Wähle in der linken Menüleiste Abwesenheit > Unternehmen, um einen Überblick über alle Mitarbeiter und ihre Abwesenheitsarten sowie auch zugeordneten Richtlinien zu erhalten.

Um einem Mitarbeiter eine Richtlinie zuzuweisen, folge diesen Schritten:

• Klicke auf die drei Punkte am rechten Ende der Spalte des Mitarbeiters 
• Wähle Richtlinien verwalten aus dem Pop- Up- Menü
• Du siehst hier alle Abwesenheitsarten mit den entsprechend zugeordneten Richtlinie
• Nimm die notwendigen Veränderungen vor und wähle die gewünschte Richtlinie in der Auswahl unter Richtlinie zuweisen aus
• Drücke auf Änderungen speichern
  

Du kannst bei der Auswahl einer Richtlinie entscheiden, ab wann diese angewendet werden soll.

• Startdatum: verfügbar für Neuzugänge, um die ersten Zuweisungen einfacher zu machen
• Dieses Jahr: verfügbar für alle Mitarbeiter, die bisher noch keiner Richtlinie zugewiesen waren (wie z.B. neuen Mitarbeitern) und der Anspruch so berechnet wird als wäre die Richtlinie zu Beginn des Jahres zugewiesen worden 
• Heute: immer verfügbar, um Richtlinien sofort zuweisen zu können
• Nächstes Jahr: immer verfügbar, um Zuordnungen für das kommende Jahr im Voraus planen zu können

Wenn für die Richtlinie Anpassungsregeln gelten, berechnet Kenjo den Saldo automatisch auf der Grundlage der Regeln und der Mitarbeiterprofilinformationen.

Wenn du den berechneten Anspruch manuell verändern möchtest, folge bitte diesen Schritten:

• Gehe in der linken Menüleiste zu Abwesenheit > Unternehmen und klicke auf die drei Punkte am rechten Ende der Spalte des Mitarbeiter
• Wähle Guthaben anpassen aus dem Pop- Up- Menü
• Gib das neue Guthaben ein und klicke Anpassen 

Du kannst nach dem gleichen Verfahren ebenfalls den Übertrag und die genommenen Tage anpassen.

Hinweis: 

• Standardmäßig werden dir in der Übersicht nur die aktiven Mitarbeiter angezeigt. Falls du Richtlinien für inaktive Mitarbeiter anpassen möchtest, kannst du unter dem Filter Mitarbeiterstatus ein Häkchen in das Kästchen Inaktive Mitarbeiter anzeigen setzen.
• Du kannst die Karten mit den Abwesenheitsdetails vor deinen Mitarbeitern verbergen. Die Details zu den Abwesenheitskarten sollen deine Mitarbeiter darüber informieren, wie ihre entsprechenden Abwesenheitsregelungen konfiguriert sind, damit sie ihren Saldo verstehen. Du hast jedoch die Möglichkeit, diese Informationen in der Konfiguration der einzelnen Abwesenheitsregelungen auszublenden. 

Für mehrere Mitarbeiter (Massenaktion)

Du kannst deinen Mitarbeitern die Richtlinien nicht nur einzeln zuweisen, sondern auch in großen Mengen. Dazu musst du eine Reihe einfacher Schritte befolgen:

• Nachdem du eine Richtlinie erstellt hast, wirst du gefragt, ob du jetzt Mitarbeiter dieser Richtlinie zuordnen möchtest. Klicke auf JA, MITARBEITER ZUORDNEN.
• Wähle aus der Liste die Mitarbeiter aus, die du dieser Richtlinie zuordnen möchtest. Hier kannst du die Filter verwenden, um bestimmte Mitarbeitergruppen auszuwählen
• Du kannst dann deine Mitarbeiter hinzufügen, indem du auf die blaue Schaltfläche neben ihrem Namen klickst, oder, falls du alle deine Mitarbeiter zuweisen möchtest, klicke auf ALLE HINZUFÜGEN
• Wenn du fertig bist, klicke auf WEITER
• Anschließend musst du das Anwendungsdatum auswählen. Hier hast du mehrere Möglichkeiten (abhängig von den Richtlinieneinstellungen):
  • Startdatum des Mitarbeiters: Diese Option ist für neue Mitarbeiter geeignet, um die ersten Zuweisungen zu erleichtern.
  • Benutzerdefiniertes Startdatum: Hier kannst du ein beliebiges Datum auswählen, um diese Richtlinie anzuwenden
  • Start des Zyklus: Diese Option steht für Mitarbeiter zur Verfügung, die keine früheren Zuweisungen haben (z. B. neu eintretende Mitarbeiter), und ermöglicht es dir, zu simulieren, dass die Richtlinie zu Beginn des Jahreszyklus zugewiesen wurde.
  • Nächster Zyklus: Diese Option ist immer verfügbar, damit du Zuweisungen für den nächsten Jahreszyklus planen kannst.

Sobald du das Anwendungsdatum ausgewählt hast, zeigt Kenjo automatisch den berechneten Startsaldo an. Wenn die Richtlinie z. B. die Option "Anfangsdatum anteilig" enthält, haben neue Mitarbeiter automatisch weniger freie Tage als diejenigen, die im letzten Zyklus angefangen haben.

Und schon bist du fertig! So wird der Prozess aussehen:

Beachte:

Wenn du Mitarbeiter zuordnest, siehst du eine Liste folgender Mitarbeiter: 
-> Alle Mitarbeiter des Unternehmens, die nicht bereits dieser Richtlinie zugeordnet sind
-> Diejenigen, die nicht einer anderen Richtlinie mit anderen Vergütungseinheiten (Tage oder Stunden) zugeordnet sind. Wenn du zum Beispiel bereits einer stundenbasierten Richtlinie zugewiesen bist, kannst du nicht dieser tagesbasierten Richtlinie zugewiesen werden (in diesem Fall müsstest du zuerst die Zuweisung der stundenbasierten Richtlinie aufheben und dann die tagesbasierte Richtlinie zuweisen). 

Neuzuweisungen:
Ein Mitarbeiter kann nur einer Richtlinie innerhalb einer Abwesenheitsart zugewiesen werden. 

Wenn ein Mitarbeiter also bereits einer anderen Richtlinie innerhalb dieser Richtlinienart zugeordnet ist, wird die bereits zugeordnete Richtlinie in der Spalte "Aktuelle Richtlinie" angezeigt. Wenn du dich dafür entscheidest, diesen Mitarbeiter der neuen Richtlinie zuzuordnen, bedeutet dies, dass er von der bereits zugeordneten Richtlinie neu zugeordnet wird. 

Falls du dich entscheidest, Mitarbeiter deiner Richtlinie später zuzuordnen und nicht gleich nach der Erstellung der Abwesenheitsrichtlinie, kannst du das tun. 

Gehe einfach zu einem beliebigen Zeitpunkt zu Einstellungen > Abwesenheit > Einstellungen > Richtlinie und klicke auf die drei Punkte neben der Richtlinie, der du Mitarbeiter zuweisen möchtest. Klicke dann auf Mitarbeiter verwalten und befolge die gleichen Schritte wie oben beschrieben.