Bearbeite Anwesenheitsrichtlinien

Beachte, dass für einige spezifische Unternehmen bestimmte Einstellungen wie Schicht- oder Pausenregeln voreingestellt sind, also ein- oder ausgeschaltet sein können, und Du als Admin die jeweilige Einstellung nicht ändern kannst.

Erfahre, welche Einstellungen Du für jede Deiner Anwesenheitsrichtlinien konfigurieren kannst.

• Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien 
• Wähle eine bestehende Richtlinie aus
• Klicke auf das Drei-Punkte-Menü ganz am Ende der Richtlinienzeile
• Wähle  2  Richtlinieneinstellungen bearbeiten

Um  3   die Mitarbeiter einer Richtlinie zu verwalten, lies diesen Artikel.  

Innerhalb der Richtlinieneinstellungen findest Du die allgemeinen Richtlinieneinstellungen sowie die Regeln. Wir gehen sie gemeinsam Schritt für Schritt durch:

Allgemeine Richtlinieneinstellungen

Richtliniendetails: Gib den Namen der Richtlinie und eine zusätzliche Beschreibung ein. In unserem Beispiel betrachten wir die Standardrichtlinie.

Zeiterfassung Methoden

Du kannst einzelne oder mehrere Kästchen aktivieren, um die jeweiligen Zeiterfassungsmethoden zu nutzen. Erfahre mehr über jede Methode in der untenstehenden Tabelle:

Beachte, dass die Aktivierung von Stempeluhr und Kiosk-PIN/QR-Code nicht empfohlen wird, da der Kiosk-QR oder Kiosk-QR automatisch die Stempeluhr-Anmeldemethode ersetzt.

Geolocation Standortverfolgung

Wenn Deine Mitarbeiter ihr Smartphone nutzen und die Stempeluhr (One-Click-Zeiterfassung) oder Arbeitszeittabellen als Zeiterfassungsmethode verwenden, kannst Du die Standortverfolgung aktivieren. Mit aktivierter Standortverfolgung kannst Du überprüfen, ob die Anmeldung Deiner Mitarbeiter innerhalb eines definierten Radius erfolgt ist.

Hinweis: Die Standortverfolgung funktioniert nur, wenn der Mitarbeiter den GPS-Standortdienst auf seinem Smartphone aktiviert.

Berechtigungen

Einträge in der Zukunft erlauben: Wenn ausgewählt, können Mitarbeiter mit der Zeiterfassungsmanagement-Methode und Manager zukünftige Einträge bearbeiten und erstellen. Aktiviere das Kästchen auf der rechten Seite, um es zu ermöglichen.

Hinweis: Wenn die Verwaltung mit Arbeitszeittabllen als Zeiterfassungsmethode nicht aktiviert ist, können nur Admins und Manager zukünftige Einträge erstellen, sofern sie die Berechtigung zur Bearbeitung der Anwesenheitsdetails von Mitarbeitern haben. Dies kann hier festgelegt werden.

Regeln für Richtlinieneinstellungen

1. Schichtregeln

Hier kannst Du Schichtregeln für die Zeiteinträge Deiner Mitarbeiter festlegen. Nur Admins können alle Regeln und Limits überschreiten. 

 1   Maximale Stunden pro Tag

Lege die Anzahl der Stunden fest, die ein Mitarbeiter maximal pro Tag arbeiten darf, indem Du die Stunden und Minuten im HH:MM-Feld auf der rechten Seite eingibst. Vorläufig kannst Du das Kästchen aktivieren, um diese Regel in der Anwesenheit zu nutzen und dieses Verhalten für alle aktiven Mitarbeiter festzulegen. Wenn aktiviert, hast Du:

1. Die Option, einen Konflikt im Anwesenheitszeitenblatt anzuzeigen, wenn ein Mitarbeiter die maximale Arbeitszeit pro Tag überschreitet.

2. Die Möglichkeit, die gearbeiteten Stunden automatisch anzupassen, sodass sie mit dem erlaubten Limit übereinstimmen.

 2  Limitierungen für das Einchecken

Hier kannst Du einschränken oder erlauben, dass Mitarbeiter vor Beginn ihrer geplanten Arbeitszeit einchecken.

Aktiviere das Kästchen Regel in der Anwesenheit nutzen, wenn Du diese Funktion aktivieren möchtest. Wenn aktiviert, kannst Du entscheiden, ob:

• Mitarbeiter blockiert werden, wenn sie vor ihrer geplanten Arbeitszeit einchecken. Sie erhalten eine Fehlermeldung.
• Mitarbeitern erlaubt wird, sich früher einzustempeln.

Für diese Einstellung gibt es zwei Szenarien, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:

Wenn Mitarbeiter innerhalb der erlaubten Zeitspanne einchecken	Wenn Mitarbeiter versuchen, früher einzuchecken

Hinweis: In der aktuellen Version ist die eingeschränkte Anmeldung nur für feste Arbeitszeiten anwendbar.

Arbeitszeit beginnt mit dem Zeitplan

• Aktiviere das Kontrollkästchen Arbeitszeit beginnt mit der Arbeitsplan-Startzeit, wenn Deine Mitarbeitenden vor ihrer geplanten Zeit einchecken können, aber die geplante Zeit als Check-in-Zeit genutzt wird. 
• Deine Mitarbeitenden werden nach Ablauf der Kulanzzeit automatisch mit ihrer geplanten Zeit eingecheckt.
• Die Kulanzzeit bezieht sich auf die festgelegte Zeitspanne, in der Mitarbeitende vor ihrer geplanten Zeit einchecken können.

Mitarbeiteransicht

 3  Konflikt bei Überschneidung mit einer Abwesenheit

Wenn Du das Kontrollkästchen für diese Regel in der Zeiterfassung nutzen aktivierst, kannst Du entweder erlauben oder verhindern, dass Mitarbeitende eine Zeiterfassungseintragung erstellen, wenn sie für denselben Zeitraum eine Abwesenheitseintragung haben. 

• Wenn Du eine parallele Abwesenheits- und Zeiterfassungseintragung oder sich überschneidende geteilte Einträge verhinderst, können Mitarbeitende nicht einchecken.
• Wenn Du sich überschneidende Zeiteinträge erlaubst, wird dennoch ein Konflikt angezeigt. 

Um eine dieser Regeln in der Zeiterfassung zu verwenden, aktiviere die jeweiligen Kontrollkästchen.

Du kannst eine oder mehrere Regeln nutzen.

Wenn Konflikte ausgelöst werden, findest Du sie unter Anwesenheit > Meine Anwesenheit bei der entsprechenden Zeiteintragung als rot umrandetes Feld. Eine Erklärung dazu findest Du oben rechts unter Konflikte. Mehr über Konflikte in der Zeiterfassung erfährst Du in diesem Artikel.

2. Ruhe-Regeln

Mindesttägliche Pausenzeit

• Lege die erforderliche Pausenzeit für eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden fest.
• Setze zuerst die Arbeitsstunden im Format HH:MM.
• Lege anschließend die Pausendauer für die definierte Anzahl von Arbeitsstunden im Format HH:MM fest.

Zum Beispiel: In Deutschland erfordert eine Arbeitsdauer von 06h 01m eine Pausenzeit von 00h 30m.

Um mehr über die Optionen der Ruhezeit-Regeln zu erfahren, sieh Dir diesen Artikel an.

Wenn Du automatisierte Pausenabzüge nutzen möchtest, gehe hier entlang.