¡Planificar turnos nunca ha sido tan fácil! Con el Cuadrante de turnos, puedes asignar turnos a tus empleados de acuerdo con su disponibilidad. Esto permite que ahorres tiempo y obtengas una visión general de la planificación de los turnos. En este artículo aprenderás cómo planificar turnos usando la función Cuadrante de turnos.

Tabla de contenidos

• Agregar un nuevo turno
• Asignar turnos directamente a un empleado
• Editar o eliminar turnos
• Convertir turnos de abiertos a turnos programados (o viceversa)
• Publicar turnos

Agrega un nuevo turno

Primero, ve a Cuadrante de turnos. Aquí verás un resumen del plan de esta semana. Haz clic en (+) AÑADIR TURNO.

Ahora, puedes decidir los detalles del turno que estás planeando. Solo aquellos campos con asterisco (*) son obligatorios para crear el turno:

• En primer lugar, decide con qué frecuencia se repite este turno en la semana. Elige los días de la semana, si los hay, en los que deseas que se repita el turno. Si no se seleccionan días repetidos, se crea un turno de un solo día de forma predeterminada.

• A continuación, decide una hora de inicio, una hora de fin y una duración de descanso. Kenjo te mostrará el total de horas, excluyendo el descanso.

• Como siguiente paso, decide la ubicación del turno y, opcionalmente, un área de trabajo, por ejemplo, un piso o sección específica, etc.

• A continuación, selecciona qué función debería tener el empleado que trabaje en este turno, por ejemplo, si es un turno para un gerente, personal de servicio, personal de cocina, etc. Opcionalmente, puedes agregar una etiqueta, por ejemplo, si es necesario especificar un idioma.

• Después de eso, puedes asignar un empleado al turno o dejarlo como un turno abierto.

Para obtener más información sobre los tipos de turnos que puede crear en Kenjo, consulta este artículo.

Si deseas asignar este turno a un empleado, Kenjo te mostrará los empleados que coinciden con los requisitos del turno. En función de los días repetidos, la función y la ubicación seleccionados, la herramienta de planificación de turnos te brinda recomendaciones sobre quién podría ser el empleado adecuado para el turno.

• Haz clic en el menú desplegable y ve la lista de empleados que coinciden con los requisitos del turno. La información del empleado que coincide se muestra con etiquetas resaltadas
• Si deseas ver más opciones, en "Todos los demás",  puedes elegir un empleado con un rol O una ubicación que coincida parcialmente o no con los requisitos.
• Pasa el ratón sobre el número con el signo "+" para ver los detalles adicionales de ese empleado (como funciones y ubicaciones adicionales)
• En el paso final, tienes la opción de agregar una nota o comentario al turno, en caso de que haya algo que el empleado asignado deba saber mientras trabaja en este turno.
• Una vez que hayas terminado de completar toda la información, haz clic en "GUARDAR".
• El turno se guardará en el modo borrador y se activará el botón de publicar.

Nota: Puedes agregar tantos turnos como necesites.

Asignar turnos directamente a un empleado

Alternativamente, puedes ahorrar tiempo y asignar directamente un nuevo turno a un empleado. Haz clic en el botón (+) junto al nombre del empleado en el día de la semana correspondiente.

Ahora, simplemente sigue los mismos pasos que se explicaron anteriormente.

Editar o eliminar turnos

Si necesitas editar o eliminar los turnos, simplemente haz clic en la tarjeta de turno > ícono de lápiz o papelera, respectivamente.

• Editar un turno:
  Solo podrás editar turnos individualmente y realizar cambios en los datos del turno. Actualmente, no tenemos una función de edición masiva.

• Reasignar un turno:

Al editar un turno, puedes reasignarlo a otro empleado. Simplemente, haz clic en "Empleado" nuevamente y elige un empleado diferente.

• Eliminar un turno:

Si decides eliminar un turno, ten en cuenta que no podrás recuperar esa información más adelante.

Nota: Puedes editar, reasignar y eliminar turnos publicados y no publicados. Si el turno ya se ha publicado, tus empleados serán notificados de inmediato sobre los cambios.

Convertir turnos de abiertos a turnos programados (o viceversa)

Los turnos abiertos se pueden convertir en turnos programados o viceversa. Como recordatorio, los turnos abiertos son aquellos que no han sido asignados a ningún empleado. Los turnos programados, por el contrario, son aquellos en los que el planificador de turnos sabe quién va a trabajar.

Para convertir un turno abierto en un turno programado,

• Simplemente, haz clic en Turno abierto > Editar (icono de lápiz)
• En el campo Empleado, haz clic en el menú desplegable
• Aparecerán todos los empleados que coincidan con la función, la ubicación y la hora del turno abierto
• Elige el(los) empleado(s) que mejor se adapte a las necesidades del turno
• Haz clic en GUARDAR
• El nuevo turno ahora aparecerá en la fila respectiva de ese o esos empleados.

Para convertir un turno programado en un turno abierto,

• Haz clic en el turno programado en la fila del empleado al que se le asignó
• Haz clic en Editar (icono de lápiz)
• En el campo Empleado, haz clic en el menú desplegable
• Elige la opción "Turno abierto (no asignado)"
• Haz clic en GUARDAR
• El nuevo turno ahora aparecerá en la fila TURNO ABIERTO

Publicar turnos

Hasta este momento, las tarjetas de tus turnos han aparecido con rayas, lo que simboliza el "modo borrador". Los turnos abiertos siempre permanecerán en este modo. 

Una vez que hayas terminado de definir y asignar sus turnos, haz clic en "PUBLICAR".

Aparecerá una nueva ventana mostrando el resumen de los turnos programados con la siguiente información:

• Para los turnos programados:
  • Número de turnos
  • Total de horas (sin importar la distribución de las mismas)
  • Número de empleados trabajando
• Notificaciones: Desactiva el interruptor si no quieres avisar a tus empleados a través de notificaciones justo después de publicar tus turnos. Si ves la opción en gris, significa que tienes que activar esta función en Cuadrante de turnos > Preferencias.

Si la información es correcta, haz clic en PUBLICAR una vez más. Ahora las tarjetas de turno aparecerán en colores sólidos según el color del rol de turno.

Nota: 

• La publicación de los turnos se realiza semanalmente (no diariamente). Esto significa que cuando haces clic en PUBLICAR, todos los turnos de esa semana serán publicados.

• Dos o más administradores pueden añadir turnos al mismo tiempo. Sin embargo, cuando uno haga clic en PUBLICAR, se publicará toda la información que exista en la semana, independientemente de quién haya añadido los turnos. En caso de que haya varios planificadores de turnos, recomendamos que se comuniquen constantemente para evitar errores de publicación,

Si deseas añadir un nuevo turno después de haber publicado el cuadrante de turnos, todavía puedes hacerlo. Verás la diferencia entre los nuevos turnos no publicados/borrador y los antiguos turnos publicados con base en las franjas:

• Modo borrador/sin publicar: con franjas
• Modo publicado: sin franjas