La planification des équipes est la fonctionnalité de gestion des plannings de Kenjo pour les entreprises comme la tienne. Elle te permet de planifier facilement les horaires de ton entreprise, de créer des plannings efficacement et de gérer la présence de tes employés.

Note que seuls les profils Admin et HR Admin peuvent modifier les paramètres de planification d'équipes. 

• Va dans Paramètres > Planification et bascule l’interrupteur pour activer la fonctionnalité. 

• Un nouvel icône apparaîtra dans le menu à gauche.  
• Clique sur l'icône > Paramètres

Tu trouveras quatre sections :

• Général
• Sites
• Rôles & Étiquettes
• Règles pour les équipes
• Enregistrement des informations sur la présence et les heures supplémentaires

Général

Va dans Planification > Paramètres > Notifications et active l'interrupteur pour que toi et tes collaborateurs recevez des notifications push automatiques lorsqu'une mise à jour d'équipe doit être communiquée. Dès maintenant, les notifications apparaissent dans :

• Bureau : Cloche de notification en haut à droite de l'écran
• Mobile : Cloche de notification dans le menu de l'application.

Sites

Sites

Ton organisation peut comprendre plusieurs sites ayant des modes de travail différents. L'un des sites peut respecter uniquement les horaires de bureau, tandis qu'un autre peut fonctionner en mode équipe. La première étape consiste donc à configurer les sites au niveau de l'entreprise. Note que le champ site est obligatoire pour créer des équipes et des profils employés.

• Va dans Paramètres > Mon entreprise 
• Clique sur Bureaux. Note : Si tu n'as pas encore ajouté de sites à ton entreprise, tu peux le faire ici.
• Sélectionne le site où tu souhaites activer le travail en équipe et navigue vers le réglage "Activer pour la planification d'équipes".
• Active l'interrupteur.
• Indique l'adresse de chaque site où ton entreprise est présente, afin de suivre via GPS quand tes employés arrivent et partent.
• Pour modifier les détails d'un site, clique sur le site et effectue les modifications. Pour supprimer un site, tu peux survoler le site avec ta souris et utiliser l'icône rouge "Corbeille".

Ce site apparaîtra alors comme une option dans Planification > Paramètres > Sites  et est disponible pour les affectations d'équipes et les profils d'équipes des employés.

Note : Prends en considération cela : 

• Si tu supprimes un site, il ne sera plus disponible lors de la création des équipes.
• Un site ne peut pas être désactivé ou supprimé s'il est lié à des profils d'employés et des assignations planifiées et utilisé.

Espaces de travail

Ici, tu peux diviser les sites physiques de ton entreprise en différents espaces de travail. Dans un restaurant, par exemple, tu pourrais avoir un espace de travail pour la cuisine et un autre pour le service. En même temps, au sein de l'espace service, tu peux avoir un premier étage, un deuxième étage et une terrasse. Assure-toi d'ajouter tous les espaces de travail où tes employés effectuent leurs tâches afin d'organiser leurs équipes.

Plus tard, lorsque tu crées tes équipes, tu peux assigner les employés aux différents espaces de travail que tu as créés. Contrairement aux sites, les espaces de travail ne sont pas obligatoires pour la planification des équipes.

• Clique sur (+) AJOUTER UN ESPACE DE TRAVAIL, pour créer un nouvel espace de travail
• Clique sur ENREGISTRER.

Pour éditer ou supprimer un espace de travail, clique sur l'icône "Crayon" ou "Corbeille".

Note : Les espaces de travail ne peuvent pas être supprimés s'ils ont été attribués à des employés ou si des équipes ont été créées avec cet espace de travail.

Rôles & Étiquettes

Rôles

Pour la planification des équipes avec la fonctionnalité de planification, le rôle est une information nécessaire. Ceci est fait pour imiter le contexte réel où un employé travaillant en équipes doit réaliser une tâche précise pendant son horaire. Les planificateurs d'équipes peuvent utiliser les rôles pour filtrer les personnes lors de la planification des horaires. 

Créer tous les rôles professionnels que tu souhaites attribuer plus tard à tes employés.

• Clique sur (+) AJOUTER UN RÔLE
• Ajoute le nom du rôle, par exemple. Service, Infirmière, Médecin, Caissier
• Choisis la couleur du rôle. La couleur sert ensuite à distinguer les rôles
• Clique sur ENREGISTRER

Pour modifier ou supprimer un rôle, clique sur l'icône "Crayon" ou "Corbeille".

Note qu'aucun employé ne doit être lié à un rôle pour pouvoir le supprimer. 

Étiquettes

Les étiquettes peuvent ajouter des informations supplémentaires aux équipes que tu crées plus tard. Elles sont importantes car elles te rappellent des aspects particuliers des employés lors de la planification des équipes. Lorsque tu crées une équipe, par exemple, tu peux vouloir affecter des employés possédant certains certificats, parlant couramment l'allemand ou ayant un accès particulier. 

• Clique sur (+) AJOUTER UNE ÉTIQUETTE et ajoute le nom de l'étiquette.
• Choisis à quel type de catégorie elle appartient : Compétences, Informations, Autre
• Clique sur ENREGISTRER

Quelques cas d'utilisation des étiquettes peuvent être : diplômes, permis de conduire, langue, carte rouge (pour l'hôtellerie-restauration), choix de taille, etc. 

Certains planificateurs d'équipe identifient également un employé particulier comme responsable d'équipe.

Règles pour les équipes

Lorsque tu crées des équipes, tu peux ajouter une pause. Nous sommes cependant conscients que dans chaque entreprise, des accords particuliers sont conclus avec les employés. Dans un restaurant très animé, par exemple, il peut arriver que les employés puissent prendre de courtes pauses non enregistrées, mais toujours incluses dans leur horaire global. Dans d'autres organisations, comme les centres d'appels, une pause doit être prise en compte au milieu de la durée totale de l'équipe. Pour répondre aux deux besoins, nous te permettons de créer une règle pour les pauses.

Sous Règles pour les équipes > Pauses, tu peux choisir si les pauses doivent être déduites de la durée de l'équipe.

Active l'interrupteur. 

• Une nouvelle fenêtre avec des informations importantes apparaîtra pour t'aider à mieux comprendre la signification du terme

• Il apparaît une nouvelle fenêtre avec des informations importantes pour t'aider à mieux comprendre la signification du terme.
• Clique sur "Oui, ajuster"

ℹ️ Remarque: Comme tu peux le voir dans le message ci-dessus, le système modifie toutes les équipes existantes (tant sur desktop que mobile) et la capacité à chaque modification du calcul de la longueur de l'équipe. Tenons compte d'un exemple pour mieux illustrer cela. 

Nous créons une équipe de 9h à 18h avec une heure de pause et montrons la différence entre l'activation et la désactivation de la déduction des pauses. Nous créons une équipe de 9 à 18 heures avec une pause d'une heure et montrons la différence entre l'activation et la désactivation de la déduction des pauses.

• Configuration : 

Configuration : 

Équipe finale : équipe de 8 heures.

• 

  
  

  Déduction pause désactivée :

Configuration : 

Dernier quart : quart de 9 heures