Zeiterfassung gesetzeskonform

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei der Zeiterfassung ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber entscheidend. Unser System bietet umfassende Funktionen für die gesetzeskonforme Verwaltung der Anwesenheit. Um Deine Zeiterfassung gesetzeskonform zu gestalten, empfehlen wir Dir, über die zur Verfügung stehenden Konfigurationsmöglichkeiten die Realität abzubilden. Dies bedeutet insbesondere, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, sowie die Pausen aktiv erfasst werden sollten.

Im folgenden Artikel geben wir Dir zu jeder Option entsprechende Informationen im Hinblick auf die Rechtskonformität.

Allgemeine Empfehlungen

Wir geben Dir eine allgemeine Empfehlung für eine mögliche Konfiguration der Einstellungen, um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen. Zu allererst: 

• Aktiviere die Zeiterfassung für jeden Mitarbeiter
• Nutze Echtzeit-Methoden: Aktiviere die Zeiterfassungsmethode One-Click-Zeiterfassung

Wenn Du das Zeiterfassungsterminal verwendest oder dies in Erwägung ziehst, aktiviere unter Anwesenheit > Einstellungen > Anwesenheitsrichtlinien > Zeiterfassungsmethoden die Methode PIN Code oder QR Code.

Mit diesen Methoden kannst Du sicherstellen, dass die Anfangs- und Endzeit sowie die Pausenzeiten aktiv erfasst werden und somit der Realität entsprechen. Beachte, dass Du die Berechtigung zur Bearbeitung der Zeiterfassung deaktivierst. Auf diese Weise kannst Du sicherstellen, dass keine der erfassten Einträge geändert werden und somit die Realität verfälschen.

Tipp: Schule deine Mitarbeitern darin, dass sie zu Beginn und am Ende ihres Arbeitstages ein- und auschecken sowie, dass sie die Pausen dann ein- und ausstempeln, wenn sie die Pausen auch tatsächlich einlegen.

Empfehlungen pro Abschnitt

Werfen wir einen Blick auf alle weiteren möglichen Konfigurationsoptionen und deren Auswirkungen auf die Einhaltung der Vorschriften. Wir werden die Einstellungsoptionen der Anwesenheitsrichtlinien einzeln durchgehen:

Zeiterfassungsmethoden

• Bearbeitung der Zeiterfassungstabelle

Achtung! Wenn Du Deinen Mitarbeitern erlaubst, die Zeit manuell hinzuzufügen, entspricht dies nicht der Realität.

• One-Click-Zeiterfassung (empfohlen): Bildet die Realität ab
• Terminal Methoden (empfohlen): Bildet die Realität ab

Erfahre mehr über die Zeitferfassungsmethoden hier. 

Standorterfassung

Dies hat keinen Einfluss auf die Einhaltung der Vorschriften, hilft Dir aber dabei, zu verstehen, von welchen Standorten aus Deine Mitarbeiter den Check-in/-out begonnen haben.

Berechtigungen

• Erlauben von Einträgen in der Zukunft

Achtung! Das Hinzufügen von Einträgen in der Zukunft entspricht nicht der Realität. Wir empfehlen die Verwendung von Stechuhr-Methoden, um die Realität abzubilden und gesetzeskonform zu sein

Ruheregeln

• Pausenerinnerung (empfohlen)
  • Pausenvorgaben setzen (empfohlen)
  • Hilft Dir, die verschiedenen gesetzlichen Pausenregelungen einzuhalten.
  • Lege eine Arbeitszeit und die erwartete Pausenzeit fest
  • Mehrere Pausenregeln können eingerichtet werden. Jede zusätzliche Pausenregel muss eine höhere Pausendauer haben als die vorherige, sonst gibt es eine Fehlermeldung
  • Mitarbeiter werden daran erinnert, eine Pause einzutragen, falls sie diese vergessen haben oder die erfasste Pausenzeit aufgrund Deiner Konfiguration kürzer als erwartet ist.
  • Automatischer Pausenabzug: Pausen können automatisch abgezogen werden, wenn sie vergessen wurden. (BETA-Version, funktioniert nur für einzelne Einträge)

Lies hier alles weitere zu Pausenregeln. 

Schichtregeln

In order to be compliant you need to define  1  Maximum hours per day for all employees and block your employees from checking in earlier than their planned work time via  2  Check in limitations. 

Lies hier alles weitere zu Schichtregeln. 

Achtung! Diese Beschränkung zielt darauf ab, das Einchecken vor einer bestimmten Zeit zu beschränken. In diesem Fall verhinderst du, dass deine Mitarbeiter in Echtzeit einchecken, was das Tracking des tatsächlichen Eincheckens unmöglich macht.

Weitere Informationen über die gesetzlichen Regelungen zur Zeiterfassung findest du in unserem neuesten Webinar.