Deine Kenjo-Checkliste zum Jahresende

Geändert am Fri, 03 Dec 2021 um 04:56 PM

Das Jahr neigt sich langsam dem Ende! Das ist bekanntermaßen die Zeit für die wichtigen und schönen Dinge im Leben: den Austausch mit der Familie, Zeit für Erholung oder die Reflexion von vergangenen Erfahrungen und anstehenden Zielen. Um Dir dafür Raum und Zeit zu schaffen, gibt es jedoch noch einige wichtige Themen, um die Du Dich vorher kümmern solltest – sie betreffen die Abläufe in Deinem Unternehmen.

 

In der Nacht des 31. Dezembers wird das System durch unser IT-Team „geschlossen“. Aber, was bedeutet das nun genau? Ab diesem Zeitpunkt können keine Änderungen (wie z.B. Abwesenheitsanfragen) für das aktuelle Jahr mehr vorgenommen werden. Im Folgenden haben wir daher für Dich eine Checkliste erstellt, die alle wichtigen Punkte und Best Practices aufzeigt, damit Dir in der stressigen Vorweihnachtszeit nichts entgeht.


TABLE OF CONTENTS


Erinnerung an Abwesenheits- und Übertrag-Einstellungen


Regeln zur Abwesenheit

Die Software von Kenjo beendet das Jahr am gleichen Datum, wie auch Du es tust. Aus technischer Sicht bedeutet das, dass es nach dem 31. Dezember nicht mehr möglich sein wird, über Kenjo, Abwesenheiten für das aktuelle Jahr einzureichen oder anzufragen. Daher ist es äußerst wichtig, alle Betroffenen rechtzeitig darüber zu informieren, um möglicher Verwirrung und Unannehmlichkeiten vorzubeugen.

 

Regeln zum Übertrag von Abwesenheiten in das nächste Jahr

 

Erinnere Deine Mitarbeiter*innen auch an die vorliegenden Richtlinien im Bezug auf die Anzahl an Tagen, die in das nächste Jahr mitgenommen werden können. Um sicher zu gehen, dass Du auch die richtigen Informationen der konfigurierten Einstellungen für den aktuellen Zyklus in Kenjo kommunizierst, folge am besten diesen Schritten:

  • Öffne die Einstellungen unter Einstellungen > Abwesenheiten > Einstellungen und schaue, für welche Abwesenheitsarten der Übertrag von Tagen in den Richtlinien aktiviert ist.

  • Klicke bei diesen Richtlinien auf das 3-Punkte-Menü, um die Details einsehen zu können.

  • Unter Erweiterte Einstellungen > Übertrag aktivieren kannst Du das Datum einsehen, bis zu welchem Tag ein Übertrag möglich ist, sowie die maximale Anzahl an Tagen, die Deine Mitarbeiter*innen übertragen können.


Beachte:

  • Wenn Du die Einstellungen vor Jahresende noch ändern möchtest, beachte bitte, dass diese Änderungen zu den Richtlinien möglicherweise einen Einfluss auf Deine aktiven Mitarbeiter*innen in diesem Zyklus haben können.

  • Deine Mitarbeiter*innen können erst nach Jahresende Abwesenheiten von ihren übertragenen Tagen einreichen.

 

Best Practice:

 

Nutze die Ankündigungsfunktion von Kenjo, um Deine Mitarbeiter*innen über die Richtlinien zum Abwesenheitsmanagement zu informieren und zu erinnern.

  • Ankündigung (News Feed)

 

Erstelle eine neue Ankündigung unter Home > Ankündigung (News Feed). Jetzt nur noch schnell eine Beschreibung, sowie ein Datum, ab wann der Beitrag sichtbar sein soll, hinzufügen und schon sind alle Deine Mitarbeiter*innen informiert. Hier noch ein kleines Beispiel:




Beispielhafter Text:

 

Hallo,

 

wir befinden uns auf der Zielgeraden für dieses Jahr. Wenn Ihr noch Urlaubstage übrig habt, die Ihr in diesem Jahr nehmen möchtet, dann denkt bitte daran, Eure Abwesenheitsanfrage VOR dem 31. Dezember 2021 einzureichen. Nach Ablauf dieses Datums ist es nicht mehr möglich, Abwesenheiten für das aktuelle Jahr über das System einzureichen.

