Onboarding de nuevo empleado - Checklist

Modificado el Thu, 07 Apr 2022 a las 04:31 PM

Ya sabes lo que dicen sobre las primeras impresiones, ¿verdad? Como nunca tendrás una segunda oportunidad para dejar una buena impresión, ¡es mejor que aciertes a la primera! Con Kenjo, puedes hacer que tus nuevos empleados/as se sientan bienvenidos/as y apreciados/as, además de involucrar al resto de los compañeros/as y roles que debieran participar en la bienvenida del o la nueva empleada.


¡Hemos preparado una lista de verificación para ayudarte en esta tarea!


Contenidos




Te recomendamos que empieces con los siguientes ítems en la lista después de que el nuevo empleado haya firmado su contrato.



:white_check_mark:Configurar o actualizar el Asistente de bienvenida


Todos tus empleados recibirán un correo electrónico y una descripción de la empresa cuando los agregues a Kenjo. El contenido de este correo electrónico se encuentra en tu Asistente de bienvenida. Esta es la primera comunicación que los empleados leerán de la plataforma, por lo tanto, es extremadamente importante que revises su contenido y lo actualice si es necesario. Ve a Ajustes > Asistente de bienvenida y verifica o actualiza el mensaje de correo electrónico de invitación, la sección "Acerca de la empresa" y "A quién conocer" que tu nuevo empleado debe conocer.



Artículo relacionado: Configurar el Asistente de bienvenida



:white_check_mark:Crear el perfil del nuevo empleado o empleada


Una vez que te hayas asegurado de que tu asistente de bienvenida esté perfecto, puedes crear un nuevo empleado o empleada en Kenjo. En este punto, es posible que ya hayas creado varios perfiles de empleados en el pasado, pero en caso de que necesites refrescar tus conocimientos, consulta este artículo sobre cómo crear un nuevo perfil de empleado.


Mejores prácticas:


Sería una buena idea notificar y enviar tareas a todos los roles involucrados después de crear la nueva cuenta de empleado. Puedes establecer un workflow para eso:


  • Plantilla de correo electrónico:



Cuerpo del correo electrónico:


Hola,


La cuenta de tu nuevo empleado {!userPersonal.displayName} se ha creado exitosamente. La fecha de inicio de su contrato es el {!userWork.startDate}. ¡No olvides ocuparte de todas las tareas relacionadas con el proceso de incorporación!


Saludos,


Tu equipo de recursos humanos



  • Configuración del workflow:



  • La acción del workflow (alertas de correo electrónico y tareas):



  • Otras notificaciones y tareas:





:white_check_mark:Asignar un "Buddy" o compañero


Algunas empresas han visto el valor de involucrar a un/a empleado/a en el proceso de incorporación de los nuevos ingresos. El nombre que se le ha dado en inglés a esta figura es "Buddy" (que significa "compañero"). El o la Buddy ayuda en la incorporación del nuevo/a empleado/a brindándole su experiencia sobre el contexto de la empresa, lo cual termina por aumentar el compromiso y la productividad del nuevo ingreso.


Mejores prácticas:


Para que tu empleado actual sepa que ha sido designado como el Buddy de un nuevo empleado, puedes crear un workflow automático. Sigue estos pasos:


  • Paso 1: Crear campos de empleados personalizados
    • Ve a Ajustes > Campos de empleado > Trabajo (Nota: Recuerda que las áreas Personal y Trabajo son públicas para toda la empresa)
    • Haz clic en (+) AGREGAR CAMPO PERSONALIZADO y agrega el campo "Buddy"



  • Paso 2: Crea un workflow para que el Buddy se entere
    • Plantilla de correo electrónico:



Asunto: Has sido designado como el/la Buddy de {!runningUser.userPersonal.displayName}

Cuerpo:


Hola,


¡Tenemos noticias increíbles! ¡Has sido designado como el Buddy de {!userPersonal.firstName}! Debido a tu destacado desempeño y tiempo en nuestra empresa, ¡sabemos que le darás la bienvenida a nuestro nuevo miembro de la mejor manera posible!


