Los Workflows te permiten automatizar procesos estándar en tu empresa, como enviar emails o asignar tareas. Con nuestras plantillas de emails y workflows, puedes definir una cantidad ilimitada de procesos y asociarles tareas o notificaciones.

Este artículo te enseñará cómo crear workflows recurrentes. Si deseas aprender cómo crear un workflow no recurrente, vista este artículo.

Para configurar correctamente sus flujos de trabajo, deberá seguir tres pasos:

• Paso 1: Crea la plantilla de email
• Paso 2: Crea el workflow
• Paso 3: Agrega acciones al workflow

Paso 1: Crea la plantilla de email

Vaya a Ajustes > Plantillas de email. Aquí, crearemos los correos electrónicos que enviarán tus workflows una vez que se activen.

• Haz clic en (+) Crear plantilla de email
• Elige un nombre para la plantilla
• Selecciona el asunto del email

Ajustes:

Antes de crear el cuerpo de la plantilla, completa la configuración de la plantilla en la derecha de la pantalla:

• Categoría: dependiendo del workflow, elige entre Recursos Humanos, Reclutamiento u Otro.
• Empresa: en caso de tener más de una empresa, elige la empresa a la que pertenecerá el workflow.
• Idioma: elige el idioma en el que escribirás el email. Este será el idioma utilizado para autocompletar los Campos en caso de que utilices alguno.
• Objeto: para workflows recurrentes, es fundamental elegir el objeto Workflow recurrente.
• Campo: puedes agregar ciertos campos que se completarán automáticamente según el Objeto que desencadena la acción. Cópialos y pégalos en el cuerpo del email y, una vez que se envíe, cada campo será reemplazado por el valor al que se refiere. Hay distintos cambios de acuerdo a cada objeto.

Como ya se mencionó, es importante seleccionar workflow recurrente como objeto. Así que elegiremos este para este ejemplo.

Cuerpo:

Una vez que termines de agregar el nombre y el asunto, además de elegir la categoría, la empresa, el idioma y el objeto, es hora de crear el cuerpo del email.

Una vez que el cuerpo del email esté listo, haz clic en GUARDAR y continúa con el siguiente paso.

Paso 2: Crear el flujo de trabajo

Navega a Ajustes > Workflow y haz clic en (+) Crear workflow.

• Agrega el nombre del workflow que deseas configurar. 
• Luego, activa el interruptor para Repetir workflow.
• A continuación, selecciona la recurrencia del workflow. Puedes decidir con qué frecuencia deseas que se repita, ya sea anual, mensual, diaria, semanal o una vez. 
• Selecciona la fecha de inicio.
• Luego, decide si deseas que finalice la recurrencia del workflow en algún momento. 
• Cuando hayas terminado, haz clic en GUARDAR Y SIGUIENTE.

Paso 3: Agrega acciones al workflows

En Agregar acciones de workflow, haz clic en (+) Añadir acción.

Comienza especificando el nombre de la acción y el tipo de acción que deseas. Te recomendamos que el nombre esté asociado con la tarea para que sea de fácil referencia. 

Elige si deseas que el workflow envíe una alerta por email o cree una tarea pendiente en Kenjo. La mayoría de los workflows utilizarán la acción "Alerta por email". Si está utilizando Slack y has integrado Kenjo conSlack, verás una tercera opción, Alerta de Slack, que te permitirá enviar un mensaje a un canal público en Slack.

Si eliges el tipo de acción Tareas pendientes, el workflow creará una Tarea asignada al empleado o empleados de tu elección. El último paso, en este caso, sería determinar la fecha de vencimiento de la tarea pendiente después de que se haya creado.

Si eliges el tipo de acción Alerta por email, podrás elegir una plantilla de email existente. Para nuestro ejemplo, elegimos el tipo de acción Alerta por correo electrónico y seleccionamos la plantilla que creamos en el paso anterior, "Workflow recurrente".

En el Remitente, puedes definir el dominio para los emails. Los remitentes predeterminados son "[email protected]" y "[email protected]", pero puedes personalizarlos y elegir el dominio de tu empresa.

En la sección Destinatario, definimos quién recibirá la alerta por email una vez que se active el workflow.

Finalmente, haz clic en AGREGAR ACCIÓN en la parte inferior de la pantalla. Serás redirigido a la página "Agregar acciones", donde tienes la posibilidad de agregar más acciones si quieres. 

Puedes agregar tantas acciones como necesites al mismo workflow. Cada acción tendrá lugar una vez que se active el workflow. Por ejemplo, puedes crear una combinación de alertas por email, tareas pendientes y notificaciones de Slack para así automatizar procesos o notificar a las partes implicadas.

Por último, activa el workflow haciendo clic en el interruptor.