Bewerk aanwezigheidsbeleid

Let erop dat voor sommige specifieke bedrijven bepaalde instellingen zoals ploeg- of pauzeregels vooraf zijn ingesteld, en dat je als beheerder de betreffende instelling niet kunt wijzigen.

INHOUDSOPGAVE

• Algemene beleidsinstellingen
• Tijdregistratiemethoden
• Geolocatie tracering
• Rechten
• Regels voor beleidsinstellingen 
  • 1. Dienstregels
  • 2. Rustregels

Ontdek welke instellingen je kunt configureren voor elk van je aanwezigheidsbeleid.

• Ga naar Aanwezigheid > Instellingen > Beleid 
• Kies een bestaand beleid uit
• Klik op het driepuntsmenu helemaal aan het einde van de beleidsregel
• Kies  2  Beleidinstellingen bewerken

Om  3   de medewerkers van een beleid te beheren, lees dit artikel.  

Binnen de beleidinstellingen vind je de algemene beleidsinstellingen en de regels. We nemen ze samen stap voor stap door:

Algemene beleidsinstellingen

Beleidsdetails: Voer de naam van het beleid en een extra beschrijving in. In ons voorbeeld bekijken we het standaardbeleid.

Tijdregistratiemethoden

Je kunt een of meerdere vakjes aanvinken om de betreffende tijdregistratiemethoden te gebruiken. Kom meer te weten over elke methode in de onderstaande tabel:

Let op dat het activeren van het in- en uitklokken en Kiosk-PIN/QR-code niet wordt aanbevolen, omdat de Kiosk-QR of Kiosk-QR automatisch de in- en uitklokmethode vervangt.

Geolocatie tracering

Als je werknemers hun smartphone gebruiken en de in- en uitklok (Één-Klik-Tijdregistratie) of werktabellen als tijdregistratiemethode gebruiken, kun je de locatievolging activeren. Met ingeschakelde tracering kun je controleren of de aanmelding van je medewerkers binnen een gedefinieerde straal heeft plaatsgevonden.

Let op: De tracering werkt alleen als de medewerker de GPS-locatiedienst op zijn smartphone heeft ingeschakeld.

Rechten

Toestaan van toekomstige invoeringen: Als geselecteerd, kunnen medewerkers met de tijdmanagementmethode en managers toekomstige invoeringen bewerken en aanmaken. Vink het vakje aan de rechterkant aan om het mogelijk te maken.

Let op: Als het beheer met werktabellen als tijdregistratiemethode niet is geactiveerd, kunnen alleen beheerders en managers toekomstige invoeringen maken, mits ze de rechten hebben om de aanwezigheidsdetails van medewerkers te bewerken. Dit kan hier worden ingesteld.

Regels voor beleidsinstellingen 

1. Dienstregels

Hier kun je ploegregels voor de tijdinvoeringen van je medewerkers instellen. Alleen beheerders kunnen alle regels en limieten overschrijven. 

 1   Maximale uren per dag

Stel het aantal uren in dat een medewerker maximaal per dag mag werken door de uren en minuten in het HH:MM-veld aan de rechterkant in te voeren. Voorlopig kun je het vakje aanvinken om deze regel in aanwezigheid te gebruiken en dit gedrag voor alle actieve medewerkers in te stellen. Wanneer geactiveerd, heb je:

1. De optie om een conflict in het aanwezigheidsblad weer te geven wanneer een medewerker de maximale werktijd per dag overschrijdt.

2. De mogelijkheid om de gewerkte uren automatisch aan te passen zodat ze overeenkomen met de toegestane limiet.

 2  Beperkingen voor inchecken

Hier kun je beperken of toestaan dat medewerkers vóór het begin van hun geplande werktijd inchecken.

Vink het vakje Regel in aanwezigheid gebruiken aan als je deze functie wilt inschakelen. Wanneer geactiveerd, kun je beslissen of:

• Medewerkers geblokkeerd worden als ze vóór hun geplande werktijd inchecken. Ze krijgen een foutmelding.
• Medewerkers toegestaan is om eerder in te stempelen.

Er zijn twee scenario’s voor deze instelling, zoals weergegeven in de volgende tabel:

Wanneer medewerkers binnen de toegestane tijdspanne inchecken	Wanneer medewerkers proberen, vroeger in te checken

Let op: In de huidige versie is de beperkte aanmelding alleen van toepassing op vaste werktijden.

Werktijd begint met het schema

• Vink het selectievakje Werktijd begint met de werkplan-starttijd, als je medewerkers voor hun geplande tijd kunnen inchecken, maar de geplande tijd als inchecktijd wordt gebruikt. 
• Je medewerkers worden automatisch ingecheckt met hun geplande tijd na het verstrijken van de tolerantieperiode.
• De tolerantieperiode verwijst naar de vastgestelde tijdsduur waarin medewerkers voor hun geplande tijd kunnen inchecken.

Medewerkersweergave

 3  Conflict bij overlap met een afwezigheid

Als je het selectievakje voor deze regel in tijdregistratie gebruiken aanvinkt, kun je ofwel toestaan of voorkomen dat medewerkers een tijdregistratie-invoer maken als ze voor dezelfde periode een afwezigheidsinvoer hebben. 

• Als je parallelle afwezigheids- en tijdregistratie-invoer of overlappende gedeelde invoer voorkomt, kunnen medewerkers niet inchecken.
• Als je overlappende tijdinvoeren toestaat, wordt er nog steeds een conflict weergegeven. 

Om een van deze regels in de tijdregistratie te gebruiken, vink je de respectievelijke selectievakjes aan.

Je kunt één of meerdere regels gebruiken.

Als conflicten worden geactiveerd, vind je ze onder Aanwezigheid > Mijn aanwezigheid bij de betreffende tijdinvoer als rood gemarkeerd veld. Een verklaring daarvoor vind je rechtsboven onder Conflicten. Meer over conflicten in tijdregistratie vind je in dit artikel.

2. Rustregels

Minimale dagelijkse pauzetijd

• Stel de vereiste pauzetijd in voor een bepaald aantal werkuren.
• Stel eerst de werkuren in het HH:MM-formaat in.
• Stel vervolgens de pauzeduur voor het gedefinieerde aantal werkuren in het HH:MM-formaat in.

Bijvoorbeeld: In Duitsland vereist een werktijd van 06u 01m een pauzetijd van 00u 30m.

Om meer te weten te komen over de opties voor rustregels, bekijk dit artikel.

Als je geautomatiseerde pauzeaftrekken wilt gebruiken, ga dan hierheen.