Configurar las Reuniones

Modificado el Wed, 06 Apr 2022 a las 06:30 PM

Planifica tus reuniones diarias, de evaluaciones de desempeño y actualizaciones de estado semanales utilizando la función Reuniones en Kenjo. Ve a Ajustes y activa la opción Reuniones.


Una vez activado, encontrarás la pestaña Reuniones en tu página de inicio.





Crear una reunión


Crea una nueva reunión haciendo clic en el botón (+) NUEVA REUNIÓN y completa los siguientes pasos:


Asigna un nombre a la reunión y selecciona un departamento, si es necesario.



Selecciona la plantilla correspondiente para la reunión.




  • Plantilla vacía (utiliza esta opción para configurar tu propia plantilla, agregando los elementos de la agenda que desees).
  • Check-in diario (plantilla predefinida para una reunión diaria)
  • Check-in semanal (plantilla predefinida para una reunión del estado semanal)
  • Check-in mensual (plantilla predefinida para una reunión del estado mensual)
  • Actualización del líder del equipo (plantilla predefinida para una reunión de actualización del líder del equipo)


En el siguiente paso, puedes establecer la fecha y la hora de inicio.


Si activas la opción "¿Repetir reunión?", selecciona en qué día o días de la semana tendrá lugar la reunión. Si deseas recordar a los participantes 10 minutos antes de que comience la reunión, marca la opción "Enviar recordatorio".




Una vez que hayas creado su(s) reunión(es). La pantalla de resumen se verá así:






Participantes


En Inicio > Reuniones, haz clic en la reunión correspondiente para acceder a la descripción general de la reunión.


Cada reunión tiene un propietario y un número determinado de participantes. Agrega más participantes haciendo clic en (+) AGREGAR PARTICIPANTE.




Utiliza el botón (...) para marcar empleados como ausentes, transferir la gestión de la reunión a otro participante o eliminar participantes.




Nota: Los empleados que están ausentes (vacaciones, enfermedad, etc.) se marcan automáticamente como ausentes en la reunión.



Recordatorios


Si no seleccionaste "Enviar recordatorio" en el paso previo, aún puedes usar la opción de campana junto a la etiqueta "Participantes" para enviar un recordatorio inmediato a todos los participantes disponibles (aquellos participantes que estén ausentes porque, por ejemplo, están de vacaciones, no recibirán un recordatorio).





Agenda


En el resumen de la reunión, se muestra la agenda. Si eliges la opción "Plantilla vacía", no se mostrará ningún elemento.




Puedes agregar todos los elementos necesarios a la agenda haciendo clic en (+) AÑADIR PUNTO A TRATAR.


Las siguientes opciones están disponibles:




  • Texto: los cuadros de texto son especialmente útiles para realizar anotaciones. Estos pueden ser editados por el propietario de la reunión o por cualquier participante.


  • Lista: con esta opción, podrás crear una lista de verificación con ítems para tachar. De esta manera, puedes ver de inmediato si todavía hay puntos sin responder. Aquí, también, el acceso a la lista se puede restringir o poner a disposición de todos.


  • Tareas: usa el elemento de la agenda Tareas para crear y asignar tareas directamente a todos los participantes. Esto asegura que las tareas distribuidas estén siempre presentes durante la reunión.


  • Pregunta abierta: ¿te gustaría documentar las opiniones de los participantes sobre un tema? Simplemente, agrega una pregunta y define su visibilidad. Puedes determinar si las respuestas se almacenan de forma anónima o no y si todos los participantes tienen acceso a las respuestas o solo el propietario. Para no influenciar las respuestas, estas pueden permanecen ocultas hasta que tú mismo las haya respondido.



Opciones generales disponibles a través del botón (...)


Haz clic en el botón (...) en el resumen de la reunión.


Verás las siguientes opciones:




  • Guardar como plantilla: para reuniones recurrentes que siguen el mismo formato, puedes guardar la estructura como plantilla y reutilizarla en futuras ocasiones.
  • Cargar plantilla: carga una plantilla existente.
  • Editar: personaliza el nombre, la fecha u otras configuraciones generales de esta reunión.
  • Eliminar: elimina permanentemente la reunión.

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