¡Se acerca el fin de año! Es un momento para cosas importantes como compartir con la familia, descansar o reflexionar sobre experiencias pasadas y nuevas metas. Sin embargo, para abrir espacio a lo que verdaderamente importa, hay algunos detalles relacionados con los procesos en tu empresa que debes tomar en cuenta. 


En la noche del 31 de diciembre, nuestro equipo técnico realiza el cierre de nuestro sistema, lo que significa que no se podrán agregar nuevos cambios para el año en curso (como solicitudes de ausencias). Aquí hay una lista de todos los problemas importantes y recomendaciones para que nada se te escape:



Recordar las políticas de ausencia y acarreo


Políticas de ausencia


El software de Kenjo cerrará el año en el mismo día que tú. Eso significa que, desde una perspectiva técnica, no será posible utilizar la herramienta para solicitar ausencias en el año en curso después del 31 de diciembre. Es sumamente importante tener esto en cuenta y comunicarlo oportunamente para evitar confusiones o molestias.


Políticas de acarreo


También es importante recordarles a tus empleados las políticas de tu empresa en lo que respecta a los días de acarreo. Para asegurarte de compartir la información correcta, sigue los siguientes pasos:


  • Ve a Ajustes > Ausencia > Ajustes y haz clic en cualquiera de los tipos de ausencia para verificar si incluyen días de acarreo.
  • En aquellas políticas de ausencia que tienen días de acarreo, haz clic en los tres puntos para verificar los detalles.
  • En Opciones avanzadas > Acarreo, verifica la fecha hasta la que está permitido tomar días de acarreo y la cantidad máxima de días posibles.



Nota:

  • Si deseas modificar esta configuración antes de que finalice el año, recuerda que los cambios en las políticas podrán impactar a los empleados activos del ciclo en curso.
  • Precisamente por la naturaleza de los días de acarreo, estos solo se podrán pedir una vez haya finalizado el año.


Mejores prácticas:


Puedes utilizar la función de Tablón de anuncios para recordarles a tus empleados sobre las solicitudes y políticas de ausencia.


  • Tablón de anuncios


Ve a Inicio > Tablón de anuncios. Agrega una descripción como la siguiente y establece una fecha en la que deseas que la publicación sea visible. Aquí hay un ejemplo:




Texto de ejemplo:


Hola,


Estamos en la recta final de este año. ¿Te queda algún tiempo libre de vacaciones que quieras utilizar? Recuerda solicitar todas las ausencias para este año ANTES del 31 de diciembre. Después de esta fecha, ya no será posible solicitar ausencias para el año actual y dejarlas registradas en el sistema.


También nos gustaría recordarte que tienes un máximo de XXX días de acarreo por año y solo puedes utilizarlos hasta el XXX del año consecutivo.


Entonces, si aún no lo ha hecho, ¡es hora de planificar algunas vacaciones! Solicítalas en Kenjo yendo a Ausencias > Vacaciones > ENVIAR.


Saludos,


Tu equipo de recursos humanos



Aprobar solicitudes de ausencia pendientes antes de que finalice el año


Por la misma razón que antes, tú y los gerentes de tu empresa no deben olvidar aprobar todas las solicitudes antes de que finalice el año.

Mejores prácticas:


Crea un workflow que le recordará a los gerentes (y a ti mismo) que aprueben todas las solicitudes de ausencia pendientes.


  • Plantilla de email:



Ejemplo de texto:


Hola,


Si tienes solicitudes pendientes de ausencia de tus subordinados directos, recuerda aprobarlas lo antes posible. El año está llegando a su fin y todas las solicitudes deben aprobarse antes del 31 de diciembre. Haz clic aquí para aprobar tus solicitudes pendientes. Gracias.

Saludos,


Tu equipo de recursos humanos


  • Configuración del workflow:



  • Acción para el workflow:



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Agregar festivos personalizados en los calendarios de trabajo para el próximo año


Ve a Ajustes > Calendarios. Verifica los calendarios nuevamente y agrega los días festivos personalizados para el próximo año. Recuerda que tus festivos personalizados no se renuevan automáticamente en el año consecutivo, así que asegúrate de repetir este proceso para todos los calendarios que tengas.


Mejores prácticas:


Puedes crear un workflow que te recordará realizar este proceso al finalizar el año:


  • Plantilla de email:



  • Ejemplo de texto:


Hola,


Se acerca el fin de año. ¡Recuerda actualizar los festivos personalizados antes de que finalice el año! Haz clic aquí para agregar los días festivos personalizados.


Saludos,


Tu equipo de recursos humanos


  • Configuración del workflow:



  • Acción para el workflow:



Artículos relacionados:


Asignar políticas de ausencia para el próximo año


¿Tienes nuevas políticas de ausencia para el próximo año? Recuerda que debes asignarlas a tus empleados. Ve a Ajustes > Ausencia > Ajustes > Tipos de ausencia > AÑADIR NUEVA POLÍTICA. Agrega las nuevas políticas para el próximo año o modifica las existentes.


Luego ve a Ausencias > Empresa y desplaza la barra hacia el lado derecho de la pantalla. Haz clic en los tres puntos y elige Administrar políticas. Puedes agregar tus nuevas políticas a todos los empleados a los que se aplican estos cambios.


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Verficar las configuraciones de los workflows recurrentes


Es posible que hayas establecido workflows recurrentes que se repitan anualmente. Recuerda que un "workflow recurrente" se repite periódicamente automáticamente. Por lo tanto, es una buena idea verificar si deseas que estos workflows también se activen el próximo año. Ve a Ajustes > Workflows y verifica la lista de workflows. Aquellos con el objeto "Workflows recurrentes" son a los que debes prestar especial atención: