Du kannst die Anwesenheitserfassung (Zeiterfassung) für deine Mitarbeiter aktivieren, damit die über Kenjo ihre Zeiten tracken können. 

Hinweis: Dieser Artikel ist insbesondere nützlich für die Verwaltungen, die verstehen möchten, wie die Anwesenheitsverfolgung bei Kenjo fuktioniert oder für die Administratoren als Zusammenfassung für die Anwesenheitsverfolgung.  

INHALTSVERZEICHNIS

• Erste Schritte
• One-Click-Zeiterfassung vs. Manuelle Erfassung
• Berechnung der erwarteten Stunden
• Erfasste vs. erwartete Stunden
• Anwesenheitseinträge verwalten
• Eine Pause hinzufügen
• Anwesenheitseinträge genehmigen
• Anwesenheitsliste exportieren
• Zeiterfassung Übersicht
• Zusammenfassung der Berechtigungen für Profile auf Kenjo bezüglich der Teilnahme

Erste Schritte

Um die Zeiterfassung richtig nutzen zu können, müssen die Administratoren zuvor Folgendes getan haben:

• die Anwesenheit in dem Unternehmen (oder für bestimmte Mitarbeiter) aktivieren
• den Arbeitsplan den Mitarbeitern zuweisen

Nachdem diese Einstellungen vorgenommen wurden, rechnet Kenjo die zu erwarteten Stunden automatisch aus und der Mitarbeiter kann seine Zeiten erfassen, ohne es selber nachrechnen zu müssen. 

One-Click-Zeiterfassung vs. Manuelle Erfassung

Kenjo bietet zwei Möglichkeiten, wie deine Mitarbeiter ihre Stunden erfassen können (auf dem Handy und auf dem Desktop). Diese Optionen werden "Anwesenheits-Widgets" genannt:

• Die One-Click-Zeiterfassung - die aus einer Schaltfläche besteht, auf die die Mitarbeiter jedes Mal klicken, wenn sie einchecken, eine Pause machen oder auschecken möchten.
  
   
  
  
• Die Manuelle Zeiterfassung - welche die Option gibt, die Start-, End- und Pausenzeiten manuell einzugeben.

Berechnung der erwarteten Stunden

Die erwarteten Stunden richten sich nach dem Arbeitsplan und den Wochenstunden. Die Wochenstunden werden gleichmäßig auf jeden Arbeitstag pro Woche verteilt und dann mit den Arbeitstagen in jedem Monat multipliziert.

Beispiel: Wenn der Mitarbeiter 24 Stunden, drei Tage (Montag, Dienstag und Mittwoch) die Woche arbeitet, rechnet das Kenjo automatisch hoch, dass er an jedem der drei Tage acht Stunden arbeiten wird. 

• Im Februar ergibt dies eine Summer von 96 erwartete Stunden: 12 Arbeitstage x 8 = 96 Stunden.
  

• Im März ergibt dies jedoch 14 Arbeitstage x 8 = 112 Stunden.
  

Hinweis: Wenn der Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragt hat, sei es Urlaub, Feiertag, Krank etc., wird das in den Anwesenheiten der Mitarbeiter berücksichtigt und von den zu erwarteten Stunden abgezogen. 

Wichtig: Die monatliche Arbeitszeit, die in Kenjo erwartet wird, kann, wie oben schon abgebildet, von Monat zu Monat variieren, da die Länge des Monats, die arbeitsfreien Tage, Feiertage usw. eine Rolle, bei der Berechnung der erwarteten Stunden, zählen. 

Erfasste vs. erwartete Stunden

Unter Mitarbeiter > Anwesenheit können die Administratoren, Manager die Anwesenheitseinträge der Mitarbeiter einsehen. Die Mitarbeiter selber können nur die eigenen einsehen und falls sie untergeordnete haben, diese auch. 

Folgende Informationen werden angezeigt:

• Bisher erfasst: Das Summe, die bis Stand Jetzt erfasst wurden. 
• Erwartet (Datum): Erwartete Arbeitsstunden bis zu dem genauen Tag, an dem die Stunden überprüft werden. 
• Diesen Monat erwartet: Erwarteter Gesamtsaldo für den Monat

Informationen zu Überstunden (falls aktiviert) werden ebenfalls angezeigt:

• Startbilanz: Enthält das Restguthaben des Vormonats. Dieser Saldo kann positiv (um die noch nicht vergüteten Überstunden anzuzeigen) oder negativ (um die Stunden anzugeben, die der Mitarbeiter noch arbeiten muss) sein.
  
