Los Workflows te permiten automatizar procesos en tu empresa, como enviar email o asignar tareas. Con nuestras plantillas de email y Workflows, puedes definir una cantidad ilimitada de procesos, tareas y notificaciones asociadas. Para configurar correctamente tus Workflows, deberás seguir tres pasos:

• Paso 1: Crear plantillas de email
• Paso 2: Crear los Workflows
• Paso 3: Añadir acciones a nuestros Workflows

Aquí puedes ver un resumen general de cómo crear tus workflows. Nota: haz clic en la imagen para verla con mayor claridad.

Y aquí un ejemplo:

Paso 1: Crear plantillas de email

Ve a Ajustes > Plantillas de email. Aquí crearemos los emails que serán enviados por tus Workflows una vez que se activen.

• Haz clic en (+) Crear plantilla de email
• Elige un nombre para la plantilla

Ajustes:

Antes de crear el asunto y cuerpo de la plantilla, completa los ajustes de la plantilla de email ubicados a la derecha de la pantalla:

• Categoría: dependiendo de tu Workflow, elige entre RRHH, Reclutamiento u Otro.
• Empresa: campo opcional. Puedes elegir la empresa a la que pertenece dicho Workflow, o dejar el campo vacío.
• Idioma: elige el idioma en el que escribirás el email. Este será el idioma utilizado para completar los campos autocompletables en tu email, en caso de que uses alguno.
• Objeto: elige el mismo Objeto que el Workflow donde usarás esta plantilla de email.
• Campo: al confeccionar tu email, puedes utilizar ciertos campos que se completarán automáticamente en función del Objeto que desencadena la acción. Cópialos y pégalos en el Asunto y cuerpo de tu email y, una vez que se envíe el email, cada campo será reemplazado por el valor de ese campo específico. Cada Objeto te ofrece diferentes campos.

Para nuestro ejemplo, hemos seleccionado el objeto "Solicitud de ausencia" y los campos "Usuario relacionado - Nombre para mostrar" y "Tipo de ausencia".

Cuando nuestro Workflow envíe un email usando esta plantilla, el sistema completará automáticamente el nombre del empleado que solicitó la ausencia, así como el nombre del tipo de ausencia y cualquier otro detalle que hayamos incluido utilizando campos autocompletables.

Por ejemplo: en el Asunto de nuestra plantilla de email, hemos escrito lo siguiente:

"El empleado {!relatedUser.displayName} ha solicitado {! _TimeOffTypeName}".

El sistema completará automáticamente el asunto de nuestro email con la información relevante de cada solicitud de ausencia. Por ejemplo, si el empleado es Albert Bishop y solicita una ausencia del tipo Vacaciones, el asunto del email que envíe nuestro workflow será el siguiente:

"El empleado Albert Bishop ha solicitado Vacaciones".

Nota:

• La selección del Objeto está relacionada con la selección del Objeto en el Workflows. El Objeto en las plantillas de email SIEMPRE debe ser idéntico al Objeto de los Workflows en los que queremos usarlos.
• En el ejemplo de creación de un Workflow para la solicitud de ausencia, elegimos Solicitud de ausencia como el objeto en nuestro Workflows. Por lo tanto, en nuestra Plantilla de email, elegimos Solicitud de ausencia una vez más.

Cuerpo:

Una vez que termines de agregar el nombre y el asunto, así como de elegir la categoría, la empresa, el idioma y el objeto, es el momento de crear el cuerpo de tu email. Puedes personalizar cada email y comunicar toda la información necesaria al destinatario tanto escribiendo el mensaje como utilizando los campos autocompletables.

Ejemplo: El empleado {!relatedUser.displayName} ha solicitado {! _TimeOffTypeName} de {! _From} a {! _To}.

En este ejemplo, se informa al destinatario del email sobre el nombre del solicitante, el tipo de ausencia solicitado y el período de ausencia solicitada.

Una vez que el cuerpo de nuestro email esté listo, hacemos clic en CREAR y continuamos con la siguiente sección.

Paso 2: Crear los Workflows

Ve a Ajustes > Workflows y haz clic en (+) Crear Workflow.

Deberás completar los siguientes campos:

Definición de Workflows:

Agrega el nombre del Workflow que deseas configurar. Por ejemplo, digamos que queremos crear un Workflow para recibir un email cada vez que un empleado solicita una ausencia. Le daremos, entonces, a nuestro Workflow el título "Solicitud de ausencia".

• Repetir Workflow: activa esta opción solo si deseas programar una acción para que suceda en una fecha determinada en el futuro. Para nuestro ejemplo (y para la mayoría de los Workflows) no lo necesitamos, por lo que lo mantenemos desactivado. A este tipo de workflows se le denomina también Workflow recurrente. 

Objeto:

El objeto de un Workflow define a qué función el sistema debe prestar atención. En este caso, seleccionamos "Solicitud de ausencia" como nuestro objeto.

Desencadenador:

El desencadenador es el evento que hace que se inicie el Workflow.

De acuerdo con el Objeto que elijas, tendrás disponibles diferentes opciones de desencadenadores. Esto significa que podemos elegir qué hará que el sistema reaccione y realice la acción que configuraremos posteriormente. Solo podemos seleccionar un desencadenador para nuestro Workflow.

En nuestro ejemplo, para el objeto "Solicitud de ausencia", tenemos los siguientes desencadenadores:

• Solicitud de ausencia se ha creado
• Solicitud de ausencia se ha actualizado

En este caso, elegiremos el disparador "Solicitud de ausencia se ha creado", ya que queremos que se nos notifique cada vez que un empleado solicite una ausencia.

