Für DSP's: Anwesenheitsrichtlinien bearbeiten

TABLE OF CONTENTS

• ALLGEMEIN
  • Allgemeine Richtlinieneinstellungen
  • Zeiterfassung Methoden
  • Geolocation Standorterfassung
  • Berechtigungen
• REGELN
  • Schichtregeln konfigurieren
  • Maximale Stunden pro Tag
  • Eintrag nicht vollständig
  • Automatisch erstellter Zeiteintrag 
  • Konflikt bei Überschneidung mit einer Abwesenheit
  • Konflikt bei Überschneidung mit einem Feiertag
• Ruhe-Regeln
  • Minimale tägliche Ruhezeit 
  • Pause zwischen zwei Schichten

Beachte, dass seit Juni 2025 auch Admins einer Anwesenheitsrichtlinie zugewiesen werden. Festgelegte Regeln gelten für Admins genauso wie für Mitarbeitende. Das sorgt für Einheitlichkeit in allen Profilen und reduziert Missverständnisse. Admins können Regeln weiterhin überschreiben – dabei erscheinen klare Hinweise in der App.

Erfahre, welche Einstellungen Du für jede Deiner Anwesenheitsrichtlinien konfigurieren kannst.

• Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien 
• Wähle eine bestehende Richtlinie aus
• Klicke auf das Drei-Punkte-Menü ganz am Ende der Richtlinienzeile
• Wähle  2  Richtlinie bearbeiten

Um  3   die Mitarbeiter einer Richtlinie zu verwalten, lies diesen Artikel.  

Innerhalb der Richtlinieneinstellungen findest Du die allgemeinen Richtlinieneinstellungen sowie die Regeln. Wir gehen sie gemeinsam Schritt für Schritt durch:

ALLGEMEIN

Allgemeine Richtlinieneinstellungen

Richtliniendetails: Gib den Namen der Richtlinie und eine zusätzliche Beschreibung ein. In unserem Beispiel betrachten wir die Standardrichtlinie.

Zeiterfassung Methoden

Du kannst einzelne oder mehrere Kästchen aktivieren, um die jeweiligen Zeiterfassungsmethoden zu nutzen. Erfahre mehr über die Methoden zur Zeiterfassung. 

Beachte, dass die Aktivierung von Stempeluhr und Kiosk-PIN/QR-Code nicht empfohlen wird, da der Kiosk-QR oder Kiosk-QR automatisch die Stempeluhr-Anmeldemethode ersetzt. Lies hier weiteres zum Kiosk. 

Beachte außerdem, dass die Methode Verwalten mit Arbeitszeittabellen für deine Mitarbeiter nicht verfügbar ist. 

Geolocation Standorterfassung

Wenn Deine Mitarbeiter ihr Smartphone nutzen und die Stempeluhr (One-Click-Zeiterfassung) oder Arbeitszeittabellen als Zeiterfassungsmethode verwenden, kannst Du die Standortverfolgung aktivieren. Mit aktivierter Standortverfolgung kannst Du überprüfen, ob die Anmeldung Deiner Mitarbeiter innerhalb eines definierten Radius erfolgt ist.

Hinweis: Die Standortverfolgung funktioniert nur, wenn der Mitarbeiter den GPS-Standortdienst auf seinem Smartphone aktiviert.

Lies den entsprechenden Artikel zu weiteren Details hier.

Berechtigungen

Einträge in der Zukunft erlauben: Wenn ausgewählt, können Mitarbeiter mit der Methode Arbeitszeittabellen und Manager zukünftige Einträge bearbeiten und erstellen. Aktiviere das Kästchen auf der rechten Seite, um es zu ermöglichen.

Hinweis: Wenn die Verwaltung mit Arbeitszeittabllen als Zeiterfassungsmethode nicht aktiviert ist, können nur Admins und Manager zukünftige Einträge erstellen, sofern sie die Berechtigung zur Bearbeitung der Anwesenheitsdetails von Mitarbeitern haben. Dies kann hier festgelegt werden.