Saludos,


Tu equipo de recursos humanos



  • Configuración del workflow:



  • La acción del workflow:



  • Paso 3: Asigna el Buddy al nuevo empleado
    • Ve al perfil del nuevo empleado en Empleados > Perfil del empleado > Personal
    • En el campo "Buddy", escribe el correo electrónico del nuevo Buddy.
    • En el campo "Correo electrónico del nuevo empleado", agrega el correo electrónico del Buddy


Artículos relacionados:


:white_check_mark:Cargar todos los documentos correspondientes


Lo más probable es que haya documentos que desees compartir con tus nuevos empleados, como las Normas de la empresa o el Manual del empleado de Kenjo. Por lo tanto, no olvides cargar todos los documentos correspondientes al nuevo perfil de tu empleado/a.


  • Ve a Documentos > Documentos de empleados
  • Haz clic en el perfil del nuevo empleado/a
  • Agrega documentos que deseas que sean visibles para tu nuevo/a empleado/a


Mejores prácticas:


¿Tienes varios empleados trabajando de forma remota o estás contratando a alguien en el extranjero? No hay problema. Puedes enviar el contrato y todos los documentos relacionados a tus nuevos empleados con una solicitud de firma digital. Nuestras firmas digitales cumplen con todas las políticas de GDPR, por lo que esta contará como una firma natural.


Artículos relacionados:



:white_check_mark:Asignar políticas de ausencia al nuevo/a empleado/a



Después de que tu nuevo/a empleado/a haya activado su cuenta, puedes comenzar a seguir los siguientes pasos. En primer lugar, no olvides asignar todas las políticas de ausencia que le corresponderán a este/a empleado/a. Revisa el contrato para recordar las condiciones aceptadas y sigue los siguientes pasos:


  • Ve a Ausencias > Empresa y busca el nombre de tu nuevo/a empleado/a
  • Desplaza la barra hacia el lado derecho de la barra y haz clic en los tres puntos
  • Asigna las políticas de ausencia eligiéndolas del menú



Artículos relacionados: Asignar ausencias



:white_check_mark:Programar una reunión de presentación


La planificación es clave cuando se trata de las nuevas incorporaciones. Una vez que tu nuevo/a empleado/a haya activado su cuenta, podrás programar una reunión introductoria para revisar todas las políticas, pautas y documentos importantes.


  • Ve a Reuniones > (+) NUEVA REUNIÓN
  • Agrega el nombre de la reunión (por ejemplo: *Nombre del empleado/a*, ¡bienvenido a Kenjo!)
  • Elige el departamento del empleado/a
  • Elige una plantilla para la reunión. (Nota: a continuación encontrarás cómo crear una plantilla que puedes reutilizar)
  • Establece una fecha para la reunión y una hora de inicio. (Nota: esta debe ser una reunión única)
  • Agrega a tu empleado/a como participante en el lado derecho de la pantalla
  • Agrega elementos nuevos a la reunión haciendo clic en (+) AGREGAR ELEMENTO



Mejores prácticas:


Puedes guardar una plantilla para tus reuniones de bienvenida para reutilizarla una y otra vez. ¡Aquí te dejamos una idea! Simplemente haz clic en los tres puntos (...) junto al nombre de la reunión y luego "Guardar como plantilla". Para las próximas reuniones, podrás utilizar esta misma plantilla.




