Il n’a jamais été aussi facile de planifier des horaires ! Avec la planification des horaires, tu peux attribuer des horaires à tes employés selon leur disponibilité. Cela te fait gagner du temps lors de la création des plans et t'aide à avoir une meilleure vue d'ensemble sur les horaires de tes employés. 

TABLE DES MATIÈRES

• Ajouter un nouvel horaire 
• Attribuer un horaire directement à un employé
• Modifier, réattribuer ou supprimer des horaires
• Convertir des horaires de ouverts à planifiés (ou vice versa)
• Publier des horaires 

Ajouter un nouvel horaire 

Va à Planification des horaires > Plannings. Ici, tu vois un aperçu du plan de cette semaine. Clique sur (+) NOUVEL HORAIRE.

Maintenant, tu peux définir les détails de l'horaire que tu planifies. Seuls les champs marqués d’un astérisque (*) doivent être remplis pour créer l'horaire :

• D'abord, tu dois décider de la fréquence de répétition de cet horaire dans la semaine. Sélectionne les jours de la semaine où l'horaire doit se répéter, le cas échéant. Si aucun jour de répétition n'est sélectionné, un horaire d’un jour sera créé par défaut.

• Ensuite, choisis une heure de début, une heure de fin et une durée de pause. Kenjo t'affiche le nombre total d'heures sans la pause.
  

• Ensuite, tu dois choisir le lieu de l'horaire et éventuellement un secteur, par ex. un étage spécifique ou une section, etc.
  

• Ensuite, choisis quelle rôle doit travailler dans cet horaire, par ex. s'il s'agit d'un horaire pour un manager, du personnel de service, du personnel de cuisine, etc. Optionnellement, tu peux ajouter une étiquette, par ex. si une langue doit être spécifiée.
  

• Ensuite, tu peux soit attribuer un employé à l'horaire, soit le laisser en tant que horaire ouvert. Si tu laisses l'horaire ouvert, cela signifie que tu n'es pas encore prêt à attribuer un employé ou que personne n'a encore pris l'horaire.
  

Tu peux trouver plus d'informations sur les types d'horaires que tu peux créer sur Kenjo dans cet article.

Si tu souhaites attribuer cet horaire à un employé, Kenjo te fait gagner du temps en te montrant les employés qui correspondent à tes exigences horaires. Sur la base des jours de répétition sélectionnés, du rôle et du lieu, l'outil de planification des horaires te propose des recommandations "souples" sur qui pourrait être approprié pour l'horaire. 

• Clique sur le menu déroulant et vois la liste des employés qui répondent à tes critères d'horaire. Les informations correspondantes des employés sont affichées avec des étiquettes surlignées
  
• Sinon, tu peux toujours choisir un employé sous "Tous les autres employés" dont le rôle OU le lieu correspond partiellement ou pas du tout à tes exigences
• Survole chaque chiffre avec ta souris pour voir les détails supplémentaires sur cet employé (par ex. différents rôles supplémentaires et lieux)

• Pour le dernier pas, tu as la possibilité d'ajouter une note à l'horaire s'il y a quelque chose que l'employé assigné doit particulièrement savoir pendant son travail dans cet horaire
  
  
• Quand tu as rempli toutes les informations, clique sur "ENREGISTRER".

• L'horaire est enregistré en mode "non publié" et le bouton "Publier" est activé. Maintenant, tu peux publier l'horaire et informer tes employés quand tu es prêt.
  

Remarque : Tu peux ajouter autant d'horaires que tu le souhaites. 

Attribuer un horaire directement à un employé

Alternativement, tu peux aussi gagner du temps en attribuant directement un nouvel horaire à un employé. Clique sur le bouton (+) à côté du nom de l'employé le jour de la semaine correspondant.

Suis ensuite les mêmes étapes que décrites ci-dessus. 

