Lista de fin de año en Kenjo

Modificado el Wed, 30 Nov 2022 a las 12:20 PM

¡Se acerca el fin de año! Es un momento para cosas importantes como compartir con la familia, descansar o reflexionar sobre experiencias pasadas y nuevas metas. Sin embargo, para abrir espacio a lo que verdaderamente importa, hay algunos detalles relacionados con los procesos en tu empresa que debes tomar en cuenta. 

 

Con los últimos días del año también puede venir el final del ciclo para pedir y aprobar vacaciones. La mayoría de nuestros clientes han elegido el 31 de diciembre como último día del ciclo de sus políticas de vacaciones. Algunos otros podrían haber elegido una fecha diferente. Sin embargo, lo importante es que después del último día del ciclo (independientemente de la fecha que sea), no será posible realizar cambios para el ciclo anterior.

 

Entonces, por ejemplo, si el último día del ciclo de tu política de vacaciones es el 31 de diciembre de 2022 y, en 2023, un empleado desea solicitar, editar o aprobar una ausencia del 2022, los días de acarreo del empleado no se ajustarán automáticamente.


Hemos estado trabajando muy duro para tratar de optimizar la configuración de las políticas de ausencia para evitar trabajo manual, especialmente al final del ciclo. Como anunciamos en nuestro último email de producto, implementaremos varias mejoras diferentes que harán que el proceso de creación de ausencias y el ajuste del balance sea mucho más fluido, fácil y automático. Sin embargo, estos cambios solo se verán reflejados para el próximo año en 2023.

 

Para este año, hemos preparado una lista de todos los temas importantes y las mejores prácticas, para que nada se te escape. Asegúrate de seguir estos consejos antes del último día del ciclo:



✅ Todos los empleados deben solicitar las vacaciones que desean tomar



Antes de que finalice el ciclo, todos sus empleados deben solicitar las vacaciones que desean tomar en el ciclo actual, para evitar que deban realizarse cambios en el pasado. Sugerimos que esta también sea una buena oportunidad para recordar a tus empleados sobre su política de vacaciones y días de acarreo.


 Para asegurarte de compartir la información correcta, sigue los siguientes pasos:


  • Ve a Ajustes > Ausencia > Ajustes y haz clic en cualquiera de los tipos de ausencia para verificar si incluyen días de acarreo.
  • En aquellas políticas de ausencia que tienen días de acarreo, haz clic en los tres puntos para revisar los detalles.
  • En Opciones avanzadas > Acarreo, comprueba la fecha hasta la que está permitido tomar días de acarreo y la cantidad máxima de días posibles.



Nota:

  • Si deseas modificar esta configuración antes de que finalice el año, recuerda que los cambios en las políticas podrán impactar a los empleados activos del ciclo en curso.
  • Precisamente por la naturaleza de los días de acarreo, estos solo se podrán pedir una vez haya finalizado el año.


Mejores prácticas:


Puedes utilizar la función de Tablón de anuncios para recordarles a tus empleados sobre las solicitudes y políticas de ausencia.


  • Tablón de anuncios


Ve a Inicio > Tablón de anuncios. Agrega una descripción como la siguiente y establece una fecha en la que deseas que la publicación sea visible. Aquí hay un ejemplo:




Texto de ejemplo:


Hola,


Estamos en la recta final de este año. ¿Te queda algún tiempo libre de vacaciones que quieras usar? Recuerda solicitar todas las ausencias para este año ANTES del *FECHA EN QUE FINALIZA EL CICLO*. Después de esta fecha, ya no será posible solicitar ausencias para el año actual y dejarlas registradas en el sistema.


También nos gustaría recordarte que tienes un máximo de X días de acarreo por año y únicamente puedes usarlos hasta el X del año consecutivo.


Entonces, si aún no lo ha hecho, ¡es hora de planificar algunas vacaciones! Solicítalas en Kenjo yendo a Ausencias > Vacaciones > ENVIAR.


Saludos,


Tu equipo de recursos humanos



✅ Todos los managers deben aprobar las solicitudes pendientes


Por la misma razón que antes, tú y los gerentes de tu empresa no deben olvidar aprobar todas las solicitudes antes de que finalice el año.


Mejores prácticas:


Crea un workflow que le recordará a los gerentes (y a ti mismo) que aprueben todas las solicitudes de ausencia pendientes.


  • Plantilla de email:



Ejemplo de texto:


Hola,


Si tienes solicitudes pendientes de ausencia de tus subordinados directos, recuerda aprobarlas lo antes posible. El año está llegando a su fin y todas las solicitudes deben aprobarse antes del *FECHA EN QUE FINALIZA EL CICLO*. Haz clic aquí para aprobar tus solicitudes pendientes. Gracias.


Saludos,


Tu equipo de recursos humanos


  • Configuración del workflow:



  • Acción para el workflow:



Artículos relacionados:


 Habilitar la vista de 'detalles' en la ficha política de vacaciones de los empleados

 

Para agregar más transparencia, le recomendamos que habilite los DETALLES en la tarjeta de política de vacaciones de los empleados. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:

 

  • Navega a Ajustes > Ausencias > Ajustes
  • Haz clic en el tipo de ausencia relacionado con las vacaciones
  • Haz clic en la política de ausencia > tres puntos > editar política
  • En el nuevo menú, vaya a Opciones avanzadas y habilita la opción 'Mostrar detalles de política en el tipo de ausencia dentro de la vista de petición de ausencias'
  • Haga clic en ACTUALIZAR POLÍTICA



Los empleados podrán ver estos detalles cuando soliciten sus ausencias de vacaciones:




✅ Agregar festivos personalizados en los calendarios de trabajo para el próximo año


Ve a Ajustes > Calendarios. Verifica los calendarios nuevamente y agrega los días festivos personalizados para el próximo año. Recuerda que tus festivos personalizados no se renuevan automáticamente en el año consecutivo, así que asegúrate de repetir este proceso para todos los calendarios que tengas.


Mejores prácticas:


Puedes crear un workflow que te recordará realizar este proceso al finalizar el año:


  • Plantilla de email:



  • Ejemplo de texto:


Hola,


Se acerca el fin de año. ¡Recuerda actualizar los festivos personalizados antes de que finalice el año! Haz clic aquí para agregar los días festivos personalizados.


Saludos,


Tu equipo de recursos humanos


  • Configuración del workflow:



  • Acción para el workflow:



Artículos relacionados:


✅ Asignar políticas de ausencia para el próximo año


¿Tienes nuevas políticas de ausencia para el próximo año? Recuerda que debes asignarlas a tus empleados. Ve a Ajustes > Ausencia > Ajustes > Tipos de ausencia > AÑADIR NUEVA POLÍTICA. Agrega las nuevas políticas para el próximo año o modifica las existentes.


Luego ve a Ausencias > Empresa y desplaza la barra hacia el lado derecho de la pantalla. Haz clic en los tres puntos y elige Administrar políticas. Puedes agregar tus nuevas políticas a todos los empleados a los que se aplican estos cambios.


Artículos relacionados:


✅ Verificar las configuraciones de los workflows recurrentes


Es posible que hayas establecido workflows recurrentes que se repitan anualmente. Recuerda que un "workflow recurrente" se repite periódicamente automáticamente. Por lo tanto, es una buena idea verificar si deseas que estos workflows también se activen el próximo año. Ve a Ajustes > Workflows y verifica la lista de workflows. Aquellos con el objeto "Workflows recurrentes" son a los que debes prestar especial atención:




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