Überblick - Richte deinen Kenjo Account ein

Willkommen bei Kenjo! 

Nachfolgend findest du einen Überblick über die Schritte, die du als Admin beim Einrichten eines neuen Kenjo-Kontos befolgen musst. In jedem Schritt findest du eine allgemeine Beschreibung der Aufgaben und Links zu detaillierten Anweisungen für jede Aufgabe. Bei einigen der Schritte findest du auch eine häufig gestellte Frage, damit du vorbereitet bist! Wenn du einen Überblick darüber haben möchtest, wie du dein Konto zum ersten Mal einrichtest, kannst du auch das Admin-Handbuch hier herunterladen. 

Vergewissere dich, dass du ein Konto erstellt und dich erfolgreich eingeloggt hast, bevor du die einzelnen Schritte durchläufst. Wenn du Probleme beim Einloggen hast, besuche unseren Artikel Erfolgreich bei Kenjo einloggen. 

• Schritt 1: Hinzufügen von Unternehmen, Büros, Abteilungen und Kalendern
• Schritt 2: Mitarbeiterdaten importieren
• Schritt 3: Mitarbeiterprofile und Berechtigungen überprüfen
• Schritt 4: Abwesenheitsarten und -richtlinien konfigurieren
• Schritt 5: Abwesenheiten importieren und Richtlinien zuweisen
• Schritt 6: Arbeitszeiten konfigurieren und Anwesenheit einrichten
• Schritt 7: Lohnabrechnung & Smart Docs konfigurieren
• Schritt 8: Arbeitsabläufe und E-Mail-Vorlagen
• Schritt 9: Weitere "Nice to have's"
• Schritt 10: Live gehen 

Schritt 1: Hinzufügen von Unternehmen, Büros, Abteilungen und Kalendern

Der erste Schritt, um Kenjo zu nutzen, ist das Hinzufügen der grundlegenden Informationen wie Unternehmen, Büros, Abteilungen und Kalender. Achte darauf, dass du alle Beispiel-Daten löschst und den Kollegen, die mit dir an der Einrichtung arbeiten werden, eine Einladung schickst bzw. sie aktivierst.

• Füge die Grunddaten deines Unternehmens hinzu
  
• Konfiguriere deine Kalender
  
• Aktiviere und deaktiviere Funktionen
  
• Arten von Benachrichtigungen (eine Liste der Standardbenachrichtigungen, die deine Mitarbeiter erhalten. Falls du einen Benachrichtigungsblocker benötigst, schreibe uns an [email protected]).

F: Was ist, wenn ich meine Mitarbeiter nach Unternehmen, Büro, Abteilung oder Team filtere und sie nicht finden kann?

A: Die Option, deine Ergebnisse nach Unternehmen, Büro, Abteilung und Team zu filtern, erscheint auf der linken Seite des Bildschirms in der Mitarbeiter-Ansicht. Es kann sein, dass du in der Vergangenheit mehrere Ansichten erstellt hast, die verhindern, dass du jetzt die richtigen Ergebnisse siehst (denn Kenjo merkt sich die letzte Ansicht, die du hattest). Klicke daher auf das Dropdown-Menü jedes Filters, um sicherzustellen, dass du nicht aus Versehen eine Option ausgewählt hast. 

Schritt 2: Mitarbeiterdaten importieren

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt, um dein Konto richtig einzurichten. Bevor du mit dem Import deiner Mitarbeiterdaten beginnst, solltest du dir darüber im Klaren sein, welche Mitarbeiterinformationen du in Kenjo haben möchtest. Du kannst Mitarbeiter manuell hinzufügen oder sie mit Hilfe einer Excel-Vorlage importieren.

• Mitarbeiterdaten importieren
  
• Einen neuen Mitarbeiter manuell anlegen

Schritt 3: Mitarbeiterprofile und Berechtigungen überprüfen

Kenjo bietet verschiedene Profile, die jedem Mitarbeiter in deinem Unternehmen zugewiesen werden müssen. Diese Profile legen fest, welche Berechtigungen die Mitarbeiter/innen haben, um alle Funktionen von Kenjo zu nutzen. So wird sichergestellt, dass deine Mitarbeiter nur die Bereiche sehen, bearbeiten und löschen, die für sie bestimmt sind.

