Deine Kenjo-Checkliste zum Jahresende

Geändert am Do, 14 Nov, 2024 um 3:09 NACHMITTAGS

Das Ende des Jahres nähert sich näher! Dies sind Zeiten, um wichtige Dinge zu tun, wie z. B. mit der Familie zu sprechen, sich auszuruhen oder über die Erfahrungen zu denken, die du gemacht hast, und über neue Ziele. Um jedoch Platz für das Wesentliche zu schaffen, musst du dich zunächst um einige Dinge kümmern, die sich auf deine Geschäftsprozesse auswirken.

Damit du nichts verpasst, haben wir eine Liste mit bewährten Methoden zusammengestellt! Vor dem letzten Tag des Zyklus solltest du diese Ratschläge befolgen.

INHALTSVERZEICHNIS

✅ Alle Arbeitnehmer sollten ihren zukünftigen Urlaub beantragen
✅ Hinzufügen von benutzerdefinierten Feiertagen in Kalendern für das nächste Jahr
✅ Abwesenheitsrichtlinien für das nächste Jahr zuweisen
✅ Überprüfe deine aktuellen Richtlinieneinstellungen
✅ Überprüfe wiederkehrende Workflows
✅ Beachte den erarbeiteten Anspruch

✅ Alle Arbeitnehmer sollten ihren zukünftigen Urlaub beantragen

Bevor der Zyklus endet, sollten alle deine Mitarbeiter die Urlaubstage beantragen, die sie im aktuellen Zyklus nehmen möchten, so dass keine Änderungen in der Vergangenheit vorgenommen werden müssen. Und da wir gerade von Anträgen sprechen: Wir schlagen vor, dass dies auch eine gute Gelegenheit ist, deine Mitarbeiter an deine Urlaubsrichtlinien und die Übertragung von Urlaubstagen zu erinnern.

Führe die folgenden Schritte aus, um sicherzustellen, dass du die richtigen Informationen über die Übertragskonfigurationen weitergibst, die du für den aktuellen Zyklus festgelegt hast:

Gehe zu Abwesenheiten > Einstellungen und klicke auf eine deiner Abwesenheitsarten, um zu prüfen, ob sie Überträge enthalten.
Klicke auf die drei Punkte bei den Abwesenheitsarten, die übertragbare Tage haben, um die Details zu überprüfen.
Überprüfe unter Richtlinien Einstellungen > Guthaben das Datum, bis zu dem der Übertrag erfolgen soll, und die Anzahl der Tage, die deine Mitarbeiter maximal nehmen dürfen.

Hinweis: Wenn du diese Konfiguration vor Jahresende ändern möchtest, denke daran, dass sich Änderungen an den Richtlinien auf aktive Mitarbeiter in diesem Zyklus auswirken können.

Best Practice:

Nutze die Ankündigungsfunktion von Kenjo, um die Mitarbeiter über die Richtlinien zum Abwesenheitsmanagement zu informieren und zu erinnern.

Ankündigung (News Feed)

Hierzu gehe auf das Home > Ankündigung (News Feed). Jetzt nur noch schnell eine Beschreibung, sowie ein Datum, ab wann der Beitrag sichtbar sein soll, hinzufügen und schon sind alle Mitarbeiter informiert.

Hier noch ein kleines Beispiel:

Beispielhafter Text:

Hallo,

wir befinden uns auf der Zielgeraden für dieses Jahr. Wenn Ihr noch Urlaubstage übrig habt, die Ihr in diesem Jahr nehmen möchtet, dann denkt bitte daran, Eure Abwesenheitsanfrage VOR dem *DATUM*. Nach Ablauf dieses Datums ist es nicht mehr möglich, Abwesenheiten für das aktuelle Jahr über das System einzureichen.

Wir möchten Euch auch daran erinnern, dass Ihr maximal XX Tage in das nächste Jahr übertragen könnt und diese bis spätestens XXX im kommenden Jahr nutzen könnt. Sofern noch nicht geschehen, ist es nun an der Zeit, den Urlaub zu planen. Ihr könnt diesen, in Kenjo, unter Abwesenheit > Urlaub > EINREICHEN einreichen und anfragen.

