Modifie les règles de présence

Note que, pour certaines entreprises spécifiques, certains réglages comme les règles de pause ou de shift peuvent être prédéfinis, activés ou désactivés, et tu ne pourras pas modifier ces réglages en tant qu'admin.

TABLA DES MATIÈRES

• Réglages généraux des règles
• Méthodes de capture du temps
• Suivi de localisation par géolocalisation
• Permissions
• Règles pour les paramètres des politiques 
  • 1. Règles des shifts
  • 2. Règles de repos

Découvre quels réglages tu peux configurer pour chacune de tes règles de présence.

• Va à Présence > Réglages > Règles 
• Sélectionne une règle existante
• Clique sur le menu à trois points tout au bout de la ligne des règles
• Sélectionne  2  Éditer les réglages de la règle

Pour  3   gérer les employés d'une règle, consulte cet article.  

Dans les réglages de la règle, tu trouveras les réglages généraux ainsi que les règles. Passons-les ensemble pas à pas :

Réglages généraux des règles

Détails de la règle : entre le nom de la règle et une description supplémentaire. Dans notre exemple, nous considérons la règle standard.

Méthodes de capture du temps

Tu peux activer une ou plusieurs cases pour utiliser les méthodes de capture du temps respectives. Découvre plus sur chaque méthode dans le tableau ci-dessous :

Note que l'activation de l'horloge-poinçonneuse et du Kiosk-PIN/QR-Code n'est pas recommandée car le Kiosk-QR ou Kiosk-QR remplace automatiquement la méthode de connexion par l'horloge-poinçonneuse.

Suivi de localisation par géolocalisation

Si tes employés utilisent leur smartphone et la horloge-poinçonneuse (Capture du temps en un clic) ou feuilles de temps comme méthode de capture du temps, tu peux activer le suivi de localisation. Avec le suivi de localisation activé, tu peux vérifier si la connexion de tes employés s'est faite dans un rayon défini.

Note : le suivi de localisation ne fonctionne que si l'employé a activé le service de localisation GPS sur son smartphone.

Permissions

Autoriser les entrées futures : lorsqu'activé, les employés avec la méthode de gestion du temps et les managers peuvent modifier et créer des entrées futures. Active la case à droite pour le permettre.

Note : Si la gestion avec tableaux de temps comme méthode de capture du temps n'est pas activée, seuls les admins et managers peuvent créer des entrées futures, à condition qu'ils aient la permission de modifier les détails de présence des employés. Cela peut être réglé ici.

Règles pour les paramètres des politiques 

1. Règles des shifts

Ici, tu peux définir des règles de shift pour les entrées de temps de tes employés. Seuls les admins peuvent surpasser toutes les règles et limites. 

 1   Heures maximales par jour

Définis le nombre d'heures qu'un employé peut travailler au maximum par jour en entrant les heures et minutes dans le champ HH:MM à droite. Dans un premier temps, tu peux activer la case pour utiliser cette règle dans la présence et définir ce comportement pour tous les employés actifs. Lorsqu'activé, tu auras :

1. L'option d'afficher un conflit dans le tableau des temps de présence si un employé dépasse le temps de travail maximal par jour.

2. La possibilité d'ajuster automatiquement les heures travaillées pour correspondre à la limite autorisée.

 2  Limitations pour l'enregistrement

Ici, tu peux restreindre ou autoriser que les employés s'enregistrent avant le début de leur temps de travail prévu.

Active la case Utiliser la règle dans la présence si tu souhaites activer cette fonction. Lorsqu'activé, tu peux décider si :

• Les employés sont bloqués s'ils s'enregistrent avant leur temps de travail prévu. Ils recevront un message d'erreur.
• Les employés peuvent s'enregistrer plus tôt.

Pour ce réglage, il y a deux scénarios, comme montré dans le tableau suivant :

Si les employés s'enregistrent dans la période autorisée	Si les employés essaient de s'enregistrer plus tôt

Note : Dans la version actuelle, l'enregistrement restreint n'est applicable que pour des horaires fixes.

Le travail commence avec le plan horaire

• Active la case Le travail commence à l'heure de départ planifiée, si tes employés peuvent s'enregistrer avant leur temps prévu mais le temps prévu est utilisé pour l'enregistrement. 
• Tes employés seront automatiquement enregistrés avec leur temps planifié après l'expiration du délai de grâce.
• Le délai de grâce se réfère à la période prédéfinie durant laquelle les employés peuvent s'enregistrer avant leur temps prévu.

Vue employé

 3  Conflit avec une absence

Si tu actives la case pour utiliser cette règle dans la capture du temps, tu peux soit autoriser soit empêcher les employés de créer une entrée de capture du temps s'ils ont une entrée d'absence pour la même période. 

• Si tu empêches des entrées parallèles d'absence et de capture du temps ou des entrées partagées superposées, les employés ne pourront pas s'enregistrer.
• Si tu permets des entrées de temps superposées, un conflit apparaîtra quand même. 

Pour utiliser l'une de ces règles dans la capture du temps, active les cases correspondantes.

Tu peux utiliser une ou plusieurs règles.

Si des conflits se déclenchent, tu les trouveras sous Présence > Ma présence à l'entrée de temps correspondante comme une case bordée de rouge. Une explication se trouve en haut à droite sous Conflits. Découvre plus sur les conflits dans la capture du temps dans cet article.

2. Règles de repos

Pause minimale quotidienne

• Définis le temps de pause obligatoire pour un certain nombre d'heures de travail.
• Définis d'abord les heures de travail au format HH:MM.
• Ensuite, définis la durée de la pause pour le nombre d'heures de travail défini au format HH:MM.

Par exemple : En Allemagne, une durée de travail de 06h 01m nécessite une pause de 00h 30m.

Pour en savoir plus sur les options de règles de repos, consulte cet article.

Si tu souhaites utiliser des déductions de pause automatisées, va ici.