• Diesen Monat verdient: Überstunden oder auch Minusstunden, die der Mitarbeiter in diesem Monat geleistet hat
• Diesen Monat kompensiert: Überstunden, die entweder ausbezahlt oder in eine Abwesenheit umgewandelt wurden.
• Aktuelle Bilanz: Gesamtüberstundensaldo, den der Mitarbeiter in dem Monat gesammelt hat.

Anwesenheitseinträge verwalten

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter vergessen, ihre Stunden zu erfassen, insbesondere nach einer Pause. Daher ermöglicht das Standardprofil eines Mitarbeiters bei Kenjo ihm, den Anwesenheitseintrag zu bearbeiten und die Start- und Endzeit eines Arbeitstages sowie eine beliebige Pause hinzuzufügen.

Für eine längere Pause könnten sie einfach 2 oder mehr Zeitfenster pro Tag über das [+]Symbol nutzen. Die Mitarbeiter können auch pro Zeitfenster einen Kommentar hinzufügen, um den produktiven Tag fest zu halten.

Manager können den Eintrag ihrer Untergebenen und Administratoren die des gesamten Unternehmens bearbeiten.

Eine Pause hinzufügen

Bei der manuellen Eingabe einer Anwesenheit hast du die Möglichkeit, so viele Pausen wie gewünscht hinzuzufügen, indem du auf Pausen und dann auf [+] Pause hinzufügen klickst.

Gib nun die Anfangs- und Endzeit der Pause(n) ein und klicke auf SPEICHERN. Deine Pausen werden dann in den Gesamtstunden des Tages, den du gerade bearbeitest, berücksichtigt.

Wenn du die One-Click-Zeiterfassung verwendest, werden die Daten automatisch auf den Stundenzettel übertragen, wo die genaue Anfangs- und Endzeit der Schicht(en) angezeigt wird. Die Daten basieren dann auf dem Zeitpunkt, an dem der Mitarbeiter auf EINE PAUSE MACHEN drückt.

Anwesenheitseinträge genehmigen

Im nächsten Schritt werden die Anwesenheitseinträge genehmigt. Diese können nur entweder von den Administratoren, HR-Administratoren oder dem Vorgesetzten des Mitarbeiters genehmigt werden. Sobald ein Anwesenheitseintrag genehmigt wurde, kann der Mitarbeiter den Anwesenheitseintrag nicht mehr bearbeiten.

Wichtig: Sobald ein oder mehrere Anträge genehmigt sind, kann diese Genehmigung nur seitens von Kenjo rückgängig gemacht werden.

Anwesenheitsliste exportieren

Sobald sich Mitarbeiter und Vorgesetzter auf die endgültige Anwesenheitshistorie geeinigt haben und diese vom Vorgesetzten genehmigt wurde, ist die Anwesenheitsdatei für den Export bereit. Unter AKTIONEN > Exportieren kann der Benutzer entweder als PDF exportieren oder als Dokument exportieren.

An die PDF-Version wird ein digitales Signaturzertifikat angehängt, damit sie für jede Behörde gültig ist. Das bedeutet, dass jede an der PDF-Datei vorgenommene Änderung im Verlauf der Datei registriert wird.

Die PDF-Datei des Anwesenheitsberichts würde etwa so aussehen:

Die Anwesenheits-PDF-Datei würde nicht nur Informationen über den Arbeitszeitplan, die Abwesenheiten, die erwarteten und erfassten Stunden enthalten, sondern auch eine Spalte, die angibt, wann das letzte Änderungsdatum eines Anwesenheitseintrags war, und eine weitere Spalte, die bestätigt, ob der Anwesenheitseintrag genehmigt wurde.

Zeiterfassung Übersicht

Unter Mitarbeiter > Zeiterfassung Übersicht können die Benutzer mit der Berechtigung die nachverfolgten Stunden wöchentlich und monatlich pro Mitarbeiter sehen. Die Daten haben unterschiedliche Hintergrundfarben und Prozentangaben, abhängig von der Differenz zwischen den erwarteten und erfassten Stunden, wie folgt:

• Wenn die Nummern übereinstimmen, grün.
• Wenn mehr erfasste Stunden als erwartet vorhanden sind, gelb.
• Wenn weniger erfasste Stunden als erwartet vorhanden sind, grau.

Manager können nur die nachverfolgten Stunden ihrer Untergebenen sehen. Um mehr über die Anwesenheitsverwaltung zu erfahren, besuche diesen Artikel.

Zusammenfassung der Berechtigungen für Profile auf Kenjo bezüglich der Teilnahme