Anleitung zur Migration zu neuen Abwesenheitsarten

Als Teil des anstehenden Produkt-Updates werden wir alle tagesbasierten Abwesenheitsarten mit dem bekannten Filter nach Aktivitätstypen automatisch auf den neuen Filter nach Vergütungsoptionen bei Abwesenheit übertragen. Wenn ihr in eurem Unternehmen Mitarbeiter auf Stundenbasis beschäftigt und mit stundenbasierten Abwesenheitsarten arbeitet, müsst ihr die Daten manuell übertragen.

Was muss ich tun? 

Wichtiger Hinweis: Wir empfehlen allen ihre Daten jetzt oder bis zum Ende des Jahres zu einer der neuen Vergütungsoption hinzuzufügen um sicherzustellen, dass ihr von den Änderungen profitieren könnt. Zum Ende des ersten Quartals 2025, am 30.03.25 übertragen wir alle stundenbasierten Abwesenheitsarten automatisch. 

Warum müssen bezahlte Abwesenheitsarten auf Stundenbasis manuell übertragen werden? 

Anwendungsfälle:

Stundenbasierte Abwesenheitsarten werden für unterschiedliche Szenarien verwendet (z.B. für Home Office, Weiterbildungen, Überstundenausgleich). Wir wollen unseren Kunden die Möglichkeit geben, die für sie passendste Vergütungsoption auszuwählen. Da die neuen Vergütungsoptionen nicht genau mit dem alten Aktivitätstyp übereinstimmen, muss hier individuell entschieden werden.

Wesentliche Veränderungen: 

Mit den neuen Vergütungsoptionen werden für bezahlte Abwesenheitsanfragen auf Stundenbasis keine automatischen Anwesenheitseinträge mehr erstellt. Die Mitarbeiter müssen sich z.B. bei Home Office also ein- und auschecken. Wir empfehlen euch die manuelle Übertragung eurer Daten vor Ende des Jahres in Angriff zu nehmen, um euch mit den neuen Veränderungen vertraut zu machen und die neuen Abwesenheits-Features wie z.B. mehrtägige oder sich wiederholende Anfragen benutzen zu können. Wenn ihr eure Daten nicht manuell übertragt, werden wir diese zum Ende des Jahres automatisch übertragen.

Zusammenfassung der Änderungen 

In der folgenden Übersicht findest du alle Änderungen aufgelistet.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umstellung:

Schritt 1: Öffne die Abwesenheitseinstellungen. 

Schritt 2: Klicke auf den Link mit dem Titel Wähle eine neue Abwesenheitsart in dem Warnhinweis. 

Schritt 3: Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster > Verändere Abwesenheitsart.  Wähle unter Vergütungseinstellungen           eine Vergütungsoption aus.

Schritt 4: Klicke auf Speichern.

Schritt 5: Setze dein Team über die Veränderungen in Kenntnis! Besonders wichtig ist es, dass jeder Mitarbeiter auf            
Stundenbasis weiß, dass sie sich im Home Office oder für andere bezahlten Abwesenheitsarten ein- und auschecken müssen.

Nachdem du auf Speichern geklickt hast, passieren im Hintergrund folgende Dinge:

Abwesenheit:

• Deine bisher genutzte Abwesenheitsart findet sich nun unter der von dir ausgewählten Vergütungsoption innerhalb der Vergütungseinstellungen wieder
• Alle zukünftigen Abwesenheitsanfragen werden zu bezahlte Anwesenheit geschoben

Anwesenheit:

• Anwesenheitseinträge mit der bisherigen Abwesenheitsart werden gelöscht. Das heißt, dass in den Monaten in denen Mitarbeiter stundenbasiert abwesend waren:  
  • die erwartete Arbeitszeit um die Dauer der Anfrage reduziert wird 
  • die erfasste Arbeitszeit um die Dauer der Anfrage reduziert wird
  • sich die Spalte bezahlte Abwesenheit um die Dauer der Anfrage erhöht
• Die Zeiterfassung Übersichten werden über Nacht neu berechnet, um die oben genannten Änderungen durchzuführen. 

Berichte

• Keine Änderungen bei den Anwesenheiten von abgeschlossenen Lohnabrechnungen
• Die erfasste Arbeitszeit und die erwartete Arbeitszeit in den Zeiterfassungs-Übersichten ändern sich

Lohnabrechnung

• Keine Änderungen bei den Anwesenheiten von abgeschlossenen Lohnabrechnungen