Das Jahresende steht vor der Tür! Dies sind Zeiten für wichtige Dinge, wie z. B. den Austausch mit der Familie, das Ausruhen oder das Nachdenken über die Erfahrungen der Vergangenheit und neue Ziele. Um jedoch Raum für das Wesentliche zu schaffen, musst du dich zuerst um einige Dinge kümmern, die deine Prozesse im Unternehmen betreffen.

Die letzten Tage des Jahres bedeuten, dass auch in deinem Unternehmen der Zyklus zur Beantragung und Genehmigung von Urlaub zu Ende gehen könnte. Die meisten unserer Kunden haben den 31. Dezember als letzten Tag des Zyklus für die Urlaubsanträge gewählt. Einige andere haben vielleicht ein anderes Datum gewählt. Wichtig ist jedoch, dass nach dem letzten Tag des Zyklus (unabhängig davon, welches Datum dies ist) keine Änderungen für den vorherigen Zyklus mehr möglich sind.

Ein Beispiel: Wenn der letzte Tag des Zyklus für deine Abwesenheitsrichtlinie am 31. Dezember 2022 ist und ein Mitarbeiter im Jahr 2023 einen Urlaub aus dem Jahr 2022 beantragen, bearbeiten oder genehmigen möchte, werden die übertragenen Tage des Mitarbeiters nicht automatisch angepasst.

Wir haben sehr hart daran gearbeitet, die Konfiguration unserer Abwesenheitsrichtlinien zu optimieren, um manuelle Arbeit zu vermeiden, vor allem am Ende des Jahres. Wie in unserer letzten Produkt-E-Mail angekündigt, werden wir verschiedene Verbesserungen einführen, die den Prozess der Erstellung von Abwesenheitsrichtlinien und der Anpassung des Saldos viel reibungsloser, einfacher und automatischer machen werden. Diese Änderungen werden jedoch erst für das nächste Jahr, 2023, wirksam.

Für dieses Jahr haben wir eine Liste mit allen wichtigen Themen und bewährten Verfahren zusammengestellt, damit dir nichts entgeht! Stelle sicher, dass du diese Ratschläge vor dem letzten Tag des Zyklus befolgst.

• ✅ Alle Arbeitnehmer sollten den Urlaub, den sie nehmen möchten, beantragen
• ✅ Alle Manager sollten alle ausstehenden Abwesenheitsanträge aus dem aktuellen Zyklus vor dessen Ende genehmigen
• ✅ Aktiviere die Anzeige von "Details" in der Urlaubskarte von Mitarbeitern
• ✅ Hinzufügen von benutzerdefinierten Feiertagen im Kalender für das kommende Jahr
• ✅ Abwesenheitsrichtlinien für das nächste Jahr zuweisen
• ✅ Überprüfe wiederkehrende Workflows
• ✅ Beachte den erarbeiteten Anspruch

✅ Alle Arbeitnehmer sollten den Urlaub, den sie nehmen möchten, beantragen

Bevor der Zyklus endet, sollten alle deine Mitarbeiter die Urlaubstage beantragen, die sie im aktuellen Zyklus nehmen möchten, so dass keine Änderungen in der Vergangenheit vorgenommen werden müssen. Und da wir gerade von Anträgen sprechen: Wir schlagen vor, dass dies auch eine gute Gelegenheit ist, deine Mitarbeiter an deine Urlaubsrichtlinien und die Übertragung von Urlaubstagen zu erinnern.

Führe die folgenden Schritte aus, um sicherzustellen, dass du die richtigen Informationen über die Übertragskonfigurationen weitergibst, die du für den aktuellen Zyklus festgelegt hast:

• Gehe zu Einstellungen > Abwesenheiten > Einstellungen und klicke auf eine deiner Abwesenheitsarten, um zu prüfen, ob sie Übertragstage enthalten.

• Klicke auf die drei Punkte bei den Abwesenheitsarten, die übertragbare Tage haben, um die Details zu überprüfen.

• Überprüfe unter Erweiterte Einstellungen > Übertrag aktivieren das Datum, bis zu dem der Übertrag erfolgen soll, und die Anzahl der Tage, die deine Mitarbeiter maximal nehmen dürfen.

Beachte:

• Wenn Du die Einstellungen vor Jahresende noch ändern möchtest, beachte bitte, dass diese Änderungen zu den Richtlinien möglicherweise einen Einfluss auf Deine aktiven Mitarbeiter*innen in diesem Zyklus haben können.

• Deine Mitarbeiter*innen können erst nach Jahresende Abwesenheiten von ihren übertragenen Tagen einreichen.

Best Practice:

Nutze die Ankündigungsfunktion von Kenjo, um Deine Mitarbeiter*innen über die Richtlinien zum Abwesenheitsmanagement zu informieren und zu erinnern.

• Ankündigung (News Feed)

Erstelle eine neue Ankündigung unter Home > Ankündigung (News Feed). Jetzt nur noch schnell eine Beschreibung, sowie ein Datum, ab wann der Beitrag sichtbar sein soll, hinzufügen und schon sind alle Deine Mitarbeiter*innen informiert. Hier noch ein kleines Beispiel:

Beispielhafter Text:

Hallo,

wir befinden uns auf der Zielgeraden für dieses Jahr. Wenn Ihr noch Urlaubstage übrig habt, die Ihr in diesem Jahr nehmen möchtet, dann denkt bitte daran, Eure Abwesenheitsanfrage VOR dem *DATUM*. Nach Ablauf dieses Datums ist es nicht mehr möglich, Abwesenheiten für das aktuelle Jahr über das System einzureichen.

