Noch nie war es so einfach, Schichten zu planen! Mit Schichtplanung kannst du deinen Mitarbeitern Schichten entsprechend ihrer Verfügbarkeit zuweisen. Das spart Zeit bei der Erstellung von Plänen und hilft dir, einen besseren Überblick über die Schichten deiner Mitarbeiter zu erhalten. 


INHALTSVERZEICHNIS



Eine neue Schicht hinzufügen 


Gehe zu Schichtplanung > Schichtpläne. Hier siehst du eine Übersicht über den Plan dieser Woche. Klicke auf (+) NEUE SCHICHT.



Nun kannst du die Details der Schicht festlegen, die du planst. Nur die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt werden, um die Schicht zu erstellen:


  • Als Erstes musst du entscheiden, wie oft diese Schicht in der Woche wiederholt wird. Wähle die Wochentage, an denen sich die Schicht wiederholen soll, falls vorhanden. Wenn keine Wiederholungstage ausgewählt werden, wird standardmäßig eine Ein-Tages-Schicht erstellt.


  • Als Nächstes entscheidest du dich für eine Startzeit, eine Endzeit und eine Pausendauer. Kenjo zeigt dir die Gesamtstundenzahl ohne die Pause an.


  • Als nächsten Schritt musst du den Standort der Schicht und gegebenenfalls einen Arbeitsbereich festlegen, z. B. ein bestimmtes Stockwerk oder einen Abschnitt usw.


  • Als Nächstes wählst du aus, welche Rolle in dieser Schicht arbeiten soll, z. B. ob es sich um eine Schicht für einen Manager, Servicepersonal, Küchenpersonal usw. handelt. Optional kannst du eine Markierung hinzufügen, z. B. wenn eine Sprache angegeben werden soll.


  • Anschließend kannst du der Schicht entweder einen Mitarbeiter zuweisen oder sie als offene Schicht belassen. Wenn du die Schicht offen lässt, bedeutet das, dass du noch nicht bereit bist, der Schicht einen Mitarbeiter zuzuweisen, oder dass bisher niemand die Schicht in Anspruch genommen hat.


Weitere Informationen über die Arten von Schichten, die du auf Kenjo erstellen kannst, findest du in diesem Artikel.


Wenn du diese Schicht einem Mitarbeiter zuweisen möchtest, spart Kenjo dir Zeit, indem es dir die Mitarbeiter anzeigt, die deinen Schichtanforderungen entsprechen. Auf der Grundlage der ausgewählten Wiederholungstage, der Rolle und des Standorts gibt dir das Schichtplanungstool "weiche" Empfehlungen, wer für die Schicht geeignet sein könnte. 

  • Klicke auf das Dropdown-Menü und sieh dir die Liste der Mitarbeiter an, die deinen Anforderungen für die Schicht entsprechen. Die entsprechenden Mitarbeiterinformationen werden mit hervorgehobenen Markierungen angezeigt
  • Andernfalls kannst du unter "Alle weiteren Mitarbeiter" immer noch einen Mitarbeiter auswählen, dessen Rolle ODER Standort teilweise oder gar nicht mit deinen Anforderungen übereinstimmt
  • Bewege den Mauszeiger über die einzelnen Zahlen, um die zusätzlichen Details zu diesem Mitarbeiter anzuzeigen (z. B. verschiedene zusätzliche Rollen und Standorte)


  • Im letzten Schritt hast du die Möglichkeit, der Schicht eine Notiz hinzuzufügen, falls es etwas gibt, das der zugewiesene Mitarbeiter während seiner Arbeit in dieser Schicht besonders wissen muss

  • Wenn du alle Informationen ausgefüllt hast, klicke auf "SPEICHERN".


  • Die Schicht wird in einem "unveröffentlichten Modus" gespeichert und die Schaltfläche "Veröffentlichen" wird aktiviert. Du kannst nun den Schichtplan veröffentlichen und deine Mitarbeiter darüber informieren, wenn du bereit bist.



Hinweis: Du kannst so viele Schichten hinzufügen, wie du möchtest. 



Eine Schicht direkt einem Mitarbeiter zuteilen


Alternativ kannst du auch Zeit sparen und einem Mitarbeiter direkt eine neue Schicht zuweisen. Klicke auf die Schaltfläche (+) neben dem Namen des Mitarbeiters am entsprechenden Wochentag.


Folge dann den gleichen Schritten wie oben beschrieben. 




Schichten bearbeiten oder löschen


Wenn du deine Schichten bearbeiten oder löschen möchtest, klicke einfach auf die Schichtkarte und klicke auf das Bleistift- bzw. Mülleimer-Symbol. 


