El Cuadrante de turnos es la función de Kenjo para la gestión de turnos en empresas como la tuya. Te permite planificar fácilmente los turnos de tu organización, generar horarios de manera eficiente y administrar la asistencia de tu personal.

Ten en cuenta que solo los Administradores y los Admin de RRHH podrán configurar los ajustes del Cuadrante de turnos.

• Ve a Ajustes > Cuadrante de turnos y dale clic al interruptor para habilitar la función.

• Aparecerá un nuevo icono en el menú del lado izquierdo.
  
• Haz clic en el Icono > Preferencias

Encontrarás tres secciones:

• General
• Ubicaciones
• Funciones y etiquetas
• Reglas del Cuadrante de turnos

General

Ve a Cuadrante de turnos > Preferencias > Notificaciones y activa el interruptor para que tú y tus empleados puedan recibir notificaciones automáticas. Las notificaciones aparecerán en:

• Escritorio: campana de notificaciones en la esquina superior derecha de la pantalla
• Móvil: Control de notificaciones en el Inicio y en la app.

Ubicaciones

Ubicaciones

Puede darse el caso de que tu organización se componga de varias ubicaciones con diferentes modos de trabajo. Una de las ubicaciones podría seguir un horario de oficina, mientras que otra podría trabajar por turnos. Por lo tanto, el primer paso es agregar y configurar las ubicaciones en toda la organización. Ten en cuenta que el campo de ubicación es obligatorio para crear turnos y perfiles de empleados.

• Ve a Ajustes > Mi empresa
• Haz clic en Oficina. Nota: Si no has agregado ninguna ubicación a tu empresa, hazlo aquí.
• Elige la ubicación donde deseas habilitar el trabajo por turnos y haz clic en "Habilitar para Cuadrante de turnos"
• Proporciona la dirección de cada ubicación donde opera tu organización para activar la geolocalización cuando los empleados registran la entrada y la salida de sus turnos.
• Para editar los detalles de una ubicación, haz clic en la misma y realiza los cambios. Para eliminar una ubicación, pasa el cursor sobre la misma y usa el ícono rojo de "Papelera".

Esta ubicación aparecerá como opción en el Cuadrante de turnos > Preferencias > Ubicaciones y estará disponible para asignaciones de turnos y perfiles.

Nota: Ten en cuenta que:

• Si eliminas una ubicación, no estará disponible como ubicación al crear turnos.
• Una ubicación no se puede deshabilitar o eliminar si está asociada y se usa para perfiles de empleados y turnos planificados.

Áreas de trabajo

Aquí puedes dividir las ubicaciones físicas de tu organización en diferentes áreas de trabajo. Por ejemplo, en un restaurante, puedes tener un área de trabajo para Cocina y otra para Servicio. A su vez, dentro del espacio de Servicio, podrás contar con un primer piso, un segundo piso y una terraza. Asegúrate de agregar todos los espacios de trabajo donde tus empleados realizarán sus tareas para organizar sus turnos.

Cuando crees los turnos más adelante, podrás asignar empleados a las diferentes áreas de trabajo que hayas creado. A diferencia de las ubicaciones, las áreas de trabajo no son una información obligatoria para programar turnos.

• Haz clic en (+) AGREGAR ÁREA DE TRABAJO para agregar nuevas áreas de trabajo.
• Haz clic en GUARDAR

Para editar o eliminar un área de trabajo, haz clic en el icono 'Lápiz' o 'Papelera', respectivamente.

Nota: Las áreas de trabajo no se pueden eliminar cuando se han asignado a empleados o se han creado turnos utilizando esta área de trabajo.

Funciones y etiquetas

Función

Para la planificación de turnos mediante el Cuadrante de turnos, la función es una información necesaria. Esto se hace para imitar los contextos de la vida real en los que un empleado que trabaja en turnos realiza una función/trabajo específico durante el turno.

Crea todas las funciones de trabajo que luego asignarás a tus empleados.

• Haz clic en (+) AÑADIR FUNCIÓN
• Agrega el nombre de la función, por ejemplo, Servicio, Enfermera, Doctor, Cajero
• Elige el color de la función. El color luego permitirá diferenciar entre funciones
• Haz clic en GUARDAR

Para editar o eliminar un rol, haz clic en el icono 'Lápiz' o 'Papelera', respectivamente.

Ten en cuenta que, para eliminar una función, ningún empleado debe estar asociado a ella.

Etiquetas

Las etiquetas pueden agregar más información a los turnos que crearás más adelante. Son importantes porque te recuerdan aspectos especiales de los empleados al programar turnos. Por ejemplo, siempre que creas un turno, es posible que desees asignar empleados que tengan ciertos certificados, que hablen un idioma con fluidez o que tengan acceso especial a algunos lugares de la planta.

• Haz clic en (+) AGREGAR ETIQUETA y agrega el nombre de la etiqueta.
• Elige a qué tipo de categoría pertenece: Habilidades, Información, Otro
• Haz clic en Guardar

Algunos casos de uso de etiquetas pueden ser certificados, licencia de conducir, idiomas, permisos especiales para trabajar con público, tamaño de zapatos, etc. Algunos planificadores de turnos etiquetan a un empleado específico también como líder de turno.

Reglas del Cuadrante de turnos

Pausas

Cuando se crean turnos, se puede añadir una pausa. Sin embargo, somos conscientes de que en cada organización hay ciertos acuerdos que se hacen con los empleados. Por ejemplo, en un restaurante muy ajetreado, los empleados pueden tomar pequeños descansos que no se registran, pero que forman parte de su turno total. En otras organizaciones, como los centros de llamadas, el tiempo total del turno tendrá que considerar (restar) un descanso en el medio.

Para satisfacer ambas necesidades, te damos la opción de proporcionar una regla para los descansos. 

En el Cuadrante de turnos > Pausas, puedes seleccionar si deseas que las pausas se deduzcan de la duración total del turno. 

• Activa el interruptor

• Aparecerá una nueva ventana con información importante que te ayudará a entender mejor lo que significa
• Haz clic en SÍ, CAMBIAR

ℹ️ Nota: Como puedes ver en el mensaje anterior, siempre que cambies el cálculo de la duración del turno, el sistema también cambiará todos los turnos existentes (tanto en escritorio como en móvil) así como la capacidad. Ten esto en cuenta en caso de que necesites informar a tus empleados sobre estos cambios.  

Veamos ahora un ejemplo para ilustrarlo mejor. Crearemos un turno de 8 a 13 con 15 minutos de descanso y mostraremos la diferencia entre tener la deducción de descanso habilitada o deshabilitada.

Deducción de pausa habilitada:

Deducción de pausa deshabilitada: