Non è mai stato così facile pianificare i turni! Con la programmazione dei turni, puoi assegnare turni ai tuoi dipendenti in base alla loro disponibilità. Questo risparmia tempo nella creazione dei piani e ti aiuta ad avere una migliore panoramica dei turni dei tuoi dipendenti. 

INDICE

• Aggiungere un nuovo turno 
• Assegnare un turno direttamente a un dipendente
• Modificare, riassegnare o eliminare i turni
• Convertire i turni da aperti a programmati (o viceversa)
• Pubblicare i turni 

Aggiungere un nuovo turno 

Vai a Programmazione Turni > Piani Turni. Qui vedrai una panoramica del piano di questa settimana. Clicca su (+) NUOVO TURNO.

Ora puoi definire i dettagli del turno che stai programmando. Solo i campi contrassegnati con un asterisco (*) devono essere compilati per creare il turno:

• Per prima cosa devi decidere quante volte questo turno si ripete nella settimana. Seleziona i giorni della settimana in cui il turno dovrebbe ripetersi, se applicabile. Se non vengono selezionati giorni di ripetizione, verrà creato un turno di un giorno per impostazione predefinita.

• Successivamente, decidi un orario d'inizio, un orario di fine e una durata della pausa. Kenjo ti mostra il numero totale di ore senza la pausa.
  

• Nel passo successivo, devi definire la posizione del turno e, se del caso, un area di lavoro, ad esempio. un piano specifico o una sezione ecc.
  

• Successivamente, scegli quale ruolo dovrebbe lavorare in questo turno, ad esempio. se è un turno per un manager, personale di servizio, personale di cucina ecc. Opzionalmente, puoi aggiungere un tag, ad esempio. se deve essere specificata una lingua.
  

• Successivamente, puoi assegnare il turno a un dipendente oppure lasciarlo come turno aperto. Se lasci il turno aperto, significa che non sei ancora pronto a assegnare un dipendente al turno oppure che nessuno ha ancora accettato il turno.
  

Ulteriori informazioni sui tipi di turni che puoi creare su Kenjo sono disponibili in questo articolo.

Se desideri assegnare questo turno a un dipendente, Kenjo ti fa risparmiare tempo mostrando i dipendenti che soddisfano i tuoi requisiti di turno. Basato sui giorni di ripetizione selezionati, il ruolo e la localizzazione, lo strumento di programmazione dei turni fornisce "suggerimenti soft" su chi potrebbe essere idoneo per il turno. 

• Clicca sul menu a discesa e guarda l'elenco dei dipendenti che soddisfano i tuoi requisiti per il turno. Le informazioni corrispondenti sui dipendenti verranno visualizzate con tag evidenziati
  
• In alternativa, puoi sempre selezionare un dipendente sotto "Altri dipendenti" la cui funzione O localizzazione solo parzialmente o non corrisponde affatto alle tue esigenze
• Passa il mouse su ciascun numero per vedere i dettagli aggiuntivi su quel dipendente (es. ruoli e localizzazioni aggiuntivi vari)

• Nell'ultimo passaggio, hai la possibilità di aggiungere una nota al turno, se c'è qualcosa che il dipendente assegnato deve assolutamente sapere durante il suo turno
  
  
• Quando hai riempito tutte le informazioni, clicca su "SALVA".

• Il turno sarà memorizzato in modalità "non pubblicata" e il pulsante "Pubblica"  sarà attivato. Ora puoi pubblicare il piano turni e informare i tuoi dipendenti quando sei pronto.
  

Nota: Puoi aggiungere tanti turni quanto desideri. 

Assegnare un turno direttamente a un dipendente

In alternativa, puoi anche risparmiare tempo assegnando direttamente un turno nuovo a un dipendente. Clicca sul pulsante (+) accanto al nome del dipendente nel giorno della settimana corrispondente.

Poi segui gli stessi passaggi descritti sopra. 