Elementos de inspiración de la agenda:

  • Introducción
  • Buddy o compañero de incorporación
  • Calendario de incorporación
  • Horarios de Trabajo
  • Políticas de ausencia
  • Políticas de la oficina
  • Seguridad del hardware
  • Directrices de protección de datos
  • Otras tareas


Artículos relacionados: Configurar reuniones



Te recomendamos que completes estos ítems el día que el o la empleada comience



:white_check_mark:Cambiar el correo electrónico personal al correo electrónico del trabajo


Cuando creaste el perfil de tu nuevo/a empleado/a y lo/la invitaste a usar Kenjo, probablemente lo hiciste con el email con el que se postuló a la posición o que utilizó para comunicarte contigo. En caso de que todos tus empleados tengan un email de trabajo, es importante que luego reemplaces la dirección de email personal del nuevo/a empleado/a con su email de trabajo.


Nota: Si cambias el email de trabajo, el usuario podrá iniciar sesión con dicho email, por lo que recomendamos realizar este paso unos días antes de la fecha de inicio del nuevo empleado.

  • Ve a Empleados > Perfil del empleado
  • En el lado derecho de la pantalla, en Acciones, haz clic en CAMBIAR EMAIL DE TRABAJO
  • Agregar la nueva dirección
  • Haz clic en Guardar



:white_check_mark:Añadir nuevas tareas para el/la empleado/a


Hay algunas cosas que quizás deseas que tu nuevo/a empleado/a complete como parte de su proceso de incorporación. Podrían estar relacionados con la lectura de tus Políticas de vacaciones o algo más divertido, como completar la descripción de su perfil. ¡Recuérdales en su primer día de trabajo creando un workflow!


Mejores prácticas:


Crea un workflow para que se active en la fecha del nuevo empleado/a con todas las tareas que tiene que hacer.

  • Plantilla de correo electrónico:



Correo electrónico del cuerpo:


Hola {!userPersonal.firstName},


¡Estamos muy felices y emocionados de tenerte a bordo! En los próximos días, recibirás mucha información sobre tu rol, nuestra empresa y nuestros procesos internos. Pero no te preocupes, estamos aquí para ayudarte de la mejor manera posible. Mientras te vas acostumbrando a todo, hay algunas cosas que ya puedes empezar a preparar. Haz clic aquí para ver tus primeras tareas.


Saludos,


Tu equipo de recursos humanos


  • Configuración del workflow:



  • Acciones para el workflow (tareas):




:white_check_mark:Opcional:


Introducir al nuevo empleado dándole un Shoutout (Agradecimiento)

Algunos de nuestros clientes han utilizado la función Agradecimientos para introducir nuevos/as empleados/as a la empresa. Los Shoutouts o Agradecimientos suelen ser para reconocer el desempeño sobresaliente, pero ¿quién dice que comenzar en un nuevo trabajo no es de por sí sobresaliente? Simplemente ve al perfil del nuevo empleado y haz clic en DAR UN AGRADECIMIENTO. Asegúrate de hacerlo cuando tu nuevo/a empleado/a ya haya actualizado su foto de perfil para que todos puedan reconocerlo. El saludo aparecerá en la página de inicio de todos.





Usar Anuncios para los nuevos ingresos

Si tienes más de un/a empleado/a que se une a su empresa al mismo tiempo, puede crear un pequeño equipo llamado "Nuevos ingresos". Así podrás personalizar y gestionar todas las configuraciones y comunicaciones de una forma más sencilla. Por ejemplo, como parte del proceso de incorporación, puedes agregar un anuncio dirigido solo a este grupo. 

Sigue los siguientes pasos:


  • Para crear un nuevo equipo, ve a Ajustes > Mi empresa > Equipos y haz clic en el símbolo (+).
  • Luego, ve al perfil de cada uno de tus nuevos empleados y agrégalos a este nuevo equipo.
  • Finalmente, crea un nuevo Anuncio y, en lugar de publicarlo para todos, personaliza tu anuncio para que sea visible solo para este grupo. Puedes añadir aquí todos los documentos que tendrán que leer en su primera semana.
  • Nota: asegúrate de establecer workflows que te recuerden actualizar constantemente a los miembros de este equipo.


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