INHALTSVERZEICHNIS

• Profile
• Abwesenheiten
• Workflows
• Smart Docs
• Anwesenheiten
• Digitale Signatur
• Kalender
• Schichtplanung

Profile

F: Welche Einladungs-E-Mails erhalten meine Mitarbeiter von Kenjo?

A: Gehe zu Einstellungen > Begrüßungssassistent, um die Einladungs-E-Mail zu finden, die deine Mitarbeiter mit ihrer Einladung zu Kenjo erhalten. Du kannst die Standard-Einladungsnachricht und die grundlegenden Informationen über dein Unternehmen auf Englisch, Deutsch und Spanisch anpassen. Da Kenjo in Englisch, Deutsch und Spanisch verfügbar ist, erhalten deine Mitarbeiter die Willkommensnachricht in der Sprache, die du bei der Erstellung ihrer persönlichen Profile ausgewählt hast.

F: Wie erstelle ich ein Mitarbeiterfeld?

A: Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiterfelder, wähle eine Mitarbeiterfeldkategorie und klicke auf (+) BENUTZERDEFINIERTES FELD HINZUFÜGEN, um ein neues Mitarbeiterfeld mit einem Namen und einem Feldtyp hinzuzufügen. Die Standardfelder, die Kenjo anbietet, können nicht geändert werden. Du kannst den Artikel in unserem Hilfe-Center lesen, um mehr zu erfahren.

F: Kann ich die von Kenjo erstellten Standard-Mitarbeiterprofile löschen?

A: Du kannst die Standardprofile in Profile und Berechtigungen nicht löschen oder ändern. Du kannst jedoch benutzerdefinierte Profile erstellen, Mitarbeiter aus bestimmten Profilen entfernen oder die zuvor erstellten benutzerdefinierten Profile löschen. Weitere Informationen zu diesem Thema findest du in unserem Artikel Verwaltung von Profilen und Berechtigungen.

F: Kann mein Steuerberater auch Kenjo verwenden?

A: Du kannst ein Konto für deinen Steuerberater in deiner Kenjo-Organisation anlegen, indem du zu Mitarbeiter > Verzeichnis gehst und auf (+) MITARBEITER HINZUFÜGEN klickst. Stelle sicher, dass du das richtige Profil für ihn auswählst, damit er Zugang zu allen benötigten Informationen hat. Lies unseren Artikel über Profile und Berechtigungen, um mehr darüber zu erfahren. 

F: Wie sieht Kenjo für meine Mitarbeiter aus?

A: Das Layout von Kenjo ist für alle Benutzer der Software gleich. Je nach den ihnen zugewiesenen Profilen haben deine Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen und Funktionen in Kenjo. 

F: Kann ich die Arbeitstage eines Mitarbeiters von fünf auf vier Tage reduzieren?

A: Ja. Du kannst auf das Profil des Mitarbeiters unter Mitarbeiter > Verzeichnis klicken, seinen persönlichen Bereich besuchen und nach unten zu "Arbeitsplan" scrollen. Wenn du auf ARBEITSZEITPLAN ÄNDERN klickst, kannst du seine Arbeitstage bearbeiten. 

Abwesenheiten

F: Wie lege ich Abwesenheitsarten an?

A: Du kannst alle für dein Unternehmen relevanten Abwesenheitsarten und Richtlinien unter Einstellungen > Übersicht > Funktionen > Abwesenheiten > Einstellungen anlegen. Für eine genauere Anleitung schaue dir diesen Artikel an.

F: Was ist der Unterschied zwischen einer Abwesenheitsart und einer Richtlinie?

A: Abwesenheitsarten beinhalten alle Kategorien von Abwesenheiten, die es in deinem Unternehmen gibt (zum Beispiel Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit, etc.). Richtlinien sind hingegen die verschiedenen Regeln, die es in den einzelnen Kategorien in deinem Unternehmen gibt. Zum Beispiel kann dein Unternehmen zwei verschiedene Urlaubsregelungen haben, für Festangestellte und Aushilfen. Erfahre mehr über das Erstellen der Arten und Richtlinien im entsprechenden Artikel.

F: Kann ich einem Mitarbeiter mehrere Abwesenheiten zuordnen?

A: Du kannst einem Mitarbeiter mehrere Abwesenheiten, aber jeweils immer nur eine Richtlinie zuweisen. Ein Mitarbeiter kann also nur eine Richtlinie zu der Abwesenheitsart “Urlaub” zugewiesen haben. 

F: Ich möchte, dass zwei Kollegen eine Abwesenheit eines Mitarbeiters genehmigen, wie richte ich das ein?

