Pour les DSP: Modifiez les politiques de présence

Modifié le Jeu, 3 Juill. à 11:09 H

Note qu’à partir de juin 2025, les administrateurs sont également assignés à une politique de présence. Les règles définies s’appliquent aux administrateurs comme aux employés. Cela garantit une cohérence entre tous les comptes et réduit les confusions. Les administrateurs peuvent toujours passer outre les règles, avec des messages clairs affichés dans l’application.

Découvre quels réglages tu peux configurer pour chacune de tes règles de présence.

Va à Présence > Politiques > Règles
Sélectionne une règle existante
Clique sur le menu à trois points tout au bout de la ligne des règles
Sélectionne 2 Éditer les réglages de la règle

Pour  3   gérer les employés d'une règle, consulte cet article.

Dans les réglages de la règle, tu trouveras les réglages généraux ainsi que les règles. Passons-les ensemble pas à pas :

Réglages généraux des règles

Détails de la règle : entre le nom de la règle et une description supplémentaire. Dans notre exemple, nous considérons la règle standard.

Méthodes de suivi du temps

Tu peux activer une ou plusieurs cases pour utiliser les méthodes de capture du temps respectives. Découvre plus sur chaque méthode dans le tableau ci-dessous :

Note que l'activation de l'horloge-poinçonneuse et du Kiosk-PIN/QR-Code n'est pas recommandée car le Kiosk-QR ou Kiosk-QR remplace automatiquement la méthode de connexion par l'horloge-poinçonneuse.

Suivi de localisation

Si tes employés utilisent leur smartphone et la horloge-poinçonneuse (Capture du temps en un clic) ou feuilles de temps comme méthode de capture du temps, tu peux activer le suivi de localisation. Avec le suivi de localisation activé, tu peux vérifier si la connexion de tes employés s'est faite dans un rayon défini.

Note : le suivi de localisation ne fonctionne que si l'employé a activé le service de localisation GPS sur son smartphone.

Permissions

Autoriser les entrées futures : lorsqu'activé, les employés avec la méthode de gestion du temps et les managers peuvent modifier et créer des entrées futures. Active la case à droite pour le permettre.

Note : Si la gestion avec tableaux de temps comme méthode de capture du temps n'est pas activée, seuls les admins et managers peuvent créer des entrées futures, à condition qu'ils aient la permission de modifier les détails de présence des employés. Cela peut être réglé ici.

RÈGLES

Règles des quarts

Heures maximales par jour

Définis le nombre d'heures qu'un employé peut travailler au maximum par jour en entrant les heures et minutes dans le champ HH:MM à droite. Dans un premier temps, tu peux activer la case pour utiliser cette règle dans la présence et définir ce comportement pour tous les employés actifs. Lorsqu'activé, tu auras :

L'option d'afficher un conflit dans le tableau des temps de présence si un employé dépasse le temps de travail maximal par jour.

2. La possibilité d'ajuster automatiquement les heures travaillées pour correspondre à la limite autorisée.

Entrée non complétée un jour de travail

Si un collaborateur oublie de pointer sa sortie, vous pouvez désormais définir un nombre fixe d’heures de travail après lequel il sera automatiquement pointé en sortie.
Pour cela, cochez Appliquer la règle et Pointer automatiquement le collaborateur en sortie après un certain délai.

Si vous préférez simplement être informé d’une saisie incomplète, cochez Afficher un conflit à la place.

Créer automatiquement une entrée de temps

Lorsque vos collaborateurs doivent se changer avant de commencer leur travail, vous pouvez désormais ajouter automatiquement ce temps de préparation à leur saisie de temps.
Les pointages créés automatiquement permettent d’ajouter une durée définie à l’entrée de temps de travail de vos collaborateurs.

Avant cela, vous devez créer la catégorie Temps de changement.

Rendez-vous dans Pointage > Paramètres > Catégories > Ajouter une catégorie.

Chevauchement avec congé

Si tu actives la case pour utiliser cette règle dans la capture du temps, tu peux soit autoriser soit empêcher les employés de créer une entrée de capture du temps s'ils ont une entrée d'absence pour la même période.

Si tu empêches des entrées parallèles d'absence et de capture du temps ou des entrées partagées superposées, les employés ne pourront pas s'enregistrer.
Si tu permets des entrées de temps superposées, un conflit apparaîtra quand même.

Chevauchement avec un jour férié

Lorsque vous cochez la case pour activer cette règle dans le module Pointage, vous pouvez choisir soit d’autoriser, soit d’empêcher les collaborateurs de créer une saisie de temps de travail lorsqu’ils ont une absence qui chevauche le même créneau horaire.

Si vous choisissez d’empêcher les saisies de temps parallèles à une absence (y compris les pointages fractionnés qui se chevauchent), les collaborateurs ne pourront pas pointer.
Si vous choisissez d’autoriser les saisies qui se chevauchent, un conflit sera tout de même signalé.

RÈGLES

Règles des repos

Repos quotidienne minimum

Définis le temps de pause obligatoire pour un certain nombre d'heures de travail.
Définis d'abord les heures de travail au format HH:MM.
Ensuite, définis la durée de la pause pour le nombre d'heures de travail défini au format HH:MM.

Par exemple : En Allemagne, une durée de travail de 06h 01m nécessite une pause de 00h 30m.

Pour en savoir plus sur les options de règles de repos, consulte cet article.

Si tu souhaites utiliser des déductions de pause automatisées, va ici.

Pause entre deux shifts

Si vous utilisez le planificateur de shifts, vous définissez ici la durée minimale de repos qu’un collaborateur doit avoir entre deux shifts consécutifs.
Selon les pays, des normes légales différentes peuvent s’appliquer.
Si le planificateur essaie d’ajouter un shift pour un collaborateur en ne respectant pas ce temps de repos minimal, il ne pourra pas publier le shift et recevra un message d’erreur.