También puedes crear tu propio desencadenador haciendo clic en CREAR DESENCADENADOR PERSONALIZADO y eligiendo entre las opciones que te ofrece el sistema. Sin embargo, en la mayoría de los casos, esto no será necesario y los desencadenadores existentes ya servirán para el propósito de tus Workflows.

Programar:

En este punto, debes elegir cuándo reaccionarán los Workflows y realizarán la acción o acciones que definas posteriormente.

Puedes elegir que un Workflow reaccione inmediatamente después, antes o al mismo tiempo que ocurre el evento que desencadena la acción, según el tipo de Workflow que estés creando y el Objeto que elijas.

En este ejemplo, queremos que se nos notifique de inmediato, por lo que seleccionamos: "Inmediatamente después - Solicitud de ausencia se ha creado":

Filtro:

Los filtros son cláusulas opcionales que te ayudarán a garantizar que tus Workflows solo reaccionen cuando se cumplan las condiciones deseadas.

Los filtros están determinados por Condiciones definidas por Valores. También tienes la opción de:

• Agregar una nueva condición y valor al mismo filtro presionando (+) Y
• Agregar una condición y un valor a un nuevo filtro presionando (+) O

Caso de uso con (+) y

Queremos ser notificados de una nueva solicitud de ausencia cuando el estado sea 'pendiente' Y el tipo de ausencia sea 'Vacaciones'. Así es como se verá:

Caso de uso con (+) O

Queremos ser notificados de una nueva solicitud de ausencias cuando el estado de la ausencia sea 'pendiente' O 'aprobado'. Así es como se verá:

Después de completar todos los campos, haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE.

El sistema procederá a la pantalla "Agregar acciones al Workflow", donde configurarás lo que deseas que haga tu Workflow después de que se active.

Sin embargo, antes de que podamos hacer esto, necesitamos crear el contenido de estas acciones. Las acciones más comunes que realizan los Workflows son alertas de email. Por lo tanto, procederemos a describir cómo crear plantillas de email para tus Workflows.

Paso 3: Añadir acciones a nuestros Workflows

Ahora que has creado el Workflow y el contenido de la alerta de email que enviará el Workflow, cerramos el ciclo agregando la acción que se realizará cuando el desencadenador suceda.

• Ve a Ajustes > Workflows
• Busca el Workflow que creaste anteriormente
• Haz clic en el ícono de tres puntos
• Haz clic en Editar acciones

En la siguiente pantalla, haz clic en el botón (+) Añadir acción.

• Comienza especificando el nombre de la acción y el tipo de acción que deseas. En nuestro ejemplo, nombraremos nuestra acción "Email a los gerentes".

• Elige si deseas que tu Workflow envíe una alerta de email o cree una tarea en Kenjo. La mayoría de los Workflows utilizarán la acción Alertas de email. Si estás utilizando Slack y has integrado Kenjo con Slack, verás una tercera opción, Alerta de Slack, que te permitirá enviar un mensaje a un canal público en Slack.

• Si eliges el tipo de acción Tarea, tu Workflow creará una Tarea asignada al empleado o empleados de tu elección, tan pronto como se desencadene el Workflow. El último paso en este caso sería determinar la fecha de vencimiento de la tarea pendiente, una vez que se haya creado.

• Si eliges el tipo de acción Alertas de email, esto te permitirá elegir una plantilla de email de las existentes. Para nuestro ejemplo, elegimos el tipo de acción Alertas de email y seleccionamos la plantilla que creamos en el paso anterior, "Solicitud de ausencia".

• En el paso Dirección del Remitente, puedes definir el dominio y remitente de los emails enviados por tu workflow. Los remitentes predeterminados son "[email protected]" y "[email protected]", pero puedes personalizarlo y elegir el dominio de tu empresa si lo prefieres.

• En Destinatario, definimos quién recibirá la alerta de email una vez que se desencadene el Workflow. Puedes seleccionar un solo Empleado, el Manager del empleado relacionado con tu Workflow o grupos de personas como departamentos, oficinas o empresas enteras.

Para nuestro ejemplo, seleccionamos "Manager". De esta manera, cada vez que un empleado solicite una ausencia, nuestro Workflow enviará automáticamente un email a su manager notificándole sobre su solicitud.

Nota: De forma predeterminada, los destinatarios recibirán la notificación en su email de trabajo. Sin embargo, para     ciertos workflows, es posible que el email sea recibido en otra dirección como, por ejemplo, el email de emergencia del         destinatario. Para ello, haz clic en "Seleccionar el campo de email" y elige la opción más conveniente. Si has creado             otro campo personalizado en el perfil del empleado (con el tipo de campo "correo electrónico"), esta opción también             aparecerá aquí.

Nuestra acción está lista, por lo que hacemos clic en AÑADIR ACCIÓN en la parte inferior de la pantalla. Seremos redirigidos a la página "Añadir acciones al Workflow", donde tenemos la oportunidad de agregar más acciones si queremos o hacer clic en FINALIZAR cuando hayamos terminado de agregar acciones a nuestro Workflow.

Puedes agregar tantas acciones como necesites al mismo Workflow, y todas las acciones se llevarán a cabo una vez que se desencadene el Workflow. Por ejemplo, puedes crear una combinación de alertas por email, tareas y notificaciones de Slack que te ayuden a automatizar un determinado proceso en tu empresa y notifique a todas las personas necesarias.

En nuestro ejemplo solo queremos agregar una acción, por lo que hacemos clic en FINALIZAR.

Por último, con nuestro Workflow completamente configurado, hacemos clic en la pestaña ACTIVO para activar el Workflow:

Nota: solo se desencadenarán los Workflows activos. Si un Workflow no está activo, no se desencadenará y por tanto no realizará ninguna acción.