A: Kenjo ermöglicht es dir, einen zweistufigen Genehmigungsprozess bei Abwesenheiten einzurichten. Erfahre hier, wie Du diesen anlegst. 

F: Wenn ich eine Abwesenheitsrichtlinie ändere, wird die Richtlinie automatisch für alle Mitarbeiter aktualisiert?

A: Die Änderungen, die Du an einer bestehenden Richtlinie vornimmst, werden erst im nächsten Zyklus in kraft treten, insofern sie dem Mitarbeiter schon zugewiesen ist. 

F: Wie kann ich die Abwesenheitsrichtlinien ändern, die zurzeit Mitarbeitern zugewiesen sind?

A: Du kannst die Zuweisung der Richtlinien manuell ändern, indem Du zu Abwesenheiten > Unternehmen gehst und den Mitarbeiter auswählst dessen Richtlinien Du ändern möchtest. Wähle die drei Punkte die an der rechten Seite erscheinen. Hier hast Du die Wahl das Guthaben anzupassen oder die genommen Tage anzupassen.

F: Wie kann ich das Guthaben einer Abwesenheit nachvollziehen?

A: Gehe zu Abwesenheiten > Unternehmen und wähle den Mitarbeiter aus, dessen Abwesenheit du überprüfen möchtest. Nun gelangst du zur Abwesenheitsübersicht dieses Mitarbeiters und kannst die Historie einsehen. Nutze gerne den Filter, um einen besseren Überblick zu erhalten. Wähle Zeige Richtlinien Aktivierungen falls Du die Updates zu Änderungen an der Richtlinie ebenfalls sehen möchtest. 

F: Was kann ich tun, wenn ich die Einstellungen zum Übertrag verändern möchte?

A: Gehe zu Einstellungen > Abwesenheiten > Einstellungen und wähle die Abwesenheitsart und entsprechende Richtlinie aus, die Du verändern möchtest. Klicke neben der Richtlinie auf die drei Punkte und wähle Richtlinie bearbeiten. Unter den erweiterten Einstellungen kannst du den Übertrag aktivieren, wähle hier ein Datum sowie die maximale Anzahl an Tagen aus. 

F: Ich versuche, neuen Mitarbeitern Abwesenheitsarten zuzuweisen. Obwohl ich sie aktiviert habe, sehe ich sie nicht in der Liste unter Abwesenheit > Unternehmen. Was kann ich tun?

A: Beachte bei der Auflistung der Mitarbeiter im Fenster Abwesenheit > Unternehmen, dass die Filter auf der linken Seite zwischen den Sitzungen gleich bleiben. Es könnte sein, dass du deine Ergebnisse zuvor z. B. nach der Art der Freistellung gefiltert hast, was dich daran hindert, neue Mitarbeiter zu finden, denen standardmäßig keine Freistellungsrichtlinien zugewiesen sind. Versuche, alle Filter auszuwählen. 

F: Werden die Urlaubstage automatisch angepasst, wenn einem Mitarbeiter eine neue Urlaubsregelung zugewiesen wird?

A: Ja. Kenjo führt eine Berechnung durch, bei der die Tage, die der alten Richtlinie entsprechen, mit dem Prozentsatz des abgelaufenen Jahres multipliziert werden, und die Tage, die der neuen Richtlinie entsprechen, mit dem verbleibenden Prozentsatz multipliziert werden.

Zum Beispiel: 

Saldo aus der alten Richtlinie - 24 Tage

Saldo aus dem neuen Vertrag - 36 Tage

Wechsel der Richtlinie am 01.03 (mehr oder weniger 1/6 des Jahres) 

Kenjo führt also die folgende Berechnung durch:

24 * (1/6) + 36 * (5/6) = 34 Tage.

Hinweis: Du kannst diese Zahl jederzeit anpassen, bevor du die Änderungen speicherst.

F: Wie kann ich Überstunden in eine Abwesenheit umwandeln?

A: Erstelle eine neue Abwesenheitsart "Überstundenausgleich". Erstelle dann eine Abwesenheitsrichtlinie mit der Bezeichnung "Überstundenausgleich". Richte diese genauso ein wie deine Urlaubsrichtlinie mit der folgenden Ausnahme: 

• Guthaben "0" 
• Kein Übertrag auf das nächste Jahr

Sobald du Überstunden in eine Abwesenheitsart umwandelst, werden die Tage auf diesem Konto gutgeschrieben. Darüber hinaus kannst du dann auch Berichte erstellen, um einen besseren Überblick über diese Abwesenheitsart zu erhalten. 

F: Kann ich an einem arbeitsfreien Tag eine Abwesenheit zuweisen?