 

Wir möchten Euch auch daran erinnern, dass Ihr maximal XX Tage in das nächste Jahr übertragen könnt und diese bis spätestens XXX im kommenden Jahr nutzen könnt. Sofern noch nicht geschehen, ist es nun an der Zeit, den Urlaub zu planen. Ihr könnt diesen, in Kenjo, unter Abwesenheit > Urlaub > EINREICHEN einreichen und anfragen.

 

Viele Grüße,

Euer HR-Team




Genehmige alle ausstehenden Abwesenheitsanfragen, bevor das Jahr endet

 

Du und Deine Manager sollten aus den oben beschriebenen Gründen nicht vergessen, alle offenen Abwesenheitsanfragen vor Jahresende zu genehmigen.

 

Best Practice:

 

Erstelle einen Workflow, der alle Manager (und Dich) daran erinnert, offene Abwesenheitsanfragen zu genehmigen.


  • E-Mail-Vorlage:

Beispielhafter Text:

 

Hallo,

 

wenn Ihr noch offene Abwesenheitsanfragen habt, denkt bitte daran, diese zeitnah zu genehmigen. Das Jahr neigt sich dem Ende und alle Anfragen müssen vor dem 31. Dezember genehmigt werden. Klickt dazu einfach hier, um alle offenen Anfragen einzusehen. 

Danke im Voraus.

 

Viele Grüße,

Euer HR-Team


  • Konfiguration des Workflows:



  • Hinzufügen einer Workflow-Aktion:



 Weitere Artikel:



Hinzufügen von benutzerdefinierten Feiertagen im Kalender für das kommende Jahr


Gehe zu Einstellungen > Kalender. Überprüfe Deine bestehenden Kalender, sowie mögliche neue benutzerdefinierte Feiertage für das kommende Jahr. Denke daran, dass benutzerdefinierte Feiertage nicht automatisch für das folgende Jahr erneuert werden. Daher solltest Du sicherstellen, dass Du alle Deine Kalender dementsprechend überprüfst.  

 

Best Practice:

 

Erstelle einen Workflow, der Dich an diesen Prozess erinnert:

  • E-Mail-Vorlage:

 

Beispielhafter Text:

 

Hallo,

 

das Jahr neigt sich dem Ende. Bitte denke daran, Deine benutzerdefinierten Feiertage in Deinem Kalender zu aktualisieren, bevor das Jahr endet. Klicke dazu einfach hier, um neue benutzerdefinierte Feiertage hinzuzufügen.

 

Viele Grüße,

 

Dein HR-Team



  • Workflow Konfigurationen:



  • Hinzufügen einer Workflow-Aktion:


Zugehörige Artikel:



Abwesenheitsrichtlinien für das nächste Jahr zuweisen


Du hast neue Richtlinien für das kommende Jahr? Dann denke daran, dass Du diese den entsprechenden Mitarbeiter*innen noch zuweisen musst. Gehe dazu unter Einstellungen > Abwesenheiten > Abwesenheitsarten > NEUE RICHTLINIE HINZUFÜGEN. Hier kannst Du neue Richtlinien für das kommende Jahr erstellen oder bereits existierende Richtlinien anpassen.

 

Gehe anschließend zu Abwesenheit > Unternehmen und scrolle in der Tabelle nach rechts. Klicke auf das 3-Punkte-Menü und wähle hier Richtlinien verwalten. Du kannst Deine neue Richtlinie zu allen Mitarbeiter*innen hinzufügen, für die diese Änderungen gelten sollen.

 

Zugehörige Artikel:



Überprüfe wiederkehrende Workflows

 

Wenn Du im Laufe des Jahres wiederkehrende Workflows erstellt hast, denke bitte daran, dass ein „wiederkehrender Workflow“ sich jedes Jahr wiederholt, ohne, dass Du neue Einstellungen vornehmen musst. Daher ist es eine gute Idee, einmal zu prüfen, ob Du diese Workflows auch im nächsten Jahr auslösen lassen möchtest. Gehe dazu unter Einstellungen > Workflows. Hierbei sind Workflows mit der Bezeichnung (Objekt) “wiederkehrender Workflow, jene, auf die Du achten solltest.

 


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