• Arten von Profilen und Berechtigungen
• Profile und Berechtigungen verwalten

Hinweis: Wenn du benutzerdefinierte Profile erstellen musst, wird dir dein Onboarding-Manager dabei helfen. Es gibt viele verschiedene Berechtigungsoptionen, die du an die Bedürfnisse deines Unternehmens oder Einzelner Mitarbeiter anpassen kannst. Vergiss nicht, die Berechtigungen mit einem Testbenutzer zu testen!

Schritt 4: Abwesenheitsarten und -richtlinien konfigurieren

Kenjo bietet zwei Möglichkeiten, Abwesenheiten zu identifizieren: Abwesenheitsarten und Abwesenheitsrichtlinien. Du kannst viele Freizeitrichtlinien für dieselbe Freizeitart erstellen. Natürlich musst du zuerst die Abwesenheitsarten und -richtlinien deines Unternehmens in Kenjo anlegen, bevor du sie deinen Mitarbeitern zuweisen kannst.

• Erstellen von Abwesenheitsarten und Richtlinien
• Bearbeitung von Abwesenheitsanfragen

F: Muss ich immer mit den aktuellen Salden von heute beginnen?

A: Das musst du nicht. Es gibt vier Möglichkeiten, wenn es um die Zuweisung von Freizeit geht. Du kannst entweder:

• mit den aktuellen Salden von heute beginnen,
• die Abwesenheitsdaten des aktuellen Zyklus importieren
• alle historischen Abwesenheitsdaten importieren
• oder Richtlinien für den nächsten Zyklus zuweisen und erst dann beginnen

Schritt 5: Abwesenheiten importieren und Richtlinien zuweisen

Wenn du alle Abwesenheitsarten und -richtlinien erstellt hast, ist es an der Zeit, sie deinen Mitarbeitern zuzuweisen. Du kannst sie manuell zuweisen oder die Daten mit einer Excel-Datei importieren. 

• Importieren von Abwesenheitsarten und Richtlinien
  
• Richtlinien zuweisen

F: Was ist, wenn ein Mitarbeiter nicht sieht, wie er in Kenjo eine Auszeit beantragen kann?

A: Das liegt wahrscheinlich daran, dass du den neuen Mitarbeiter angelegt, aber vergessen hast, ihm eine Freistellungsrichtlinie und -art zuzuweisen. Gehe zu Abwesenheiten > Unternehmen > Name des Mitarbeiters und klicke auf die drei Punkte ganz rechts. Nun kannst du die Abwesenheitsrichtlinie zuweisen. Eine ausführliche Anleitung findest du im Artikel Zuordnung von Abwesenheiten.

Schritt 6: Arbeitszeiten konfigurieren und Anwesenheit einrichten

Im nächsten Schritt fügst du alle möglichen Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter hinzu und ordnest sie ihnen zu. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die korrekte Berechnung von Abwesenheitstagen (z. B. Urlaub) und die Erfassung von Überstunden. Wenn du auch die Anwesenheit erfassen möchtest, kannst du dies in Kenjo einrichten und die Anwesenheits-Widgets aktivieren (sobald sie aktiviert sind, erscheinen sie auf der Homepage deiner Mitarbeiter/innen in Kenjo).

• Arbeitspläne konfigurieren
  
• Vorlage für Arbeitspläne erstellen
  
• Zeiterfassung
  
• Widgets zur Anwesenheit verstehen
  
• Geolocation aktivieren (Mobil)
  
• Überstundenkompensation aktivieren und berechnen

F: Was ist, wenn ein Mitarbeiter nicht sieht, wie er seine Stunden in Kenjo melden kann?

A: Wenn du einen neuen Mitarbeiter anlegst, musst du die Anwesenheitsverfolgung manuell aktivieren. Gehe zum Profil des Mitarbeiters und klicke auf der rechten Seite des Bildschirms unter Aktionen auf ZEITERFASSUNG AKTIVIEREN. 

Schritt 7: Lohnabrechnung & Smart Docs konfigurieren

Im Bereich Lohnabrechnung kannst du deine Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem Zeitintervall deiner Wahl berechnen und als Excel- oder CSV-Datei mit den Informationen exportieren, die dein Buchhalter benötigt. Du kannst die Gehaltsabrechnungen (und andere relevante Dokumente) später in die Konten deiner Mitarbeiter/innen hochladen. Deshalb ist es auch wichtig, dass du lernst, wie du Dokumente und Vorlagen hochlädst und deinen Dokumenten Markierungen hinzufügst.

• Mitarbeitervergütung hinzufügen
• Einrichten deiner Lohnabrechnung
• Hochladen von HR-Dokumenten und -Vorlagen (vergiss hier nicht, alle Dokumente zu markieren!)

