Pour ajouter de nouveaux employés, va à Employés > (+) AJOUTER EMPLOYÉ, dans le coin supérieur droit. Ici, un assistant pas à pas te guide à travers les étapes de configuration. 

TABLE DES MATIÈRES

• Personnel

• Professionnel

  • Plan de travail
  • Absence
  • Présence
• Activation

Personnel

Dans la section des informations personnelles, tu peux ajouter des infos de base sur les employés. Remarque les points suivants :

• Le prénom et le nom de famille sont obligatoires.

• La date de naissance est importante, pour que Kenjo reconnaisse l'anniversaire de tes employés.

• Clique sur SUIVANT.

Professionnel

Si tu ne vois pas la section Plans de travail, c’est parce que ton entreprise n’utilise pas ce module.

1. Infos

D'abord, remplis les données. Les champs suivants sont obligatoires :

Entreprise

Si ton entreprise possède plusieurs sociétés, choisis celle à laquelle cet employé appartient. Cette information est importante pour la paie, les rapports et l'organigramme. Elle est aussi pertinente si les employés doivent seulement voir les informations de leurs collègues au sein de la même entreprise.

Langue

Cela détermine la langue dans laquelle l'employé voit Kenjo. Il ou elle peut cependant la modifier plus tard.

E-mail professionnel

Entre ici l'adresse e-mail professionnelle de l'employé.

Profil

Les autorisations dont disposent les employés dépendent du profil qui leur est attribué. Si tu es incertain(e), choisis le profil Employé. Tu peux le modifier plus tard. Lis ceci article 

Jours de travail convenus contractuellement

Indique les jours de la semaine où l'employé travaille pour ton entreprise selon le contrat.

Heures de travail convenues contractuellement par semaine

Indique le nombre d'heures que l'employé travaille par semaine selon le contrat.

Autres informations de travail (optionnel)

• Ajoute le bureau, le département, le titre du poste et la date de début de l'employé. La date de début peut également être dans le passé.
• Assure-toi que le supérieur de l'employé est aussi enregistré. Cela garantit le bon fonctionnement d'autres fonctionnalités de Kenjo comme les flux de travail, les évaluations de performance ou la gestion des congés.
• Si nécessaire, ajoute un ID employé.

2. Plan de travail

Il se peut que tu ne voies pas la section Plan de travail lorsque tu crées un employé. Pour certaines entreprises spécifiques, elle n'est pas disponible. 

Lorsque tu crées un plan de travail, tu définis les jours et heures de travail attendus de tes employés. Tu peux déterminer s'ils travaillent selon un plan de travail fixe avec un nombre d'heures de travail quotidien exact ou selon un plan de travail flexible avec un certain nombre d'heures de travail par jour. Les plans de travail sont, si assignés, la base d'un enregistrement correct de la présence.

Tu as la possibilité de créer plusieurs plans de travail pour refléter les horaires de travail convenus contractuellement de tes employés.

La définition des jours et heures de travail de ton nouvel employé est obligatoire, mais l'assignation à un plan de travail est optionnelle.

Lors de la mise en place d'un nouveau profil d'employé, tu as deux options concernant le plan de travail :

Option 1 : Aucun plan de travail assigné

Le nouvel employé n'est assigné à aucun plan de travail. Les heures de travail attendues sont calculées en fonction des champs obligatoires jours de travail convenus contractuellement et heures de travail convenues par semaine.

Comment choisir cette option :

• Clique simplement sur SUIVANT.
• La case à cocher Assigner un plan de travail est pour le moment sans intérêt pour toi, car tu ne veux pas assigner de plan de travail à cet employé.

Option 2 : Assigner un plan de travail approprié

L'employé est assigné à un plan de travail qui correspond à ses heures et jours de travail convenus contractuellement.

Comment choisir cette option :

• Coche la case à côté de Assigner un plan de travail.
• Choisis un plan de travail approprié dans le menu déroulant Sélectionner un plan de travail.
• Détermine une date de validité.

La date de validité établit à partir de quand l'employé sera assigné à ce plan de travail. Pour un nouvel employé, cela peut être la date de début ou une date individuelle définie par toi.

• Clique sur SUIVANT.

Absence

Dans l'étape suivante, tu peux attribuer des politiques d'absence. Cette étape est optionnelle. Si tu préfères le faire plus tard, clique simplement sur “PASSER” ou “SUIVANT”. Note que les types d'absences que tu vois ici sont ceux que tu as configurés sous Paramètres > Absence > Paramètres.

Apprends comment créer des types d'absence et des politiques d'absence.

Présence

Dans l'étape suivante, tu peux attribuer des politiques de présence. Par défaut, la politique par défaut est attribuée. À travers le menu de sélection, tu peux choisir les politiques que tu as créées.

Activation

Tu as maintenant encore le choix entre les options suivantes:

• Envoyer une invitation : Si tu actives cette option, l'employé(e) recevra une invitation par e-mail (via l'assistant de bienvenue) pour s'inscrire à Kenjo. Tu peux configurer et modifier l'assistant de bienvenue ici modifier. 

Si tu souhaites toutefois modifier encore le profil avant d’envoyer une invitation, laisse simplement cette option désactivée.

Si tu choisis de ne pas envoyer d'e-mail, l'employé(e) sera affiché(e) comme “Non activé” sous Employés affiché. Pour l'activer, tu as les options suivantes :

• Va à Employés > Choisis l'employé(e) (ou plusieurs) > ACTIONS > Activer employé

• Va au profil de l’employé > Personnel > ACTIVER L’EMPLOYÉ
  
  

• Enregistrer le temps : Si tu actives cette option, l'employé(e) pourra chronométrer les temps en utilisant l'onglet de présence ou l'enregistrement de temps en un clic (selon les paramètres de suivi du temps). La présence est alors incluse dans le calcul de l'aperçu de la présence.