je medewerkers in het rooster moet definiëren.

• Roosterinstellingen
• Rollen voor het rooster aanmaken
• Werkgebieden voor het rooster aanmaken
• Rooster voor medewerkers activeren
• Een ongepubliceerde dienst aanmaken
• Diensten publiceren
• Sjablonen voor dienstroosters maken

Stap 8: Salarisadministratie configureren

Het gedeelte Salarisadministratie stelt je in staat om je salarisaanbieder te verbinden. Op deze manier kun je de betaling van de huidige periode direct in Kenjo bekijken, bevestigen en automatisch naar de provider verzenden.

• Voor DSP's: Salarisaanbieder toevoegen

Stap 9: Analyses

Organiseer je eigen weergaven, rapporten en dashboards!

Stap 10: Live gaan

En dat is het! Je hebt de eerste stappen in Kenjo met succes onder de knie gekregen. Blijf in contact met je implementatiemanager over wanneer het beste moment is om live te gaan.

Laatste opmerkingen:

• Vergeet niet op de hoogte te blijven van nieuwe functies – via onze e-mails voor DSP's of de productupdates in het helpcentrum.
• Vergeet niet op de hoogte te blijven van nieuwe functies – via onze maandelijkse DSP-nieuwsbrief en de DSP-productupdates in het helpcentrum.