INHALTSVERZEICHNIS
- Zusammenfassung der Änderungen
- Änderungen in den Abwesenheitseinstellungen
- Änderungen zu stundenbasierten Abwesenheitsanfragen
- Auswirkungen der Einstellungen zu den neuen Vergütungsoptionen bei Abwesenheit
- Bezahlte Abwesenheit
- Unbezahlte Abwesenheit
- Andere Abwesenheitsarten
Zusammenfassung der Änderungen
Basierend auf eurem Feedback zu dem unterschiedlichen Verhalten von stunden- und tagesbasierten Abwesenheiten haben wir das Modul Abwesenheit und seinen Auswirkungen auf die Module Anwesenheit und Lohnabrechnung verbessert und Prozesse vereinfacht. Das Update geht am 26. September 2024 live.
Nachfolgend findet ihr die Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen. Alle Updates werden in der unten stehenden Tabelle erklärt.
Status Quo | Änderungen |
Eine stundenweise bezahlte Abwesenheit (Keine Arbeitszeit, bezahlt auf Stundenbasis) erstellte automatisch einen Anwesenheitseintrag, ohne die erwarteten Arbeitsstunden zu reduzieren.
Bei bezahlten Abwesenheiten für ganze Tage (keine Arbeitszeit, bezahlt auf Tagesbasis) reduzieren sich die Arbeitsstunden ohne eine Anwesenheit zu erzeugen. | Wir haben das Verhalten von tagesbasierten und stundenbasierten Abwesenheitsrichtlinien angeglichen. Bezahlte stundenweise Abwesenheiten erstellen nun keine Anwesenheitseinträge mehr und reduzieren die erwarteten Arbeitsstunden korrekterweise um die entsprechenden Stunden. |
| Bezahlte stundenweise Abwesenheiten erstellten automatisch Anwesenheitseinträge, wodurch sich die insgesamt erfasste Arbeitszeit der Mitarbeiter erhöhte. Die falsche Erfassung der erfassten Arbeitszeit führte zu zu hohen Gehältern in der Lohnabrechnung. | Die erfasste Arbeitszeit erhöht sich nicht mehr durch Abwesenheitsanfragen. Außerdem haben wir die zwei neuen Felder Bezahlte Abwesenheit und Bezahlte Arbeitszeit insgesamt zur Lohnabrechnung hinzugefügt. Dadurch wird sichergestellt, dass das Gehalt weiterhin die korrekten bezahlten Stunden widerspiegelt. Stundenweise bezahlte Mitarbeiter können jetzt im Modul Anwesenheit >bezahlte Abwesenheit eine Übersicht ihrer kompensierten Überstunden einsehen. |
| Stundenbasierte und tagesbasierte unbezahlte Abwesenheitsrichtlinien verhalten sich unterschiedlich. | Wir haben die stundenbasierten und tagesbasierten Abwesenheitsrichtlinien einander angepasst. Unbezahlte Abwesenheitsanfragen erstellen keinen automatischen Anwesenheitseintrag mehr. Admins können jetzt entscheiden, ob die Anfrage die erwartete Arbeitszeit reduzieren soll oder nicht. |
| Es gab Verwirrung über die Abwesenheitsart Arbeitszeit, bezahlt. Per Definition bedeutet Abwesenheit, dass der Mitarbeiter nicht arbeitet. Eine Abwesenheitsart sollte somit keine Arbeitszeit erfassen. | Wir haben Arbeitszeit, bezahlt durch eine neue Abwesenheitsart andere Abwesenheit für zum Beispiel die Arbeit im Home Office oder eine Weiterbildung ersetzt. Diese Art hat keine Auswirkungen auf die erfasste Arbeitszeit oder die Lohnabrechnung, ist aber im Kalender sichtbar. |
| Mitarbeiter mit stundenbasierter Abwesenheitsrichtlinie konnten keine ganztägigen, mehrtägigen oder sich wiederholenden Anfragen stellen. | Mitarbeiter mit stundenbasierter Abwesenheitsrichtlinie können jetzt ganztägige, mehrtägige oder sich wiederholende Anfragen stellen. |
| Es gab Ungereimtheiten bei Anwesenheitskonflikten zwischen stundenbasierten und tagesbasierten Abwesenheitsanfragen und Anwesenheitseinträgen. Bei einer stundenbasierten Abwesenheitsanfrage hat das System den entsprechenden Anwesenheitseintrag blockiert, bei einer tagesbasierten Anfrage aber erlaubt. | Standardmäßig werden sich überschneidende Abwesenheitsanfragen und Anwesenheiten erlaubt. Wiederum gibt es innerhalb der Anwesenheitsrichtlinien jetzt eine neue Option, die es dir erlaubt, Anwesenheitseinträge bei gleichzeitiger Abwesenheitsanfrage zu blockieren. |
Wichtiger Hinweis: Bitte lest die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Übertragung auf die neuen Abwesenheitsarten.