Schritt 8: Arbeitsabläufe und E-Mail-Vorlagen

Deine Workflows sind eine Möglichkeit, gängige HR-Prozesse zu automatisieren, die eine E-Mail-Benachrichtigung auslösen können (z. B. die Benachrichtigung eines Vorgesetzten, dass ein Mitarbeiter Urlaub beantragt hat) oder eine Aufgabe (z. B. die Erstellung einer Unternehmens-E-Mail als Teil des Onboardings eines neuen Mitarbeiters). 

Workflows sind eng mit E-Mail-Vorlagen verknüpft, da der Inhalt der Benachrichtigungen, die die Workflows auslösen, aus den zuvor erstellten Vorlagen stammt. Um dir die Arbeit zu erleichtern, haben wir einen Artikel erstellt, in dem wir zeigen, wie Workflows erstellet werden können, und einige gängige Beispiele für Workflows hinzugeführt.

• Workflows und E-Mail-Vorlagen erstellen
• Best Practice: Beispiele für Workflows und E-Mail-Vorlagen für die Personalabteilung

Hinweis: Höchstwahrscheinlich werden deine Mitarbeiter und Manager weitere Workflow-Ideen liefern, sobald sie Kenjo nutzen. Starte mit grundlegenden Workflows und passe diese dann entsprechend dem Feedback der Teams an. Du kannst auch Vorgesetzte in den Onboarding Prozess mit einbeziehen, wenn dir das nötige Wissen über die Arbeitsabläufe in verschiedenen Teams fehlt.

Schritt 9: Weitere "Nice to have's"

Jetzt hast du die grundlegendsten und wichtigsten Bereiche von Kenjo für die Inbetriebnahme eingerichtet. Es gibt jedoch noch ein paar andere Funktionen, die du vorher einrichten solltest, z. B. dein Organigramm, deine Meetings, deine Ziele, Pulse und deine Slack-Integration.

• Org Chart einrichten
• Meetings einrichten
• Ziele einrichten
• Aktiviere Pulse
• Slack-Integration einrichten

Schließlich kannst du deine eigenen Ansichten, Berichte und Dashboards erstellen!

Schritt 10: Live gehen

Und das war's! Du hast es bis zum Ende der ersten Schritte von Kenjo geschafft.

Um dich auf den Go Live vorzubereiten, empfehlen wir dir, den Willkommens-Assistenten zu konfigurieren und eine Home-Ankündigung in deinem Newsfeed zu posten. Du kannst auch unser Mitarbeiterhandbuch weitergeben, indem du die PPT Version hier herunterlädst und kopierst, oder du erstellst dein eigenes!

• Willkommens-Assistenten konfigurieren
• Newsfeed verwalten
• Massen-Aktivierung deiner Mitarbeiter
• Mitarbeiterstatus finden

Bevor du live gehst, wollen wir sicherstellen, dass du alles richtig eingerichtet hast. Lade diese Checkliste herunter und achte darauf, dass du alle relevanten Punkte abhakst!

FAQ: Was kann ich als Admin tun und wann sollte ich mich an den Kenjo-Support wenden?

Als Admin hast du Berechtigungen und Zugriff auf alle Funktionen, die du in Kenjo erworben hast. Daher liegt es in deiner Verantwortung, das Konto deiner Organisation richtig einzurichten, auf das Feedback deiner Kollegen zu hören und neue Ideen umzusetzen. Wenn Mitarbeiter ein Problem mit der Software haben, sollten sie sich in erster Linie an dich wenden. 

Wende dich an den Support ([email protected]), wenn du siehst, dass etwas nicht stimmt, du blockiert bist oder Hilfe bei etwas brauchst, das deinen Aktionsradius überschreitet. Wir empfehlen dir, zuerst in unserem Help Center nach einer Antwort zu suchen. Wir arbeiten fortlaufend daran, unsere Inhalte auf dem neuesten Stand zu halten, um auf alle deine Fragen effektiv und zeitnah zu antworten!

Abschließende Hinweise:

• Wenn du Fragen hast, sieh dir die FAQ für Admins hier an.
• Vergiss nicht, dich jeden Monat in unseren Produkt-E-Mails und im Bereich "Was gibt es Neues in Kenjo?" in unserem Help Center über die neuen Funktionen zu informieren.
• Wir haben auch Webinar-Inhalte, exklusiv für Nutzer, die sich im Help Center angemeldet haben. Du kannst sie dir hier ansehen.