Im Bereich Smart Docs hast du die Möglichkeit alle deine Unternehmens- und Mitarbeiterdokumente zu verwalten. Falls der Smart Docs Button im Seitenmenü nicht angezeigt wird stelle bitte sicher, dass du dieses Feature in den Grundeinstellungen aktiviert hast. Um diese Funktion zu aktivieren, gehst du zu Einstellungen > Übersicht > Smart Docs und schaltest das Feature ein.


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Smart Docs Markierungen


Wenn du auf Einstellungen klickst, kannst du Markeirungen für deine Dokumente erstellen, um deine Dokumente zu kategorisieren. Erstelle so viele wie nötig und füge Farben hinzu, um deine Dokumente leicht zu identifizieren.



Best Practice 

  • Hier sind einige Ideen für Tags, die Sie erstellen können:
  • Arbeitsverträge
  • Beurteilungen
  • Datenschutz
  • Spesen/Rechnungen
  • Reisepass
  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Visum
  • Kündigungs-/Entsendungsschreiben
  • Abwesenheitsbescheinigung
  • Lebenslauf und Bewerbungen
  • Gehaltsabrechnung
  • Unterzeichnete Dokumente
  • E-Signatur


Arten von Smart Docs


Sobald du Smarts Docs aktiviert hast, klicke auf die Funktion auf der linken Seite des Bildschirms. Sie werden 5 verschiedene Abschnitte finden: 

Meine Dokumente, Unternehmensdokumente, Mitarbeiterdokumente, Digitale Signatur, Vorlagen, Import.


Best Practice


Wenn du Dokumente in großen Mengen importieren möchtest, ist es empfehlenswert, komprimierte Dateien hochzuladen, um die Leistung der App zu beschleunigen. Es gibt einfache Tools zum Komprimieren von Dateien, z. B. https://smallpdf.com/compress-pdf.


Denke daran, dass die maximale Größe von Dokumenten 10 MB beträgt.


Meine Dokumente

 

In diesem Bereich findet jeder Mitarbeiter seine persönliche Dokumente. Diese können zum Beispiel Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder Atteste sein oder Dokumente, die du im Namen des Mitarbeiters hinzufügst.



 

Mithilfe von Markierungen kannst du Dokumente noch schneller finden. Du kannst jedes Dokument mit einer Vielzahl von Markierungen versehen und diese danach filtern. 


Markierungen legst du an, indem du unter Einstellungen > Smart Docs die Option Markierung hinzufügen wählst. 


Hinweis: Abhängig von der Berechtigung, die der Mitarbeiter in Kenjo hinterlegt hat, kann er eine Lesebestätigung einfordern, Dokumente bearbeiten und herunterladen. Die vorhandenen Berechtigungen kannst du unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen einsehen oder verändern. 



Unternehmensdokumente 


:information_source:Der Bereich Unternehmensdokumente ist für alle Mitarbeiter sichtbar.

Hier kannst du alle Dokumente hochladen, die für dein gesamtes Unternehmen jederzeit zugänglich sein sollen. Das bietet sich vor allem für interne Handbücher, Richtlinien oder rechtliche Dokumente an. 



Mitarbeiterdokumente

 

Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar. 

Unter Mitarbeiterdokumente hast du Zugriff auf die Dokumente aller Mitarbeiter des Unternehmens. Als Admin kannst du die Dokumente anzeigen, bearbeiten und löschen. Außerdem kannst du Dokumente hochladen, herunterladen sowie eine Lesebestätigung für jedes Dokument anfordern.



Im Bereich der Mitarbeiterdokumente gibt es nochmals zwei Unterscheidungen: 

  • Für *Vorname Nachname* sichtbar: Hinterlege hier Dokumente, die der Mitarbeiter direkt sehen soll. Sie werden dann in seinem Bereich "Meine Dokumente" gespeichert.
  • Für *Vorname Nachname* verborgen: Hinterlege hier Dokumente, die sich auf den Mitarbeiter beziehen, die du versteckt halten möchtest. Wenn du ein Dokument aus dem sichtbaren Bereich in den verborgenen Bereich verschieben möchtest oder umgekehrt, geht das einfach per Drag & Drop.


