Utiliza workflows para automatizar flujos que se repiten constantemente en la gestión de tu empresa. Básicamente, puedes configurar workflows para emitir alertas en una fecha concreta o, mejor aún, cada vez que suceda algo en tu cuenta de Kenjo.


Por ejemplo, si necesitas recibir notificaciones cada vez que un empleado registra o solicita una ausencia, si necesitas saber si alguno de tus compañeros ha actualizado sus datos en su cuenta Kenjo, si necesitas estar al tanto cuando se aproximan las fechas de término de un período de prueba, de un contrato o de los cumpleaños y aniversarios de trabajo. Todo esto y más es posible a través de los workflows.


Antes de crear cualquier workflow debes establecer qué acción va a ser el resultado del mismo. Existen tres acciones disponibles: alertas de email, tareas y notificación vía Slack (esta última está disponible sólo si tu cuenta Kenjo está integrada con tu cuenta Slack, para más detalles, consulta el siguiente artículo: Configurar integración con Slack. 


Ten en cuenta que si quieres que tu acción envíe un correo electrónico debes crear las plantilla de email correspondiente antes de crear tu workflow.


Plantillas de email 


Si deseas activar un workflow que envíe una alerta de email automáticamente a ti o tus compañeros, tienes que crear primero las plantilla de email en Ajustes > Plantillas de email

 

Haz clic en el botón [+] para crear una nueva plantilla. Primero selecciona un nombre para la plantilla que luego te ayude a identificarla fácilmente en el listado de plantillas de email. Este nombre es sólo visible para los empleados con acceso a los Ajustes. A continuación, específica el asunto del email. 

 

→ A la derecha aparecen los ajustes básicos para la plantilla (como Categoría / Empresa / Idioma). 

 

En el Objeto es dónde eliges de qué registro disponible de la base de datos vas a tomar los campos que necesites añadir al cuerpo del mensaje. El objeto que elijas en la plantilla de email debe ser el mismo objeto que luego debes seleccionar en la configuración del workflow. 


Ejemplo: ¿Te gustaría recibir una alerta de email cada vez que se cree una nueva solicitud de ausencia? 


→ Entonces el objeto a elegir es “Solicitud de ausencia” tanto en la configuración de la plantilla como en la configuración del workflow.


Campo

Cada objeto te ofrece diferentes campos, el cuanto eliges uno, este se copia automáticamente en tu portapapeles y luego debes pegarlo en el cuerpo del mensaje. 


Puedes personalizar el mensaje agregando el logotipo de tu empresa, así como enlaces usando código HTML que puedes agregar en la pestaña HTML. 


Ejemplo de campos para el objeto “Solicitud de ausencia” en la plantilla de email:


{!relatedUser.displayName} ha solicitado {!_timeOffTypeName} desde el {!_from} hasta el  {!_to} por {!_workingDays} días.


En este ejemplo, el destinatario de la alerta de email recibirá el nombre del empleado solicitante, el tipo de ausencia solicitada, las fechas en que estará ausente así como la cantidad de días laborables solicitados.

 

Así luciría el mensaje en tu bandeja de entrada:


María Rodríguez ha solicitado Vacaciones desde el 12.02.2020 hasta 14.2.2020 por 3 días.


Workflows

 

Ahora que ya has definido las plantillas de email necesarias, puedes crear los workflows correspondientes. 


  • Para crear un workflow ve a Ajustes > Workflows y haz click en el botón [+]
  • Define un nombre para el workflow (puedes usar el mismo nombre que estableciste en la plantilla de email que vas a relacionar con este workflow). Selecciona el objeto del listado. Recuerda seleccionar el mismo objeto que escogiste en la plantilla de email. 


El objeto es la base de los posibles desencadenantes del workflow. Puedes utilizar uno de los desencadenantes predefinidos o crear uno personalizado.

 

  • Cuando programas el envío de la alerta de email, puedes establecer que se envíe “Inmediatamente después”, algunos días antes o algunos días después de que suceda la acción desencadenante.
  • Otra opción importante en la configuración de los workflows son los filtros, por si necesitas que el objeto elegido cumpla con alguna condición específica. 

 

Para tener una vista general de los workflows, consulta el siguiente artículo: Ejemplos de workflows para Recursos Humanos.



Finalmente haz click en “[+] Añadir acción”

  • Especifica el nombre de la acción, luego elige el tipo de acción. Si eliges “Alerta de email” selecciona la plantilla de email correspondiente del listado.
  • Elige el alias de dominio que se utilizará para enviar la alerta de email. Si es una notificación interna puedes elegir notifications@kenjo.io.
  • A continuación elige el destinatario de la alerta de email: 
    • Empleado - El email se enviará al empleado que active el workflow.
    • Responsable - El email se enviará al responsable del empleado que active el workflow.
    • Selecciona el empleado - Se enviará el email al empleado que selecciones.

    • Selecciona el departamento - El email será enviado a los miembros del departamento que selecciones.

    • Selecciona oficina - El email será enviado a los miembros de la oficina que selecciones.

    • Selecciona la empresa - El email será enviado a los miembros de la empresa que selecciones.

    • Selecciona el campo de email - El email será enviado a las direcciones de email que selecciones.

    • Email específico - Se enviará el email a la dirección de email que introduzcas.


Si necesitas crear una tarea como acción asociada al workflow, utiliza el nombre de la acción para el título de la tarea y luego asígnala al empleado correspondiente. Esta tarea se mostrará en la sección Tareas de Kenjo.