Viele Grüße,

Euer HR-Team

✅ Hinzufügen von benutzerdefinierten Feiertagen in Kalendern für das nächste Jahr

Gehe zu den Einstellungen > Kalender. Überprüfen die Kalender erneut und füge die neuen benutzerdefinierten Feiertage für das nächste Jahr hinzu. Denke daran, dass die benutzerdefinierten Feiertage nicht automatisch für das folgende Jahr erneuert werden, also wiederhole diesen Vorgang für alle Kalender, die ihr habt.

Best Practice:

Erstelle einen Workflow, der alle Manager (und dich) daran erinnert, offene Abwesenheitsanfragen zu genehmigen.

E-Mail-Vorlage:

Beispielhafter Text:

Hallo,

wenn Ihr noch offene Abwesenheitsanfragen habt, denkt bitte daran, diese zeitnah zu genehmigen. Das Jahr neigt sich dem Ende und alle Anfragen müssen vor dem *DATUM* genehmigt werden. Klickt dazu einfachhier, um alle offenen Anfragen einzusehen.

Danke im Voraus.

Viele Grüße,

Euer HR-Team

Konfiguration des Workflows:

Hinzufügen einer Workflow-Aktion:

✅ Abwesenheitsrichtlinien für das nächste Jahr zuweisen

Du hast neue Richtlinien für das kommende Jahr? Dann denke daran, dass du diese den entsprechenden Mitarbeitern noch zuweisen musst. Gehe dazu unter Einstellungen > Abwesenheit und wähle eine beliebige Richtlinie aus, um sie über die Funktion "Mitarbeiter verwalten" massiv zuzuweisen.

Zugehörige Artikel:

✅ Überprüfe deine aktuellen Richtlinieneinstellungen

Denke daran, dass wir 2023 viele neue Funktionen zu den Richtlinien hinzugefügt haben, viele davon beeinflussen den Übergang in einen neuen Zyklus. Bitte kontrolliere deine hauptsächlichen Abwesenheitsrichtlinien, insbesondere im Hinblick auf die Anpassungen (Proration).

Proration heißt die anteilige Berechnung von Ansprüchen wie Urlaub oder Abwesenheit, basierend auf der Arbeitszeit des Mitarbeitenden im Vergleich zur Vollzeit-Arbeitszeit.

Überprüfe, dass deine Einstellungen korrekt sind, insbesondere das Feld Anteilig basierend auf dem Arbeitszeitplan des Mitarbeiters.

Mit dieser Einstellung wird der Abwesenheitsanspruch basierend auf den im Arbeitszeitplan festgelegten Arbeitstagen der Mitarbeitern, im Vergleich zur Vollzeit-Arbeitswoche in den FTE-Einstellungen deines Unternehmens anteilig berechnet.

Beispiel:

Für eine Abwesenheitsrichtlinie mit einem jährlichen Anspruch von 28 Tagen:

Der Mitarbeiter hat einen Arbeitszeitplan mit 3 aktiven Arbeitstagen pro Woche.

Eine Vollzeitstelle ist in deinem Unternehmen mit 5 Arbeitstage pro Woche definiert (unter Einstellungen > Mein Unternehmen).

In diesem Fall erhält der Mitarbeiter 16,8 Tage Urlaubsanspruch (3/5 von 28 Tagen).

✅ Überprüfe wiederkehrende Workflows

Wenn du im Laufe des Jahres wiederkehrende Workflows erstellt hast, denke bitte daran, dass ein „wiederkehrender Workflow“ sich jedes Jahr wiederholt, ohne, dass du neue Einstellungen vornehmen musst. Daher ist es eine gute Idee, einmal zu prüfen, ob du diese Workflows auch im nächsten Jahr auslösen lassen möchtest. Gehe dazu unter Einstellungen > Workflows. Hierbei sind Workflows mit der Bezeichnung (Objekt) “wiederkehrender Workflow, jene, auf die du achten solltest.

✅ Beachte den erarbeiteten Anspruch

Denke daran, dass wir für 2023 viele neue Funktionen in die Policenoptionen aufgenommen haben, und dass viele davon den Übergang zu einem neuen Zyklus beeinflussen. Wir empfehlen dir dringend, die Einstellungen Ihrer wichtigsten Freizeitrichtlinien zu überprüfen, insbesondere in Bezug auf die Prorationsregeln.

Bitte überprüfe, ob diese Einstellungen korrekt sind, insbesondere in Bezug auf die Aufteilung auf der Grundlage des Arbeitsplans des Mitarbeiters.