Hinzufügen von Markierungen zu Dokumenten

Geändert am Fri, 13 May 2022 um 03:48 PM

Unter dem Abschnitt Smart Docs, hast Du die Möglichkeit die gesamten Unternehmens- und Mitarbeiter*innen-Dokumente zu verwalten. Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zu Einstellungen > Überblick > Smart Docs und aktiviere den Schalter.  

 

Hier erfährst Du mehr zu den verschiedenen Arten an Dokumenten.

 

Markierungen für Smart Docs

 

Markierungen dienen zur Organisation Deiner Dokumente in Kenjo. Sie helfen Dir, Deine Dokumente effektiver zu filtern und stellen den sauberen Ablauf von Workflows sicher. 

 

Kenjo bietet bestimmte Standard-Markierungen. Unter Einstellungen > Smart Docs > Einstellungen, kannst Du diese aktivieren oder deaktivieren, sowie neue benutzerdefinierte Markierungen hinzufügen oder bestehende löschen. 


Du kannst zudem bestimmen, ob Du Markierungen als verpflichtend kennzeichnen möchtest. Da auch andere Funktionen in Kenjo auf Markierungen, die zu Dokumenten hinzugefügt wurden, zurückgreifen, empfehlen wir Dir, diese Funktion zu aktivieren.



 Deaktiviere Markierungen: Du kannst den Schalter aktivieren und deaktivieren, um Markierungen entsprechend zu aktivieren oder zu deaktivieren. Deaktivieren einer Markierung entfernt diese nicht von bereits existierenden Dokumenten. Auch, wenn Du die Markierung nicht mehr beim Hochladen eines Dokuments auswählen kannst, wird sie in der Vorschau der Dokumente weiterhin sichtbar sein, sowie für das Filtern und Suchen von Dokumenten auf der Seite Smart Docs hinterlegt bleiben. 

 

Löschen von Markierungen: Es ist nicht möglich, eine Markierung zu löschen, die zu bereits existierenden Dokumenten hinzugefügt wurde. Um Markierungen zu löschen, musst Du sicherstellen, dass diese mit keinem Dokument mehr verknüpft sind.



Beachte: Du kannst mehrere Markierungen zu einem Dokument hinzufügen. Beachte dabei, dass das Hinzufügen von mehreren Markierungen sich auch auf die Sichtbarkeit von Dokumenten auswirken kann. Zum Beispiel sehen ein Dokument, das die Markierungen “Lohnbescheinigung” und “Lohnabrechnung” hat, beide Gruppen der Markierungen.




Die Sichtbarkeit von Dokumenten mit Markierungen einschränken


Wenn du ein Unternehmensdokument hochladen möchtest, das nicht für alle Mitarbeiter deines Unternehmens sichtbar ist, kannst du es mit einer einschränkenden Markierung versehen. Gehe einfach wie folgt vor:

  • Gehe zu Einstellungen > Smart Docs > Einstellungen
  • Klicke unter Benutzerdefinierte Markierungen auf (+) MARKIERUNG HINZUFÜGEN
  • Wähle einen Namen für die Markierung (in diesem Beispiel: Steuern)
  • Wähle für diese Markierung die Option "nicht für alle sichtbar" und wähle die Person, die diese Markierung sehen darf



Weise nun jedes Mal, wenn du ein Dokument erstellst, das z.B. Steuern betrifft, diese Markierung zu. Nur die Person, die du dieser Markierung zugewiesen hast, darf darauf zugreifen. Beachte jedoch, dass die Zuweisung eines Dokuments Vorrang vor seiner eingeschränkten Sichtbarkeit hat. Das bedeutet, dass im obigen Beispiel nur der betreffende Mitarbeiter die Dokumente mit der Markierung "Steuern" sehen kann, es sei denn, er weist dieses Dokument einem anderen Mitarbeiter zu. In diesem Fall sieht nun auch der zugewiesene Mitarbeiter das Dokument.


Best Practice 

Hier sind einige Ideen für Tags, die Sie erstellen können:

  • Arbeitsverträge
  • Beurteilungen
  • Datenschutz
  • Spesen/Rechnungen
  • Reisepass
  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Visum
  • Kündigungs-/Entsendungsschreiben
  • Abwesenheitsbescheinigung
  • Lebenslauf und Bewerbungen
  • Gehaltsabrechnung
  • Unterzeichnete Dokumente
  • E-Signatur



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