La pianificazione dei turni è la funzione di Kenjo per la gestione dei turni nelle aziende come la tua. Ti consente di pianificare facilmente i turni della tua azienda, creare programmi in modo efficiente e gestire la presenza dei tuoi dipendenti.

Nota che solo gli amministratori e i profili amministrativi delle risorse umane possono configurare le impostazioni della pianificazione dei turni. 

• Vai su Impostazioni > Pianificazione dei turni e attiva l'interruttore per abilitare la funzione. 

• Nel menu a sinistra verrà visualizzata una nuova icona.  
• Clicca sull'icona > Impostazioni

Troverai quattro sezioni:

• Generale
• Sedi
• Ruoli & Etichette
• Regole per i turni
• Rilevamento presenze e straordinari

Generale

Vai su Pianificazione dei turni > Impostazioni > Notifiche e attiva l'interruttore per ricevere tu e i tuoi dipendenti notifiche push automatiche quando c'è un aggiornamento del turno da comunicare al dipendente. Le notifiche appariranno d'ora in poi in:

• Desktop: Campanella delle notifiche nell'angolo in alto a destra dello schermo
• Mobile: Campanella delle notifiche nel menu dell'app.

Sedi

Sedi

Può darsi che la tua organizzazione sia composta da più sedi con diversi modi di lavoro. Una delle sedi potrebbe seguire solo l'orario d'ufficio, mentre un'altra potrebbe lavorare su turni. Il primo passo consiste quindi nell'impostare le sedi a livello aziendale. Nota che il campo sede è obbligatorio per la creazione di turni e profili dei dipendenti.

• Vai su Impostazioni > La mia azienda 
• Clicca su Uffici. Nota: Se non hai ancora aggiunto sedi alla tua azienda, puoi farlo qui.
• Seleziona la sede dove vuoi attivare il lavoro a turni e vai all'impostazione "Abilita per la pianificazione dei turni".
• Attiva l'interruttore.
• Inserisci l'indirizzo di ogni sede in cui operi la tua azienda, in modo che tu possa tracciare tramite GPS quando i tuoi dipendenti arrivano e se ne vanno.
• Per modificare i dettagli di una sede, clicca sull'indirizzo e apporta le modifiche. Per eliminare una sede, puoi muovere il puntatore su una sede e usare il simbolo rosso "cestino".

Questa sede apparirà quindi come opzione in Pianificazione dei turni > Impostazioni > Sedi  ed è disponibile per le assegnazioni dei turni e i profili dei turni dei dipendenti.

Nota: Tieni presente che: 

• Se elimini un luogo, non sarà più disponibile come sede disponibile nella creazione di turni.
• Una sede non può essere disabilitata o eliminata se è collegata a profili di dipendenti e assegnazioni programmate e utilizzata.

Aree di lavoro

Qui puoi suddividere le sedi fisiche della tua azienda in diverse aree di lavoro. In un ristorante, ad esempio, potresti avere un'area di lavoro per la cucina e un'altra per il servizio. Allo stesso modo puoi avere un primo piano, un secondo piano e una terrazza nell'area del servizio. Assicurati di aggiungere tutte le aree di lavoro in cui i tuoi dipendenti svolgeranno le loro mansioni per organizzare i loro turni.

Quando successivamente creerai i tuoi turni, potrai assegnare i dipendenti alle diverse aree di lavoro che hai creato. A differenza delle sedi, le aree di lavoro non sono necessarie per la pianificazione dei turni.

• Clicca su (+) AGGIUNGI AREA DI LAVORO, per creare una nuova area di lavoro
• Clicca su SALVA.

Per modificare o eliminare un'area di lavoro, clicca sull'icona "Stilo" o "Cestino".

Nota: Le aree di lavoro non possono essere eliminate se sono state assegnate a dipendenti o sono stati creati turni con queste aree di lavoro.

Ruoli & Etichette

Ruoli

Per la pianificazione dei turni con la funzione di pianificazione dei turni, il ruolo è un'informazione necessaria. Questo serve a imitare il contesto reale in cui un dipendente che lavora a turni svolge un ruolo/compito specifico durante il turno. I pianificatori dei turni possono utilizzare i ruoli per filtrare le persone nella pianificazione dei turni. 

Crea tutti i ruoli di lavoro che desideri assegnare ai tuoi dipendenti in seguito.

• Clicca su (+) AGGIUNGI RUOLO
• Aggiungi il nome del ruolo, ad es. Servizio, infermiere, medico, cassiere
• Scegli il colore del ruolo. Il colore servirà in seguito a distinguere i ruoli
• Clicca su SALVA

Per modificare o eliminare un ruolo, clicca sull'icona "Stilo" o "Cestino".

Nota che non devono esserci dipendenti associati a un ruolo per poterlo eliminare. 

Etichette

Le etichette possono aggiungere ulteriori informazioni ai turni che creerai successivamente. Sono importanti perché ti ricorderanno aspetti particolari dei dipendenti nella pianificazione dei turni. Ad esempio, quando crei un turno, potresti voler assegnare dipendenti con certificati particolari, che parlano fluentemente il tedesco o hanno accesso speciale. 

• Clicca su (+) AGGIUNGI ETICHETTA e aggiungi il nome dell'etichetta.
• Scegli a quale categoria appartiene: Capacità, Informazioni, Altro
• Clicca su SALVA

Alcuni casi d'uso per le etichette possono essere: diplomi, patente, lingue, carta rossa (per la ristorazione), selezione della taglia ecc. 

Alcuni pianificatori di turni designano anche un determinato dipendente come capo turno.

Regole per i turni

Quando crei turni, puoi aggiungere un tempo di pausa. Tuttavia, siamo consapevoli che in ogni azienda vengono stipulati determinati accordi con i dipendenti. In un ristorante molto affollato, ad esempio, potrebbe accadere che i dipendenti possano fare brevi pause non registrate, ma che siano comunque parte del loro turno complessivo. In altre organizzazioni, come in call center, una pausa nel mezzo del turno complessivo deve essere considerata (sottratta).

Per soddisfare entrambe le esigenze, ti offriamo la possibilità di creare una regola per le pause.

In Regole per i turni > Pausa puoi scegliere se le pause devono essere sottratte dalla durata del turno. 

• Apparirà una nuova finestra con informazioni importanti che ti aiuteranno a capire meglio il significato del termine

• Appare una nuova finestra con informazioni importanti che ti aiuteranno a comprendere meglio il significato del termine
• Clicca su "Sì, adatta"

ℹ️ Nota: Come puoi vedere dal messaggio sopra, il sistema modifica, a ogni cambiamento del calcolo della durata del turno, anche tutti i turni esistenti (sia su Desktop che su Mobile) e la capacità. Tieni questo a mente, se devi informare i tuoi dipendenti di tali modifiche. 

Ora vediamo un esempio per illustrare meglio questo concetto. Creiamo un turno dalle 9:00 alle 18:00 con un'ora di pausa e mostriamo la differenza tra l'attivazione e la disattivazione della sottrazione della pausa.

• Sottrazione della pausa attivata: 

Configurazione: 

Turno finale: turno di 8 ore

• 

  
  

  Sottrazione della pausa disattivata:

Configurazione: 

Turno finale: turno di 9 ore