A: Wenn du einen Mitarbeiter an einem Tag freistellen möchtest, an dem er normalerweise nicht arbeitet, musst du den arbeitsfreien Tag in seinem persönlichen Profil vorübergehend in einen Arbeitstag umwandeln, um dies zu tun.

F: Was muss ich beachten, wenn ich eine Abwesenheit in der Vergangenheit eintrage (z. B. Krankheit)?

A: Du musst zuerst die Anwesenheitshistorie des Mitarbeiters überprüfen. Wenn an diesem Tag eine Anwesenheit registriert wurde, ist die Eingabe einer Abwesenheit nicht möglich.

Workflows

F: Mein Workflow funktioniert nicht, was kann ich tun?

A: Prüfe zunächst, ob du den Workflow korrekt erstellt hast. Schaue dir hierzu nochmals alle Schritte genau in unserem Artikel an, um mögliche Fehler festzustellen. Ein häufiger Fehler ist es, falsche Objekte auszuwählen, wenn der Workflow erstellt wird und eine Email-Vorlage zugewiesen wird. Stelle sicher, dass beide das gleiche Objekt zugewiesen haben.

F: Wie kann ich herausfinden, ob ein Workflow ausgelöst wurde?

A: Gehe zum Profil eines Mitarbeiters, bei dem der Workflow ausgelöst werden sollte. Auf der rechten Seite des persönlichen Profils findest du unter Aktionen > Workflow auslösen eine Übersicht aller Workflows, die ausgelöst wurden.

F: Wie kann ich Links zu einer Email Vorlage hinzufügen? 

A: Um Links zu einem Text oder einem Bild in einer Email Vorlage hinzuzufügen, gehe zu Einstellungen > Email Vorlagen und wähle eine entsprechende Vorlage aus. Wechsle nun vom Text-Editor zum HTML-Editor, um dem gewünschten Bereich einen Link hinzuzufügen. Hier findest du eine genaue Anleitung zum Einfügen der Links.

F: Kann ich einen Workflow einrichten, der ausgelöst wird, wenn einer meiner Untergebenen eine Gehaltserhöhung erhält?

A: Ja. Beginne mit der Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes "Gehalt" unter Einstellungen > Mitarbeiterfelder. Danach kannst du es im Workflow auswählen. Nun kannst du den Workflow wie folgt erstellen:

• Objekt: Mitarbeiter
• Auslöser: Mitarbeiter aktualisiert
  
• Terminierung: Unmittelbar nach
• Filter: 
  • Gehalt - wurde verändert
  • Berichtet an - ist gleich - bestimmte Mitarbeiterin

Der Workflow wird jetzt nur noch ausgelöst, wenn sich das Gehalt von Mitarbeitern, die dir unterstellt sind, geändert hat. 

Smart Docs

F: Bekommen meine Mitarbeiter eine Nachricht, wenn ein Dokument hochgeladen wurde?

A: Dies hängt vom Dokumententyp ab. Es gibt zwei Fälle:

• Das System sendet eine E-Mail-Benachrichtigung automatisch, sobald ein Dokument in das Profil des Mitarbeiter via Smart Docs > Mitarbeiter Dokumente hochgeladen wurde. Das betrifft also nur den Upload von Dokumenten zu einzelnen Mitarbeitern.

• Immer wenn du eine Digitale Signatur anforderst wird der Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt.

F: Kann ich mehrere Dokumente auf einmal hochladen?

A: Ja, gehe hierzu zu Smart Docs > Import und wähle die Dateien aus, die du importieren möchtest. Erfahre alles zum Import von Dateien in diesem Artikel. 

F: Wie lade ich Lohnabrechnungen in Kenjo hoch?

A: Gehe zu Smart Docs > Import und wähle Lohndatei aus. Das System liest die Dateien elektronisch aus und weist sie anhand der Informationen im Dokument dem entsprechenden Mitarbeiter zu. Falls ein Dokument nicht automatisch zugeordnet wird, musst Du dies manuell nachbearbeiten. Jeder Mitarbeiter wird sein entsprechendes Dokument nach deinem Upload dann in Smart Docs > Meine Dokumente finden. Mehr Infos übere unsere Importfunktion erfährst du in unserem Helpcenter Artikel.

F: Ich habe die Gehaltsabrechnungen über die Option Import > Lohndatei hochgeladen, aber sie wurden nicht korrekt zugeordnet. Was muss ich tun?

A: Um zu verstehen, wie der Algorithmus Aufteilen & Zuordnen in Import > Lohndatei funktioniert, lies den Abschnitt "Import" in diesem Artikel. Nun könnte das Problem darin bestehen, dass einige Informationen im Profil des Mitarbeiters nicht mit den Informationen auf seiner Gehaltsabrechnung übereinstimmen.

