Für DSPs: Erste Schritte mit Kenjo

Willkommen, liebe DSP-Unternehmen,

wir freuen uns sehr, dass Ihr hier seid! Unten findet Ihr eine Übersicht über die Schritte, die Ihr als Administratoren bei der Einrichtung eines neuen Kenjo-Accounts befolgen müsst. Einige Einstellungen wurden bereits für Euch vorausgefüllt, sodass Ihr direkt mit Kenjo loslegen könnt. Jeder Schritt enthält eine allgemeine Beschreibung der Aufgaben sowie Links mit detaillierten Informationen. 

INHALTSVERZEICHNIS

• Schritt 1: Notwendige Informationen 
• Schritt 2: Hol Dir Dein Erste Schritte-Zertifikat
• Schritt 3: Rechnungsdetails, Firmen- und Organisationsstruktur hinzufügen  
• Schritt 4: Mitarbeiter hinzufügen
• Schritt 5: Zeiterfassung einrichten
• Schritt 6: Abwesenheitsanträge und Abwesenheitsrichtlinien
• Schritt 7: Arbeiten mit dem Schichtplan
• Schritt 8: Lohnabrechnung konfigurieren 
• Schritt 9: Analysen
• Schritt 10: Go Live
• Abschließende Hinweise

Schritt 1: Notwendige Informationen auf der Landingpage ausfüllen

Bevor Du Kenjo nutzen kannst, benötigen wir einige wichtige Informationen von Dir

Bitte fülle alle Pflichtfelder auf dsp.kenjo.io aus:

• Vorname
• Nachname
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• DSP-Code
• DSP 1 oder DSP 2
• Klicke auf REGISTRIEREN
  

• Gehe zu Deinem geschäftlichen E-Mail-Konto
• Lies die E-Mail, die Du von Kenjo erhalten hast und folge den entsprechenden Schritten
• Hier findest du unsere Lernvideos.
• Unter diesem Link gelangst Du zu unseren Live-Webinaren. 

Schritt 2: Hol Dir Dein Erste Schritte-Zertifikat

Wir haben eine Lernreise für Dich erstellt, die Dich durch die Einrichtung Deines Accounts führt. Sie enthält die wichtigsten Kenjo-Module und Einstellungen, die Du als Admin für Dein Unternehmen und Deine Mitarbeiter konfigurieren musst. 

• Melde Dich bei Kenjo an
• Gehe zu Erste Schritte, indem Du im linken Menü auf das Raketen-Symbol klickst
• Starte Deine Lernreise, indem Du auf ein Kenjo-Modul bei  1  Checkliste für Kontoeinrichtung klickst
• Klicke auf einen Lernpfad bei  2 , zum Beispiel Unternehmensnamen hinzufügen

• Klicke auf  Mehr erfahren, um zuerst den jeweiligen Helpcenter-Artikel zu lesen
• Klicke auf Zu den Einstellungen, um das Gelernte aus dem Artikel umzusetzen  
• Nachdem Du diese beiden Schritte abgeschlossen hast, wird der Lernpfad mit einem grünen Häkchen markiert und Du kannst mit dem nächsten Pfad weitermachen  
• Je mehr Lernpfade Du abschließt, desto mehr wird die Prozentanzeige bei  3  steigen  
• Du kannst Deine Lernreise jederzeit pausieren, Dein Fortschritt wird automatisch gespeichert
• Wenn Du die gesamte Lernreise abgeschlossen hast, erhältst Du ein Zertifikat per E-Mail  

  In den nächsten Schritten 3 – 11 zeigen wir Dir noch einmal als Übersicht durch welche Schritte Dich der Erste-Prozess führt. 

Schritt 3: Rechnungsdetails, Firmen- und Organisationsstruktur hinzufügen  

Der erste Schritt zur Nutzung von Kenjo besteht darin, grundlegende Informationen wie Unternehmen, Standorte, Abteilungen und Kalender hinzuzufügen.  

• Konfiguriere Dein Unternehmen

• Konfiguriere Feiertagskalender

• Hinzufügen eines Büros

Schritt 4: Mitarbeiter hinzufügen

Dies ist der wichtigste Schritt, um Deinen Account richtig einzurichten. Du kannst Deine Mitarbeiter manuell zu Kenjo hinzufügen oder Deine Mitarbeiterdaten mit unserer Importvorlage importieren. Überlege Dir vorab, welche Informationen über Deine Mitarbeiter Du in Kenjo erfassen möchtest. Kenjo bietet verschiedene Profile, die jeder Person in Deinem Unternehmen zugewiesen werden müssen. Diese Profile bestimmen das Maß an Berechtigungen bzw. Zugriffsrechten, das Mitarbeiter auf bestimmte Kenjo-Funktionen haben. Gängige Profile sind zum Beispiel: Mitarbeiter (DA), Mitarbeiter (kein DA) oder Admin. So stellst Du sicher, dass Deine Mitarbeiter nur das sehen, bearbeiten und löschen können, was für sie vorgesehen ist.  

