INHOUDSOPGAVE

• Persoonlijk
• Professioneel
  • Werkrooster
  • Afwezigheid
  • Aanwezigheid
• Activering

Om een nieuwe medewerker toe te voegen, ga naar Medewerker > (+) MEDEWERKER TOEVOEGEN, rechtsboven. Hier begeleidt een stapsgewijze assistent je door de configuratiestappen. 

Persoonlijk

In het gedeelte met persoonlijke informatie kun je basisinformatie van medewerkers toevoegen. Houd rekening met het volgende:

• Voornaam en achternaam zijn verplicht.

• De geboortedatum is belangrijk zodat Kenjo de verjaardag van je medewerkers herkent.

Klik op VOLGENDE.

Professioneel

Als je de sectie Werkroosters niet ziet, komt dat doordat jouw bedrijf deze module niet gebruikt.

1. Informatie

Vul eerst de gegevens in. De volgende velden zijn verplicht:

Bedrijf

Als je bedrijf meerdere entiteiten heeft, kies degene waarbij deze medewerker hoort. Deze informatie is belangrijk voor de loonadministratie, rapporten en het organigram. Daarnaast is het relevant als medewerkers alleen de informatie van hun collega's binnen hetzelfde bedrijf mogen zien.

Taal

Dit bepaalt de taal waarin de medewerker Kenjo ziet. Hij of zij kan dit later echter wijzigen.

Werk e-mail

Voer hier het zakelijke e-mailadres van de medewerker in.

Profiel

De rechten die medewerkers hebben, zijn afhankelijk van het profiel dat aan hen is toegewezen. Als je het niet zeker weet, kies dan het profiel Medewerker. Je kunt het later wijzigen. Lees daarvoor dit artikel. 

Contractueel overeengekomen werkdagen

Voer de weekdagen in waarop de medewerker volgens het arbeidscontract voor je bedrijf werkt.

Contractueel overeengekomen uren per week

Voer het aantal uren in dat de medewerker volgens het arbeidscontract per week werkt.

Overige arbeidsinformatie (optioneel)

• Voeg het kantoor, de afdeling, de functietitel en de startdatum van de medewerker toe. De startdatum kan ook in het verleden liggen.
• Zorg ervoor dat ook de leidinggevende van de medewerker vastgelegd is. Dit zorgt ervoor dat andere Kenjo-functies zoals workflows, prestatiebeoordelingen of verlofbeheer correct werken.
• Indien nodig, voeg een Medewerker-ID toe.

Werkrooster

Het kan zijn dat je het gedeelte 'Werkrooster' niet ziet als je een medewerker aanmaakt. Voor sommige specifieke bedrijven is dit niet beschikbaar. 

Wanneer je een werkrooster aanmaakt, definieer je de verwachte werkdagen en werkuren van je medewerkers. Daarbij kun je bepalen of ze volgens een vast werkrooster met precies voorgeschreven dagelijkse werkuren of volgens een flexibel werkrooster met een vastgesteld aantal werkuren per dag werken. Werkroosters zijn, indien toegewezen, de basis voor een correcte aanwezigheidregistratie.

Je hebt de mogelijkheid om meerdere werkroosters aan te maken om de contractueel overeengekomen arbeidstijden van je medewerkers weer te geven.

Het vastleggen van werkdagen en werkuren voor je nieuwe medewerker is verplicht, maar de toewijzing aan een werkrooster is echter optioneel.

Bij het instellen van een nieuw medewerkersprofiel heb je twee opties met betrekking tot het werkrooster:

Optie 1: Geen werkrooster toegewezen

De nieuwe medewerker wordt aan geen enkel werkrooster toegewezen. De verwachte werkuren worden berekend op basis van de verplichte velden contractueel overeengekomen werkdagen en contractueel overeengekomen uren per week.

Hoe je deze optie kiest:

• Klik gewoon op VOLGENDE.
• De checkbox Werkrooster toewijzen is voor jou momenteel irrelevant, omdat je geen werkrooster voor deze medewerker wilt vastleggen.

Optie 2: Een passend werkrooster toewijzen

De medewerker wordt toegewezen aan een werkrooster dat past bij zijn contractueel overeengekomen uren per week en werkdagen.

Hoe je deze optie kiest:

• Vink het vakje aan bij Werkrooster toewijzen.
• Kies een passend werkrooster uit het dropdownmenu Werkrooster selecteren.
• Stel een ingangsdatum vast.

De ingangsdatum bepaalt vanaf wanneer de medewerker aan dit werkrooster wordt toegewezen. Bij een nieuwe medewerker kan dit zijn startdatum of een door jou bepaald individueel datum zijn.

• Klik op VOLGENDE.

Afwezigheid

In de volgende stap kun je richtlijnen voor afwezigheid toewijzen. Deze stap is optioneel. Als je dit pas later wilt doen, klik gewoon op “OVERSLAAN” of “VOLGENDE”. Let op dat de afwezigheidstypen die je hier ziet, degene zijn die je bij Instellingen > Afwezigheid > Instellingen geconfigureerd hebt

Leer hier hoe je afwezigheidstypen en richtlijnen voor afwezigheid aanmaakt.

Aanwezigheid

In de volgende stap kun je een aanwezigheidspolitie toewijzen. Standaard is de standaardpoli toegewezen. Via het keuzemenu kun je de door jou gemaakte beleidsregels selecteren.

Activering

Je hebt nu nog de keuze uit de volgende opties:

• Uitnodiging verzenden: Als je deze optie activeert, ontvangt de medewerker een uitnodiging per e-mail (via de zogenaamde welkomstassistent) om zich bij Kenjo aan te melden. De welkomstassistent kun je hier inrichten en bewerken. 

Als je het profiel echter verder wilt bewerken voordat je een uitnodiging verzendt, laat deze optie dan gewoon uitgeschakeld.

Als je ervoor kiest om geen e-mail te verzenden, wordt de medewerker weergegeven als “Niet geactiveerd” onder Medewerker.  Om hem of haar te activeren heb je de volgende opties:

• Ga naar Medewerker > Selecteer de medewerker (of meerdere) > ACTIES > Medewerker activeren

• Ga naar het medewerkersprofiel > Persoonlijk > MEDEWERKER ACTIVEREN

• Tijd registreren: Als je deze optie activeert, kan de medewerker tijden registreren door het tabblad voor aanwezigheid te gebruiken of de One-Click-tijdregistratie (afhankelijk van de instellingen voor tijdregistratie). De aanwezigheid wordt meegenomen bij het berekenen van het aanwezigheidsoverzicht.