REGELN

Schichtregeln konfigurieren

Maximale Stunden pro Tag

Lege die Anzahl der Stunden fest, die ein Mitarbeiter maximal pro Tag arbeiten darf, indem Du die Stunden und Minuten im HH:MM-Feld auf der rechten Seite eingibst. Vorläufig kannst Du das Kästchen aktivieren, um diese Regel in der Anwesenheit zu nutzen und dieses Verhalten für alle aktiven Mitarbeiter festzulegen. Wenn aktiviert, hast Du:

1. Die Option, einen Konflikt in der Zeiterfassung Übersicht anzuzeigen, wenn ein Mitarbeiter die maximale Arbeitszeit pro Tag überschreitet.

2. Die Möglichkeit, die gearbeiteten Stunden automatisch anzupassen, sodass sie mit dem erlaubten Limit übereinstimmen.

Eintrag nicht vollständig

Wenn sich Dein Mitarbeiter vergisst auszustempeln, kannst Du jetzt eine Arbeitsstundenanzahl definieren, nach der Mitarbeiter automatisch ausgecheckt werden. Setze dafür das Häkchen bei Regel verwenden und bei Mitarbeiter automatisch nach einer bestimmten Zeit ausschecken. Wenn du lieber nur einen Konflikt bei einem vergessenen Eintrag angezeigt bekommen willst, setze das Häkchen bei Zeige einen Konflikt. 

Automatisch erstellter Zeiteintrag 

Wenn Deine Mitarbeiter sich umziehen müssen, bevor sie mit der Arbeit beginnen können, kannst Du jetzt automatisch Umziehzeit zu ihren Zeiteinträgen hinzufügen. Automatisch erstellte Zeiteinträge ermöglichen es Dir, eine festgelegte Zeitspanne zur Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter hinzuzufügen.

Bevor Du das nutzen kannst, musst Du eine Kategorie wie zB. Umziehzeit erstellen. 

Gehe dazu zu Anwesenheit > Einstellungen > Kategorien > Kategorie hinzufügen.

Konflikt bei Überschneidung mit einer Abwesenheit

Wenn Du das Kontrollkästchen für diese Regel in der Zeiterfassung nutzen aktivierst, kannst Du entweder erlauben oder verhindern, dass Mitarbeiter eine Zeit erfassen, wenn sie für denselben Zeitraum einen Abwesenheitseintrag haben. 

• Wenn Du eine parallele Abwesenheits- und Zeiterfassungseintragung oder sich überschneidende geteilte Einträge verhinderst, können Mitarbeitende nicht einchecken.
• Wenn Du sich überschneidende Zeiteinträge erlaubst, wird dennoch ein Konflikt angezeigt

Konflikt bei Überschneidung mit einem Feiertag

Wenn Du das Kontrollkästchen für diese Regel in der Zeiterfassung nutzen aktivierst, kannst Du entweder erlauben oder verhindern, dass Mitarbeiter eine Zeit an einem arbeitsfreien Feiertag erfasst.

• Wenn Du eine parallele Abwesenheits- und Zeiterfassungseintragung oder sich überschneidende geteilte Einträge verhinderst, können Mitarbeitende nicht einchecken.
• Wenn Du sich überschneidende Zeiteinträge erlaubst, wird dennoch ein Konflikt angezeigt

Ruhe-Regeln

Minimale tägliche Ruhezeit 

• Lege die erforderliche Pausenzeit für eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden fest.
• Setze zuerst die Arbeitsstunden im Format HH:MM.
• Lege anschließend die Pausendauer für die definierte Anzahl von Arbeitsstunden im Format HH:MM fest.

Zum Beispiel: In Deutschland erfordert eine Arbeitsdauer von 06h 01m eine Pausenzeit von 00h 30m.

Um mehr über die Optionen der Ruhezeit-Regeln zu erfahren, sieh Dir diesen Artikel an.

Wenn Du automatisierte Pausenabzüge nutzen möchtest, gehe hier entlang.

Pause zwischen zwei Schichten

Wenn Du den Schichtplan verwendest, gibst Du hier die minimale Ruhezeit ein, die ein Mitarbeiter zwischen zwei aufeinanderfolgenden Schichten haben muss. Je nach Land gibt es dafür unterschiedliche gesetzliche Standards. Wenn der Schichtplaner versucht eine weitere Schicht für einen Mitarbeiter zu planen, die die minimale Ruhezeit zwischen zwei Schichten unterschreitet, kann er diese Schicht nicht veröffentlichen und erhält eine Fehlermeldung.