Wir möchten Euch auch daran erinnern, dass Ihr maximal XX Tage in das nächste Jahr übertragen könnt und diese bis spätestens XXX im kommenden Jahr nutzen könnt. Sofern noch nicht geschehen, ist es nun an der Zeit, den Urlaub zu planen. Ihr könnt diesen, in Kenjo, unter Abwesenheit > Urlaub > EINREICHEN einreichen und anfragen.

Viele Grüße,

Euer HR-Team

✅ Alle Manager sollten alle ausstehenden Abwesenheitsanträge aus dem aktuellen Zyklus vor dessen Ende genehmigen

Du und Deine Manager sollten aus den oben beschriebenen Gründen nicht vergessen, alle offenen Abwesenheitsanfragen vor Jahresende zu genehmigen.

Best Practice:

Erstelle einen Workflow, der alle Manager (und Dich) daran erinnert, offene Abwesenheitsanfragen zu genehmigen.

• E-Mail-Vorlage:

Beispielhafter Text:

Hallo,

wenn Ihr noch offene Abwesenheitsanfragen habt, denkt bitte daran, diese zeitnah zu genehmigen. Das Jahr neigt sich dem Ende und alle Anfragen müssen vor dem *DATUM* genehmigt werden. Klickt dazu einfach hier, um alle offenen Anfragen einzusehen. 

Danke im Voraus.

Viele Grüße,

Euer HR-Team

• Konfiguration des Workflows:

• Hinzufügen einer Workflow-Aktion:

 Weitere Artikel:

• Bearbeitung von Abwesenheitsanfragen

✅ Aktiviere die Anzeige von "Details" in der Urlaubskarte von Mitarbeitern

Um mehr Transparenz zu schaffen, empfehlen wir dir, die DETAILS in der Urlaubskarte der Mitarbeiter zu aktivieren. Führe dazu die folgenden Schritte aus:

• Gehe zu Einstellungen > Abwesenheiten > Einstellungen 

• Klicke auf die Abwesenheitsart, die sich auf den Urlaub bezieht

• Klicke auf die Abwesenheitsrichtlinie > drei Punkte > Richtlinie bearbeiten

• Gehe im neuen Menü auf Erweiterte Optionen und aktiviere die Option 'Zeige Mitarbeitern die Einstellungen der Richtlinie in den Details der Abwesenheitsart'.

• Klicke auf RICHTLINIE AKTUALISIEREN

✅ Hinzufügen von benutzerdefinierten Feiertagen im Kalender für das kommende Jahr

Gehe zu Einstellungen > Kalender. Überprüfe Deine bestehenden Kalender, sowie mögliche neue benutzerdefinierte Feiertage für das kommende Jahr. Denke daran, dass benutzerdefinierte Feiertage nicht automatisch für das folgende Jahr erneuert werden. Daher solltest Du sicherstellen, dass Du alle Deine Kalender dementsprechend überprüfst.  

Best Practice:

Erstelle einen Workflow, der Dich an diesen Prozess erinnert:

• E-Mail-Vorlage:

Beispielhafter Text:

Hallo,

das Jahr neigt sich dem Ende. Bitte denke daran, Deine benutzerdefinierten Feiertage in Deinem Kalender zu aktualisieren, bevor das Jahr endet. Klicke dazu einfach hier, um neue benutzerdefinierte Feiertage hinzuzufügen.

Viele Grüße,

Dein HR-Team

• Workflow Konfigurationen:

• Hinzufügen einer Workflow-Aktion:

Zugehörige Artikel:

• Konfiguration von Kalendern

• Erstellen von Email Vorlagen und Workflows

✅ Abwesenheitsrichtlinien für das nächste Jahr zuweisen

Du hast neue Richtlinien für das kommende Jahr? Dann denke daran, dass Du diese den entsprechenden Mitarbeiter*innen noch zuweisen musst. Gehe dazu unter Einstellungen > Abwesenheiten > Abwesenheitsarten > NEUE RICHTLINIE HINZUFÜGEN. Hier kannst Du neue Richtlinien für das kommende Jahr erstellen oder bereits existierende Richtlinien anpassen.

Gehe anschließend zu Abwesenheit > Unternehmen und scrolle in der Tabelle nach rechts. Klicke auf das 3-Punkte-Menü und wähle hier Richtlinien verwalten. Du kannst Deine neue Richtlinie zu allen Mitarbeiter*innen hinzufügen, für die diese Änderungen gelten sollen.

Zugehörige Artikel:

• Zuordnung von Abwesenheiten

• Erstellen von Abwesenheitsarten und Richtlinien

✅ Überprüfe wiederkehrende Workflows

Wenn Du im Laufe des Jahres wiederkehrende Workflows erstellt hast, denke bitte daran, dass ein „wiederkehrender Workflow“ sich jedes Jahr wiederholt, ohne, dass Du neue Einstellungen vornehmen musst. Daher ist es eine gute Idee, einmal zu prüfen, ob Du diese Workflows auch im nächsten Jahr auslösen lassen möchtest. Gehe dazu unter Einstellungen > Workflows. Hierbei sind Workflows mit der Bezeichnung (Objekt) “wiederkehrender Workflow, jene, auf die Du achten solltest.

✅ Beachte den erarbeiteten Anspruch

Denke daran, dass deine Abwesenheitsrichtlinien mit den folgenden Einstellungen konfiguriert sind: Tages-basiert > Erarbeiteter Anspruch > Im Voraus gewährt: