Einrichten von Meetings

Plane deine täglichen Besprechungen, Leistungsbeurteilungen und wöchentlichen Status-Updates mit der Funktion "Meetings" in Kenjo. Gehe zu Einstellungen > Übersicht und aktiviere Meetings. 

Nach der Aktivierung findest du die Funktion unter Home > Meetings. 

Ein Meeting erstellen

Erstelle eine neues Meeting, indem du auf die Schaltfläche (+) NEUES MEETING klickst und die folgenden Schritte ausführst:

Gib der Besprechung einen Namen und wähle ggf. eine Abteilung aus.

Wähle die entsprechende Vorlage für die Besprechung aus.

• Leere Vorlage (verwende diese Option, um deine eigene Vorlage zu erstellen und die gewünschten Tagesordnungspunkte hinzuzufügen)
• Daily Check-In (vordefinierte Vorlage für ein tägliches Standup-Meeting)
• Weekly Check-In (vordefinierte Vorlage für ein wöchentliches Status-Update-Meeting)
• Monthly Check-In (vordefinierte Vorlage für ein monatliches Status-Update-Meeting)
• Führungskräfte-Meeting (vordefinierte Vorlage für ein Führungskräfte-Meeting)

Im nächsten Schritt kannst du das Datum und die Startzeit einstellen.

Wenn du die Option "Meeting wiederholen?" aktivierst, kannst du auswählen, an welchem Tag oder an welchen Tagen der Woche die Besprechung stattfinden soll. Wenn du die Teilnehmer 10 Minuten vor Beginn des Meetings erinnern möchtest, aktiviere die Option "Erinnerung senden".

Sobald du die Besprechung(en) erstellt hast, sieht der Übersichtsbildschirm wie folgt aus:

Teilnehmer

Klicke unter Home > Meetings auf das betreffende Meeting, um zur Übersicht der Besprechung zu gelangen.

Jede Besprechung hat einen Leiter und eine beliebige Anzahl von Teilnehmern. Füge mit (+) TEILNEHMER HINZUFÜGEN weitere Teilnehmer hinzu.

Verwende die Schaltfläche (...), um Mitarbeiter als abwesend zu kennzeichnen, die Leitung der Besprechung zu übertragen oder Teilnehmer zu löschen.

Hinweis: Mitarbeiter, die abwesend sind (Urlaub, Krankheit usw.), werden in der Besprechung automatisch als abwesend gekennzeichnet.

Erinnerungen 

Wenn du im Begrüßungssassistenten die Option "Erinnerung senden" nicht ausgewählt hast, kannst du dennoch die Glocke neben dem Etikett "Teilnehmer" verwenden, um eine sofortige Erinnerung an alle erwarteten Teilnehmer zu senden (Teilnehmer, die an dem Tag, an dem die Besprechung stattfindet, nicht arbeiten, erhalten die Erinnerung nicht). 

Agenda

In der Übersicht des Meetings wird die Agenda angezeigt. Wenn du eine leere Vorlage gewählt hast, werden keine Punkte angezeigt.

Du kannst der Agenda alle erforderlichen Punkte hinzufügen, indem du auf (+) PUNKT HINZUFÜGEN klickst.

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

• Text: Textfelder eignen sich besonders gut, um alle Arten von Gedanken und Notizen festzuhalten. Diese können entweder vom Besprechungsleiter oder von jedem Teilnehmer geändert werden.
• Liste: Mit Hilfe einer Liste erstellst du einfach eine Checkliste, die du in der Sitzung nur noch abhaken musst. So siehst du sofort, ob es noch unbeantwortete Punkte gibt. Auch hier kann der Zugang zur Liste eingeschränkt oder für alle zugänglich gemacht werden.
• Aufgabe: Über den Tagesordnungspunkt Aufgaben kannst du Aufgaben erstellen und allen Teilnehmern direkt zuweisen. Diese erscheinen dann wie gewohnt im Bereich Aufgaben in der Hauptnavigation. So ist sichergestellt, dass verteilte Aufgaben während der Besprechung immer präsent sind.
• Offene Frage: Möchtest du die Meinungen der Teilnehmer zu einem Thema dokumentieren? Füge einfach eine Frage hinzu und definiere die Sichtbarkeit. Du kannst bestimmen, ob die Antworten anonym oder namentlich gespeichert werden und ob alle Teilnehmer Zugriff auf die Antworten haben oder nur der Besitzer. Um die Antworten nicht zu verfälschen, bleiben alle Antworten verborgen, bis du selbst geantwortet hast.

Allgemeine Optionen, die über die Schaltfläche (...) verfügbar sind

Klicke auf die Schaltfläche (...) in der Übersicht des Meetings.

Du hast die folgenden Optionen:

• Vorlage nutzen: Lade eine vorhandene Vorlage und füge den gespeicherten Prozess zum aktuellen Status der Besprechung hinzu.
• Als Vorlage speichern: Für wiederkehrende Besprechungen nach dem gleichen Muster empfiehlt es sich, die einmal erstellte Struktur als Vorlage zu speichern. Beim nächsten Mal kann diese dann direkt mit einem Klick geladen werden.
• Bearbeiten: Passe den Namen, das Datum und andere allgemeine Einstellungen für diese Besprechung an.
• Löschen: Entferne das Meeting dauerhaft.