Wenn du ein Dokument für den Mitarbeiter sichtbar hochlädst, sieht dieser das Dokument später in "Meine Dokumente". Wenn du das Dokument für den Mitarbeiter unsichtbar hochlädst, sehen nur du und weitere Mitarbeiter mit dieser Berechtigung das Dokument. 

 


Digitale Signatur


:information_source: Dieser Bereich ist nur für die Profile Admin und HR-Admin sichtbar.


Auf der Registerkarte Digitale Signatur findest du den Status aller deiner Dokumente, die eine digitale Signatur angefordert haben. Du siehst das Dokument, den Empfänger, die E-Mail des Empfängers, den Autor, das Datum, an dem es gesendet wurde, und den Status.


:bulb:Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren, wie du diesen Bereich verwalten kannst.



Vorlagen

 

:information_source:Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar.

Im Bereich Vorlagen kannst du Dokumente hochladen und anschließend für einzelne Mitarbeiter bearbeiten. 

Wenn du ein individuelles Dokument für einen Mitarbeiter erstellen möchtest, kannst dies durch Platzhalter personalisieren. Platzhalter können alle Angaben aus dem Kenjo Profil sein.

 

Im dies zu gewährleisten musst du den Feldnamen einfach in geschweifte Klammern setzen. 


Beispiel:



Die genaue Benennung in den Platzhaltern muss nicht identisch dem Feldnamen in Kenjo sein, sie sollen dir nur bei der Orientierung helfen. 

Sobald du das Dokument mit allen Platzhaltern erstellt hast, kannst du es über das + Symbol in Kenjo hochladen. 

Anschließend wirst du aufgefordert, allen Feldern mit Platzhaltern ein entsprechendes Feld von Kenjo zuzuweisen. Danach kannst du das Dokument für deine Mitarbeiter verwenden.


Wenn du ein Dokument für einen bestimmten Mitarbeiter erstellen möchtest, kannst du dies tun indem du auf die entsprechende Vorlage klickst. Wähle dann die Option "Dokument erstellen" und du erhältst eine Liste aller Mitarbeiter. Nach dem speichern des Dokuments kannst du erneut festlegen, ob es für den Mitarbeiter sichtbar sein soll. 


:rotating_light:Hinweis: Es können nur ".docx" als Vorlagen hochgeladen werden.


Import


:information_source:Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen sichtbar.

Wenn du mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen möchtest und diese dann automatisch einzelnen Mitarbeiter zuordnen willst, dann kannst du den Import wählen. 

 
Der Massenimport beinhaltet zwei Varianten:


  • Lohnabrechnungen 

Füge hier die Gehaltsabrechnungen deiner Mitarbeiter ein und Kenjo identifiziert automatisch den entsprechenden Kollegen. Anhand des Namen oder der Ausweisnummer im Dokument erkennt Kenjo aden Mitarbeiter. Mit dieser Funktion kannst du sowohl eine als auch mehrere Gehaltsabrechnungen für vioele Mitarbeiter gleichzeitig hochladen. 

  • Andere

Hier kannst du alle anderen Arten von Dokumenten hochladen und sie anschließend manuell den Mitarbeitern zuordnen. Falls du hier einen Massen-Upload vornehmen möchtest ist der einfachste Weg, das Dokument in einem gewissen Format vorab auf deinem Computer zu speichern. Hier ein Beispiel: Dateiname#email.extension (Arbeitsvertrag#frank.pdf). Im Bereich E Mail setzt du einfach den Namen ein, der in der Unternehmensemail (in Kenjo angegeben) vor dem @ Zeichen steht. 





Zur Kontrolle kannst du deine hochgeladenen Dateien immer noch einmal überprüfen, bevor sie dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Außerdem kannst du hier auch nochmals die Sichtbarkeit auswählen.

Wenn du alle Angaben überprüft hast, kannst du deine Dateien final über ALLE IMPORTIEREN hochladen.