Modificare, riassegnare o eliminare i turni

Se desideri modificare o eliminare i tuoi turni, basta cliccare sulla scheda del turno e cliccare sull'icona della matita o del cestino. 

• Modificare un turno:

Puoi modificare solo singoli turni e apportare modifiche ai dati dei turni. Attualmente non abbiamo una funzione di modifica di massa. 

• Riassegnare un turno:

Quando modifichi un turno, puoi riassegnarlo a un altro dipendente. Basta cliccare di nuovo su Dipendente e selezionare un altro dipendente.

• Eliminare un turno:
  

Se decidi di eliminare un turno, tieni presente che non potrai recuperare queste informazioni in seguito.

Nota: Puoi modificare, riassegnare ed eliminare sia i turni pubblicati che quelli non pubblicati. Se il turno è già stato pubblicato, i tuoi dipendenti verranno immediatamente informati delle modifiche.

Convertire i turni da aperti a programmati (o viceversa)

I turni aperti possono essere convertiti in turni programmati o viceversa. Per ricordare: i turni aperti sono turni che non sono ancora stati assegnati a un dipendente. I turni programmati, invece, sono quelli in cui il pianificatore del turno sa chi lavorerà.

Per convertire un turno aperto in un turno programmato,

• Clicca semplicemente su Turno Aperto > Modifica (Icona Matita)
• Clicca sul menu a discesa nel campo Dipendente
• Tutti i dipendenti che corrispondono a ruolo, localizzazione e orario del turno aperto saranno visualizzati
• Seleziona il/i dipendente/i che meglio corrisponde/ono alle tue esigenze
• Clicca su SALVA
• Il nuovo turno apparirà ora sulla linea corrispondente di questo o questi dipendenti.

Per convertire un turno programmato in un turno aperto,

• Clicca sul turno programmato nella riga del dipendente a cui è assegnato
• Clicca su Modifica (Icona Matita)
• Clicca sul menu a discesa nel campo Dipendente
• Seleziona "Turno Aperto (nessun dipendente assegnato)"
• Clicca su SALVA
• Il nuovo turno sarà ora visualizzato nella riga TURNI APERTI.

Pubblicare i turni 

Fino a questo momento, le schede dei tuoi turni appariranno con strisce, simbolizzando la modalità "non pubblicata/bozza". I turni aperti rimarranno sempre in questa modalità.

Dopo aver definito e assegnato i tuoi turni, clicca su "PUBBLICA".

Apparirà una nuova finestra con un riassunto delle assegnazioni pianificate e le seguenti informazioni:

• Per TURNI PROGRAMMATI
  
  • Numero di turni
  • Ore totali (indipendentemente dalla distribuzione di queste ore)
  • Numero di dipendenti

• Notifiche: Disattiva l'interruttore se non desideri notificare i tuoi dipendenti con notifiche push subito dopo aver pubblicato i tuoi turni. Se vedi l'opzione in grigio, significa che devi attivare questa opzione in Turno > Impostazioni.
  

Se le informazioni sono corrette, clicca un'altra volta su PUBBLICA. Ora le schede dei turni appariranno in colori solidi corrispondenti al colore del ruolo del turno.

Nota:

• La pubblicazione dei turni avviene settimanalmente. Ciò significa che quando clicchi su PUBBLICA, tutti i turni per questa selezione settimanale verranno presi in considerazione per la pubblicazione.
• Due o più amministratori possono aggiungere turni contemporaneamente. Tuttavia, se uno clicca su PUBBLICA, tutte le informazioni presenti verranno pubblicate, indipendentemente da chi ha aggiunto i turni. Ti consigliamo di coordinarti strettamente con i tuoi colleghi, se ci sono più pianificatori che gestiscono turni per diversi gruppi di dipendenti o gruppi di lavoro.

Se desideri aggiungere un nuovo turno dopo aver pubblicato il tuo piano turni, puoi comunque farlo. Puoi vedere la differenza tra i nuovi turni non pubblicati/bozza e i vecchi turni pubblicati attraverso le strisce.