• Neuen Mitarbeiter manuell hinzufügen
• Import von Mitarbeiterdaten mit Kenjo Vorlage 
• Mitarbeiterdaten von TSM importieren
• Mitarbeiter einem Managerprofil zuweisen
• Für DSPs: Profile und Berechtigungen verwalten

Schritt 5: Zeiterfassung einrichten

Der nächste Schritt besteht darin, die Methoden zur Zeiterfassung sowie die Funktionsweise von Schicht- und Ruhezeiten-Regeln im Modul „Anwesenheit“ zu verstehen. Wird eine Schicht- oder Ruhezeitenregel verletzt, erscheinen Konflikte in Kenjo, die Dir Deine Arbeit als Admin erleichtern. Mache Dich außerdem damit vertraut, wie Deine Mitarbeitenden das GPS-Tracking aktivieren und wie Du Zuschläge einrichtest. Und nicht zuletzt solltest Du die Logik zur Berechnung von Überstunden verstehen, da diese die Grundlage für die gewählte Vergütung ist.

• Anwesenheitsdaten importieren
• Anwesenheitsdaten von TSM importieren
• Schichtregeln anzeigen
• Pausenregel anzeigen
• Methoden zur Zeiterfassung anzeigen
• Standortverfolgung nutzen
• Lohnzuschläge hinzufügen

Schritt 6: Abwesenheitsanträge und Abwesenheitsrichtlinien

Kenjo bietet Dir verschiedene Abwesenheitsarten für Dein Unternehmen. Dabei unterscheiden wir zwischen Abwesenheitsarten und Abwesenheitsrichtlinien. Für eine Abwesenheitsart kannst Du mehrere Richtlinien anlegen. Eine Abwesenheitsrichtlinie legt die Regeln für eine bestimmte Abwesenheitsart fest. Für Deine Organisation wurden bereits Abwesenheitsarten mit voreingestellten Regeln erstellt z.B. weil diese für die vorbereitenden Lohnbuchhaltung relevant sind– trotzdem ist es wichtig, dass Du das Konzept verstehst, bevor Du die Richtlinien den Mitarbeitenden zuweist.

• Abwesenheitsanträge gesammelt importieren
• Für DSPs: Abwesenheitsdaten aus TSM exportieren
• Abwesenheitsdaten aus TSM importieren
• Abwesenheitsrichtlinien zuweisen
• Für Admins: Abwesenheitsanträge verwalten
• Für Mitarbeiter: Abwesenheit beantragen

Sieh Dir unser Erklärvideo an: So beantragen Mitarbeiter eine Abwesenheit über das Smartphone – und so kannst Du als Admin Anträge - ebenfalls per App- einfach und schnell bearbeiten.  

Schritt 7: Arbeiten mit dem Schichtplan

Falls Du mit dem Schichtplan arbeitest, solltest Du Dich mit der Einrichtung vertraut machen und wissen, welche Daten Du für Deine Mitarbeitenden im Schichtplan definieren musst.

• Schichtplan-Einstellungen
• Rollen für den Schichtplan erstellen
• Arbeitsbereiche für den Schichtplan erstellen
• Schichtplan für Mitarbeiter aktivieren
• Eine unveröffentlichte Schicht erstellen
• Schichten veröffentlichen
• Vorlagen für die Schichtplanung erstellen

Schritt 8: Lohnabrechnung konfigurieren 

Der Bereich Lohnabrechnung erlaubt Dir, Deinen Lohnabrechnungsanbieter zu verbinden. So kannst Du die Abrechnung des aktuellen Zeitraums direkt in Kenjo einsehen, bestätigen und automatisch an den Anbieter übermitteln lassen. 

• Für DSPs: Lohnabrechnungsanbieter hinzufügen

Schritt 9: Analysen

Organisiere Deine eigenen Ansichten, Berichte und Dashboards!

Schritt 10: Go Live

Und das war's! Du hast die ersten Schritte in Kenjo erfolgreich gemeistert. Bleib mit Deinem Implementierungsmanager in Kontakt, wann der beste Zeitpunkt ist, um live zu gehen. 

Abschließende Hinweise:

• Vergiss nicht, über neue Funktionen auf dem Laufenden zu bleiben – über unsere E-Mails für DSPs oder die Produkt-Updates im Helpcenter.