Änderungen in den Abwesenheitseinstellungen
Die folgenden Updates machen den Bereich Abwesenheitseinstellungen übersichtlicher und benutzerfreundlicher.
Status Quo | Änderungen |
Die Liste der Abwesenheitsart war bisher nach Aktivitätstyp geordnet, ohne klar anzugeben ob es sich um eine bezahlte oder unbezahlte Aktivität handelt.
| Die Liste der Abwesenheitsarten ist jetzt nach Vergütungsoptionen (bezahlt, unbezahlt, andere) sortiert, was es einfacher macht zwischen bezahlter und unbezahlter Abwesenheit zu unterscheiden.
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Die Einstellungen zu den Aktivitätstypen (keine Arbeitszeit, bezahlt/ keine Arbeitszeit, unbezahlt und Arbeitszeit, bezahlt) waren unklar definiert und haben sich abhängig von stunden- oder tagesbasierter Richtlinie verschieden auf Anwesenheit und Lohnabrechnung ausgewirkt. | Aktivitätstypen wurden durch Vergütungseinstellungen (bezahlt, unbezahlt, andere) ersetzt und stundenbasierte und tagesbasierte Abwesenheitsrichtlinien angeglichen. |
Änderungen zu stundenbasierten Abwesenheitsanfragen
Hierzu gibt es folgenden Änderungen:
Status Quo | Änderungen |
Mitarbeiter konnten eine Abwesenheit nur für maximal 24 Stunden oder weniger anfragen. Es gab keine Möglichkeit sich wiederholende Anfragen zu stellen.
| Mitarbeiter können jetzt folgende Änderungen vornehmen: Eintägige Anfrage: Reduziert die erwartete Arbeitszeit des ausgewählten Tages um das Abwesenheitsguthaben.
Mehrtägige Anfragen: Reduziert die erwartete Arbeitszeit an den ausgewählten Tagen um das Abwesenheitsguthaben.
Sich wiederholende Anfragen: Berechtigt Mitarbeiter dazu wiederkehrende Abwesenheitsanfragen für bestimmte Zeiträume (Tage, Wochen, Monate) zu stellen.
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Auswirkungen der Einstellungen zu den neuen Vergütungsoptionen bei Abwesenheit
Es ist wichtig zu wissen, dass die Aktivitätstypen durch Vergütungsoptionen bei Abwesenheiten abgelöst werden und wichtig zu verstehen, wie sich Abwesenheitsanfragen nun auf die Module Anwesenheit und Lohnabrechnung auswirken.
Bezahlte Abwesenheit | |
| Wann verwende ich das?: Wenn der Mitarbeiter bezahlt wird, obwohl er nicht arbeitet. Typischerweise während eines Urlaubs, Krankheit, persönliche Gründe etc. | |
Status Quo | Änderungen |
| Aktivitätstyp: Keine Arbeitszeit, bezahlt
| Vergütungseinstellungen: bezahlte Abwesenheit |
Auswirkung auf die Anwesenheit | |
Für stundenbasierte Abwesenheitsrichtlinien:
 Für tagesbasierte Abwesenheitsrichtlinien:
| Die Funktionsweise der Richtlinien für stunden- und tagesbasierte Abwesenheiten wurden einander angepasst.
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Auswirkung auf die Lohnabrechnung | |
für Mitarbeiter auf Stundenbasis:Bezahlte stundenweise Abwesenheiten erstellten fälschlicherweise Anwesenheitseinträge, wodurch sich die insgesamt erfasste Arbeitszeit der Mitarbeiter erhöhte. Die falsche Erfassung der Arbeitszeit führte zu zu hohen Gehältern in der Lohnabrechnung (erfasste Arbeitszeit * Stundenlohn = Gehalt). Es war nicht möglich die bezahlte Abwesenheit von der Zeiterfassung zu entkoppeln. Hier im Beispiel erhöht sich die erwartete Arbeitszeit um die 8 Arbeitsstunden auf 168 Stunden.
