Erstelle eine Abwesenheitsrichtlinie

Sobald du gelernt hast, deine Abwesenheitsarten zu erstellen, ist es an der Zeit, deine Abwesenheitsrichtlinien zu erstellen. Denke daran, dass die Richtlinien die Regeln sind, nach denen jede Abwesenheitsart funktioniert. Sie legen den Zyklus, die Art der Vergütung und die Verfügbarkeit sowie andere erweiterte Optionen fest.

Jede Art von Abwesenheit erfordert mindestens eine Richtlinie, um wirksam zu sein. Es können mehrere Richtlinien pro Abwesenheitsart erstellt werden. Du wirst deinen Mitarbeitern jedoch nur eine Abwesenheitsrichtlinie pro Abwesenheitsart zuweisen.

INHALTSVERZEICHNIS

• Erstelle Abwesenheitsrichtlinien
• Anspruch
• Zusätzlicher Anspruch
• Anpassungen
• Guthabenregeln
• Anfragen

Erstelle Abwesenheitsrichtlinien

Um eine neue Richtlinie hinzuzufügen, gehe zur erwünschten Abwesenheitsart und klicke auf (+) NEUE RICHTLINIE HINZUFÜGEN.

Anschließend kannst du alle Regeln für deine neue Richtlinie einrichten, beginnend mit den Zulässigkeitsregeln.

Anspruch

Hier kannst du auswählen, auf welche Abwesenheitseitausgleiche die Mitarbeiter im Rahmen dieser Richtlinie Anspruch haben und wann sie diese Ausgleiche erhalten sollen. Dies ist der erste und entscheidende Schritt zur Festlegung deiner Abwesenheitsrichtlinie.

Richtlinienname: Beginne die Einrichtung deiner neuen Richtlinie damit, dass du ihr einen Namen gibst. Denke daran: Je eindeutiger der Name, desto einfacher ist es für dich später, die Richtlinie von anderen Richtlinien zu unterscheiden und deine Mitarbeiter ihr zuzuordnen. In unserem Beispiel werden wir eine Richtlinie für einen Urlaub von 24 Tagen einrichten.

Anspruch wird festgelegt in: Hier kannst du wählen, ob deine Mitarbeiter ihren Urlaub im Tages- oder Stundenformat erhalten sollen. In diesem Beispiel wählen wir Tage, da wir eine Abwesenheitsrichtlinie für Urlaubstage erstellen wollen. 

Art des Anspruchs: Die Anspruchsart legt fest, ob dein Mitarbeiter einen festen Anspruch pro Zyklus oder einen unbegrenzten Anspruch pro Zyklus erhält. 

• Unbegrenzt wird meist für Krankheit gewählt, da dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer keine Begrenzung der frei genommenen Tage hat.
• Mit dem festen Anspruch kann dein Mitarbeiter nur so viele Tage frei nehmen, wie du im Rahmen des Grundanspruchs konfigurierst.

Wenn du Unbegrenzt wählst, ist die Leiste auf der linken Seite kürzer und du kannst weniger Regeln konfigurieren.

Jährlicher Zyklus beginnt am: Hier kannst du den Zeitpunkt bestimmen, zu dem dein Versicherungszyklus beginnt. 

• Startdatum des Mitarbeiters: Wenn du diese Option wählst, beginnt der Zyklus an dem Tag, an dem dein Mitarbeiter in deinem Unternehmen anfängt zu arbeiten.
  
• Deaktivierter Zyklus: Wähle diese Option, um eine Richtlinie ohne Zyklus zu erstellen, d. h., die freien Tage verfallen nicht nach einer bestimmten Zeitspanne. 
• Bestimmtes Datum: Dies ist die am häufigsten gewählte Option. Normalerweise wird der  1. Januar gewählt, damit Mitarbeiter ihre Tage gleich zu Beginn des neuen Jahres erhalten. 

Grundanspruch: Gebe die Anzahl der Tage ein, die deine Mitarbeiter in einem Zyklus erhalten.

Kalendertage verwenden: Aktiviere Kalendertage, um arbeitsfreie Tage, wie Wochenenden oder Feiertage, vom Guthaben einer Person abzuziehen, wenn diese einen Antrag stellt. 

Diese Option ist nicht für stundenbasierte Richtlinien verfügbar.

Wie wird der Anspruch gebildet?: Hier kannst du wählen, wie deine Mitarbeiter ihre Abwesenheiten erhalten sollen.

• Anteiliger Anspruch wird auf monatlicher Basis gewährt
  
  • Ende des Abgrenzungszeitraums (nach erfolgter Arbeit gewährt): Bei dieser Option erhalten deine Mitarbeiter die berechnete Zulage am ersten Tag des nächsten Abgrenzungszeitraums.
  • Beginn des Abgrenzungszeitraums (im Voraus gewährt): Wenn du diese Option wählst, erhalten deine Mitarbeiter die berechnete Zulage am Anfang des Abgrenzungszeitraums.
• Gesamter Anspruch wird zu Beginn des Zyklus gewährt

Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke auf WEITER.

Zusätzlicher Anspruch

Im nächsten Schritt kannst du die Regeln für zusätzliche Tage konfigurieren. Du kannst Regeln für zusätzlichen Anspruch hinzufügen, um die Grundzulage der Richtlinie automatisch zu erhöhen, je nachdem, wie lange ein Mitarbeiter bereits im Unternehmen ist. Wenn du keine Regeln für zusätzliche Tage erstellen möchtest, kannst du diesen Schritt überspringen.

Du kannst eine zusätzliche Anspruchsregel hinzufügen, indem du auf (+) REGEL FÜR ZUSÄTZLICHEN ANSPRUCH HINZUFÜGEN klickst.