  • Eine Schicht bearbeiten:


Du kannst nur einzelne Schichten bearbeiten und Änderungen an den Schichtdaten vornehmen. Derzeit haben wir keine Funktion zur Massenbearbeitung. 


  • Eine Schicht löschen:


Wenn du dich entscheidest, eine Schicht zu löschen, bedenke, dass du diese Informationen später nicht mehr wiederherstellen kannst.



Momentan können bereits veröffentlichte Schichten nicht gelöscht oder bearbeitet werden. 



Schichten von offener zu geplanter Schicht umwandeln (oder andersherum)


Offene Schichten können in geplante Schichten umgewandelt werden oder umgekehrt. Zur Erinnerung: Offene Schichten sind Schichten, die noch keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden. Geplante Schichten hingegen sind solche, bei denen der Schichtplaner weiß, wer arbeiten wird.


Um eine offene Schicht in eine geplante Schicht umzuwandeln,

  • Klicke einfach auf die Offene Schicht > Bearbeiten (Stiftsymbol)
  • Klicke im Feld Mitarbeiter auf das Dropdown-Menü
  • Alle Mitarbeiter, die der Rolle, dem Standort und der Zeit der offenen Schicht entsprechen, werden angezeigt
  • Wählen Sie den/die Mitarbeiter, der/die deinen Anforderungen am besten entspricht/entsprechen
  • Klicke auf SPEICHERN
  • Die neue Schicht erscheint nun in der entsprechenden Zeile dieses oder dieser Mitarbeiter.


Um eine geplante Schicht in eine offene Schicht umzuwandeln,

  • Klicke auf die geplante Schicht in der Zeile des Mitarbeiters, dem sie zugewiesen wurde
  • Klicke auf Bearbeiten (Stiftsymbol)
  • Klicke im Feld Mitarbeiter auf das Dropdown-Menü
  • Wähle "Offene Schicht (keine Mitarbeiter zugewiesen)"
  • Klicke auf SPEICHERN
  • Die neue Schicht wird nun in der Zeile OFFENE SCHICHTEN angezeigt.




Schichten veröffentlichen 


Bis zu diesem Zeitpunkt erscheinen die Karten deiner Schichten mit Streifen, was den "unveröffentlichten/Entwurfsmodus" symbolisiert. Offene Schichten werden immer in diesem Modus bleiben. Die einzigen Schichten, die derzeit veröffentlicht werden können, sind geplante Schichten. 


Nachdem du deine Schichten definiert und zugewiesen hast, klicke auf "VERÖFFENTLICHEN".


Es erscheint ein neues Fenster mit einer Zusammenfassung der geplanten Einsätze und den folgenden Informationen:


  • Für GEPLANTE SCHICHTEN
    • Anzahl der Schichten
    • Gesamtstunden (unabhängig von der Verteilung dieser Stunden)
    • Anzahl der Mitarbeiter
  • Benachrichtigungen: Schalte den Schalter aus, wenn du deine Mitarbeiter nicht über Push-Benachrichtigungen direkt nach der Veröffentlichung deiner Schichten benachrichtigen möchtest. Wenn du die Option in grau siehst, bedeutet das, dass du diese Option über Schichtplan > Einstellungen aktivieren musst.



Wenn die Informationen korrekt sind, klicke ein weiteres Mal auf VERÖFFENTLICHEN. Jetzt erscheinen die Schichtkarten in einfarbigen Farben entsprechend der Farbe der Schichtrolle.


Hinweis:

  • Die Veröffentlichung von Schichten erfolgt wochenweise. Das heißt, wenn du auf VERÖFFENTLICHEN klickst, werden alle Schichten für diese Wochenauswahl für die Veröffentlichung berücksichtigt.
  • Zwei oder mehr Administratoren können gleichzeitig Schichten hinzufügen. Wenn jedoch einer auf VERÖFFENTLICHEN klickt, werden alle dort vorhandenen Informationen veröffentlicht, unabhängig davon, wer die Schichten hinzugefügt hat. Wir empfehlen dir, dich eng mit deinen Kollegen abzustimmen, falls es mehrere Schichtplaner gibt, die Schichten für verschiedene Mitarbeitergruppen oder Arbeitsgruppen verwalten.


Wenn du eine neue Schicht hinzufügen möchtest, nachdem du deinen Schichtplan veröffentlicht hast, kannst du das immer noch tun. Du siehst den Unterschied zwischen den neuen unveröffentlichten/Entwurfsschichten und den alten veröffentlichten Schichten anhand der Streifen.