für ganztägig bezahlte Abwesenheit: Die erfasste Arbeitszeit erhöhte sich nicht um die Dauer der Abwesenheit, das Gehalt wurde somit nicht beeinflusst.  für Mitarbeiter mit Fixgehältern:Die Anzahl der erfassten Arbeitsstunden oder Abwesenheit (z.B. durch Urlaub) haben keinen Einfluss auf die Gehaltsberechnung. Das Gehalt ist ein Fixgehalt und unter “Gehalt” im Mitarbeiterprofil hinterlegt. | für Mitarbeiter auf Stundenbasis:sowohl für stunden- als auch für tagesbasierte Abwesenheit gilt:
für Mitarbeiter mit Fixgehältern:Hier gibt es keine Änderungen. Dennoch empfehlen wir, die Funktionen “bezahlte Abwesenheit”, “bezahlte Gesamtstunden” und “Stundenlohn” in den Lohnabrechnungs-Einstellungen nicht auszuwählen. |
Unbezahlte Abwesenheit | |
| Wann verwende ich das?: Wenn der Mitarbeiter nicht bezahlt wird, während er abwesend ist. Typischerweise während eines unbezahlten Urlaubs, eines Sabbaticals oder aufgrund von unentschuldigtem Fehlen. | |
Status Quo | Änderungen |
Aktivitätstyp: Keine Arbeitszeit, unbezahlt | Vergütungseinstellung > Unbezahlte Arbeitszeit |
Auswirkung auf Anwesenheit | |
Für stundenbasierte Abwesenheitsrichtlinien gilt:
 für ganztägige Abwesenheitsrichtlinien gilt:
| Admins können die Abwesenheitseinstellungen selbstständig konfigurieren und entscheiden, ob sich:
In beiden Fällen wird kein Anwesenheitseintrag für die Dauer der Abwesenheit erstellt.  |
Auswirkung auf die Lohnabrechnung | |
Für Mitarbeiter auf Stundenbasis:sowohl für stunden- als auch tagesbasierte Abwesenheiten: Da keine Arbeitszeit für die Dauer der Abwesenheit erfasst wurde, blieb das Gehalt unverändert. Für Fixgehälter:Unbezahlte Abwesenheit hatte keinen Einfluss auf die Gehaltsberechnung. Das Gehalt ist ein Fixgehalt und unter Gehalt im Mitarbeiterprofil hinterlegt. Für beide Gruppen (Mitarbeiter auf Stundenbasis und Fixgehälter)In der Lohnabrechnung > Abwesenheitsanfragen wurde nicht klar, ob die Abwesenheit bezahlt wurde oder nicht, wenn nicht klar im Titel der Abwesenheitsart angegeben.
| Für beide Gruppen (Mitarbeiter auf Stundenbasis und Fixgehälter)sowohl für stunden- als auch für tagesbasierte Abwesenheitsrichtlinien gilt:
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Andere Abwesenheitsarten | |
| Wann verwende ich das? Für standortungebundenes Arbeiten wie Home Office, Geschäftsreisen oder Überstundenausgleich. Mitarbeiter müssen hierbei ihre Arbeitszeit erfassen. | |
Status Quo | Änderungen |
Aktivitätstyp > Arbeitszeit, bezahlt
| Vergütungsoptionen > Andere
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Auswirkung auf die Anwesenheit | |
Für Abwesenheiten auf Stundenbasis:
 Für Abwesenheiten auf Tagesbasis:
| Die Richtlinien für stunden- und tagesbasierte Abwesenheiten wurden einander angepasst.
Mitarbeiter müssen sich ein- und auschecken!  |
Auswirkung auf die Lohnabrechnung | |
Für Mitarbeiter auf Stundenbasis:Für Abwesenheiten auf Stundenbasis: Bezahlte stundenweise Abwesenheiten erstellten Anwesenheitseinträge, wodurch sich die insgesamt erfasste Arbeitszeit der Mitarbeiter erhöhte. Die falsche Erfassung der Arbeitszeit führte zu zu hohen Gehältern in der Lohnabrechnung (erfasste Arbeitszeit * Stundenlohn = Gehalt). Es war nicht möglich die bezahlte Abwesenheit von der Zeiterfassung zu entkoppeln. Für Abwesenheiten auf Tagesbasis: Die erfasste Arbeitszeit erhöhte sich nicht um die Dauer der Abwesenheit, das Gehalt wurde somit nicht beeinflusst. Für Fixgehälter:Die Arbeitsstunden oder eine bezahlte Abwesenheit (z.Bsp. für Urlaub) hatten keinen Einfluss auf die Gehaltsberechnung. Das Gehalt ist ein Fixgehalt und unter “Gehalt” im Mitarbeiterprofil hinterlegt. | Für beide Gruppen (Mitarbeiter auf Stundenbasis und Fixgehälter):sowohl für stunden- als auch für tagesbasierte Abwesenheitsrichtlinien gilt: Keine Auswirkungen auf die Lohnabrechnung, da keine Anwesenheitseinträge bei Abwesenheitsanfragen erstellt werden. Wichtig: Mitarbeiter auf Stundenbasis, die der Richtlinie Andere Abwesenheitsarten zugeordnet sind, müssen sich ein- und auschecken, um ihre Bezahlung zu erhalten. |
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