Geleistete Arbeitszeit (in Jahren): Füge hier die Zeit hinzu, die man gearbeitet haben muss, bevor man die Zulage erhält. Wenn du z. B. 1 Jahr hinzufügst, erhält dein Mitarbeiter die von dir gewählte Zulage für jedes Jahr, das er für dein Unternehmen gearbeitet hat. 

Anzahl der zusätzlichen Tage: Hier kannst du wählen, wie viele Zuschuss-Tage zu dem bestehenden Grundzuschuss deines Mitarbeiters hinzugefügt werden sollen. Wenn du hier einen zusätzlichen Tag auswählst, erhält dein Mitarbeiter in jedem Jahr, in dem er in deinem Unternehmen beschäftigt ist, einen zusätzlichen freien Tag. 

Wenn du fertig bist, klicke auf HINZUFÜGEN. Du kannst so viele zusätzliche Zulagenregeln hinzufügen, wie du willst. Klicke abschließend auf WEITER.

Anpassungen (pro rata)

Als Nächstes kannst du festlegen, ob der Grundanspruch einer Richtlinie für bestimmte Mitarbeiter angepasst (pro rata berechnet) werden soll – zum Beispiel für neue Mitarbeiter, Teilzeitkräfte oder Personen mit einem befristeten Vertrag.

Um das besser zu veranschaulichen, schauen wir uns drei Beispiele an, bei denen jeweils eine andere Art der Anpassung verwendet wird. Für alle drei Beispiel gilt:

Start des Urlaubsjahres: 1. Januar

Vergabemethode: Einmalig zu Beginn des Zyklus

Basisurlaub: 24 Tage

Option 1: Basierend auf dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters

Eintrittsdatum: 15. März 2024
Urlaubsanspruch bei Vollzeit: 24 Tage

Option 2: Basierend auf dem Vertragsende

Vertragsende: 22. August 2024
Urlaubsanspruch bei Vollzeit: 24 Tage

Option 3: Basierend auf dem Arbeitsplan - für Teilzeitkräfte

Referenz für Vollzeit: 5 Arbeitstage/Woche oder 40 Stunden/Woche

Mitarbeiter Arbeitsplan: 3 Arbeitstage/Woche oder 20h/Woche
Urlaubsanspruch bei Vollzeit: 24 Tage

Wenn du alles konfiguriert hast, klicke auf WEITER.

Guthabenregeln

Hier kannst du auswählen, wie das Guthaben des Mitarbeiters für die Richtlinie, die du gerade erstellst, verwaltet werden soll.

Negativen Kontostand in aktuellem Zyklus zulassen: Aktiviere diese Option, wenn du deinen Mitarbeitern erlaubst, Urlaub zu nehmen, auch wenn ihr Guthaben überschritten ist. Du kannst wählen, ob deine Mitarbeiter eine unbegrenzte Anzahl negativer Tage haben dürfen oder ob du eine maximale Anzahl von Tagen festlegen kannst, an denen sie ihr Guthaben überschreiten dürfen.

Erlaube den Übertrag ungenutzten Anspruches in den nächsten Zyklus: Aktiviere diese Option, wenn Mitarbeiter die restlichen Urlaubstage aus diesem Jahr im nächsten Jahr beantragen können. Wähle aus, bis wann sie ihre übertragenen Tage im nächsten Zyklus beantragen können und die maximale Anzahl der Tage, die sie nehmen können. Du kannst immer die Option wählen, dass die restlichen Tage im Zyklus übertragen werden und nicht verfallen.

Runden des aktuellen Guthabens auf volle Tage?: Aktiviere diese Option, um zu wählen: 

• Abrunden auf das vorherige Intervall: rundet das Guthaben ab, wenn eine neue Rechnungsabgrenzung vorgenommen wird, um immer ganze Zahlen zu haben 

• Aufrunden auf das nächste Intervall: rundet das Guthaben auf, wenn eine neue Rechnungsabgrenzung vorgenommen wird, um immer ganze Zahlen zu erhalten

  
  

Richtlinien-Details in den Abwesenheitskarten der Mitarbeiter anzeigen: Lege fest, ob deine Mitarbeiter die Details zu jeder Abwesenheit sehen sollen, wenn du sie ihnen zugewiesen hast. Denke daran, dass die Details genau die Art und Weise zeigen, wie diese Richtlinien konfiguriert sind, und sie werden etwa so aussehen:

Wenn alles eingerichtet ist, klicke auf WEITER. 

Anfragen

Als letzten Schritt kannst du auswählen, wie die Abwesenheitsanfragen der Mitarbeiter für die Richtlinie, die du gerade erstellst, verwaltet werden sollen.

Genehmigung erforderlich: Aktiviere diese Option, wenn Anträge genehmigt werden müssen. Standardmäßig können Manager und Administratoren Abwesenheitsanfragen genehmigen.

Sperren von Abwesenheitsanfragen während der Probezeit: Wenn diese Funktion aktiviert ist, können deine Mitarbeiter während ihrer Probezeit keinen Urlaub beantragen. Die Funktion ist vom Datum der Probezeit im persönlichen Profil des Mitarbeiters abhängig. Sie können jedoch ihr Abwesenheitsguthaben sehen und Abwesenheiten beantragen, sobald die Probezeit vorbei ist.

Den Mitarbeitern erlauben, halbtägige Freistellungen anzufordern: Aktiviere diese Option, wenn Mitarbeiter halbe Tage (vormittags oder nachmittags) beantragen können. 

• Klicke  auf SPEICHERN

Du hast nun erfolgreich deine erste Abwesenheitsrichtlinie erstellt! Du kannst so viele Richtlinien erstellen, wie du möchtest. In diesem Artikel erfährst du, wie du deinen Mitarbeitern Richtlinien zuweisen kannst.