Modifier, réattribuer ou supprimer des horaires

Si tu souhaites modifier ou supprimer tes horaires, clique simplement sur la carte de l'horaire et clique sur le symbole du crayon ou de la poubelle. 

• Modifier un horaire :

Tu peux uniquement modifier un seul horaire et apporter des modifications aux données de l'horaire. Actuellement, nous n'avons pas de fonction de modification en masse. 

• Réattribuer un horaire :

Si tu modifies un horaire, tu peux le réassigner à un autre employé. Clique simplement à nouveau sur "Employé" et choisis un autre employé.

• Supprimer un horaire :
  

Si tu décides de supprimer un horaire, sache que tu ne pourras plus récupérer cette information plus tard.

Remarque : Tu peux modifier, réassigner et supprimer des horaires publiés et non publiés. Si l'horaire a déjà été publié, tes employés seront immédiatement informés des modifications.

Convertir des horaires de ouverts à planifiés (ou vice versa)

Les horaires ouverts peuvent être convertis en horaires planifiés ou inversement. Pour rappel : les horaires ouverts sont ceux qui n'ont pas encore été attribués à un employé. En revanche, les horaires planifiés sont ceux où le planificateur sait qui va travailler.

Pour convertir un horaire ouvert en horaire planifié,

• Clique simplement sur l' Horaire ouvert > Modifier (icône du crayon)
• Clique sur le menu déroulant Employé
• Tous les employés correspondant au rôle, au lieu et à l'heure de l'horaire ouvert seront affichés
• Choisis l'employé ou les employés qui répondent le mieux à tes critères
• Clique sur ENREGISTRER
• Le nouvel horaire apparaît maintenant dans la ligne correspondante de cet employé ou de ces employés.

Pour convertir un horaire planifié en horaire ouvert,

• Clique sur l'Horaire planifié dans la ligne de l'employé à qui il a été attribué
• Clique sur Modifier (icône du crayon)
• Clique sur le menu déroulant Employé
• Choisis "Horaire ouvert (aucun employé assigné)"
• Clique sur ENREGISTRER
• Le nouvel horaire est maintenant affiché dans la ligne HORAIRES OUVERTS.

Publier des horaires 

Jusqu'à présent, les cartes de tes horaires apparaissent avec des rayures, symbolisant le "mode non publié/brouillon". Les horaires ouverts resteront toujours dans ce mode.

Après avoir défini et attribué tes horaires, clique sur "PUBLIER".

Une nouvelle fenêtre apparaît avec un récapitulatif des assignations planifiées et les informations suivantes :

• Pour HORAIRES PLANIFIÉS
  
  • Nombre d'horaires
  • Heures totales (indépendamment de la distribution de ces heures)
  • Nombre d'employés

• Notifications : Désactive l'interrupteur si tu ne souhaites pas que tes employés soient informés par des notifications push directement après la publication de tes horaires. Si l'option est en gris, cela signifie que tu dois activer cette option via Planning des horaires > Paramètres.
  

Si les informations sont correctes, clique une autre fois sur PUBLIER. Maintenant, les cartes des horaires apparaissent en couleurs unies en fonction de la couleur de l'horaire.

Remarque :

• La publication des horaires se fait par semaine. Cela signifie que lorsque tu cliques sur PUBLIER, tous les horaires pour cette sélection de semaines seront considérés pour la publication.
• Deux administrateurs ou plus peuvent ajouter des horaires en même temps. Cependant, lorsqu'un d'eux clique sur PUBLIER, toutes les informations présentes seront publiées, peu importe qui a ajouté les horaires. Nous te recommandons de te coordonner étroitement avec tes collègues s'il y a plusieurs planificateurs d'horaires qui gèrent les horaires pour différents groupes d’employés ou équipes.

Si tu souhaites ajouter un nouvel horaire après avoir publié ton calendrier, tu peux toujours le faire. Tu peux voir la différence entre les nouveaux horaires non publiés/brouillons et les anciens horaires publiés grâce aux rayures.