Nehmen wir an, der Name des Mitarbeiters ist "Carlos" und sein Nachname ist "Fernandez Alguacil". Der Algorithmus extrahiert die folgenden Begriffe aus der PDF-Datei, entfernt Leerzeichen zwischen den Begriffen und gleicht diese Begriffe dann mit den Profilfeldern des Mitarbeiters ab. Daher wird der Algorithmus versuchen, einen der folgenden Begriffe zu finden:

• Vorname und Nachname: 'CarlosFernandezAlguacil'.
• Nachname und Vorname: 'FernandezAlguacilCarlos'.
• Vorname, Komma und Nachname: 'Carlos,FernandezAlguacil'.
• Nachname, Komma und Vorname: 'FernandezAlguacil,Carlos'.
• Nationale Versicherungsnummer
• Nationaler Ausweis
• Steuernummer
• Reisepass
• DisplayName: 'CarlosFernandez'

Vergewissere dich, dass diese Begriffe im Profil des Mitarbeiters korrekt erscheinen, bevor du den Import durchführst.

Anwesenheiten

F: Wie aktiviere ich die Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter?

A: Gehe zum Profil des Mitarbeiters > Persönlich und aktiviere unter Aktionen die Funktion Zeiterfassung aktivieren.

F: Überstunden werden nicht automatisch gespeichert, wie richte ich das ein?

A: Gehe zu Einstellungen > Funktionen > Anwesenheit > Einstellungen und wähle hier die Allgemein > Überstundenkompensation aus. Aktiviere hier die Funktion über den Button um die Kompensation von Überstunden zu ermöglichen. Mit Klick auf Überstundenkompensation bearbeiten kannst Du nun auf Mitarbeiterebene verschiedene Einstellungen vornehmen.

F: Welche Aktionen kann ich in Bezug auf den Überstundenausgleich manuell durchführen?

A: Als Admin kannst du das Guthaben für jeden Mitarbeiter manuell anpassen, umwandeln oder eine Auszahlung veranlassen. Erfahre hier mehr. 

F: Wie kann ich die Überstunden eines bestimmten Mitarbeiters neu berechnen?

A: Unter Mitarbeiter > Mitarbeiter auswählen > Anwesenheiten kannst du die Option Details unter der Anzahl der Überstunden auswählen. Lerne mehr in diesem Artikel.

F: Überstunden werden nicht in den nächsten Monat übernommen, wie richte ich das ein?

A: Gehe zu Einstellungen > Funktionen > Anwesenheiten > Einstellungen. Unter Allgemein > Überstundenkompensation kannst du die Option Überstundenkompensation aktivieren wählen. Unter Überstundenkompensation bearbeiten kannst du die einzelnen Einstellungen auf Mitarbeiterebene vornehmen. Wähle Übertrag in den nächsten Monat für die entsprechenden Mitarbeiter aus.

F: Wo kann ich das Überstundenkonto eines bestimmten Mitarbeiters sehen?

A: Gehe zum entsprechenden Mitarbeiterprofil > Anwesenheiten um das aktuelle Guthaben einzusehen. Du kannst das Guthaben der vergangenen Monate sehen, indem du die Zeitspanne änderst. Erfahre mehr über diese Funktion in diesem Artikel. 

F: Das System zählt nicht alle Überstunden, wie richte ich das ein?

A: Gehe zu Einstellungen > Anwesenheit > Einstellungen > Überstundenkompensation > Überstundenkompensation bearbeiten und wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus. Wenn du alle Überstunden zählen möchtest, dann entferne den Überstundenverzicht. 

F: Kann ich einen Verzicht für Überstunden erstellen? 

A: Ja, du kannst festlegen, ob ein bestimmter Betrag an Überstunden pro Tag, Woche oder Monat entfallen soll. Gehe dazu in Einstellungen > Anwesenheit > Einstellungen > Überstundenkompensation > Überstundenkompensation bearbeiten und wähle den/die Mitarbeiter aus, deren Überstunden verzichtet werden sollen. Wenn du sie ausgewählt hast, klicke auf EINSTELLUNGEN. Klicke im Abschnitt Verzicht auf Ja und wähle, nach wie vielen Tagen/Wochen/Monaten die Überstunden anfallen sollen.

F: Wie kann ich vermeiden, dass Mitarbeiter vergangene Anwesenheitseinträge bearbeiten? 

A: Du kannst unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen > Profile + benutzerdefinierte Profile erstellen. Wähle die einzelnen Berechtigungen aus, die du für einzelne Mitarbeiter oder Gruppen benötigst. Stelle außerdem sicher, dass du im Bereich Anwesenheit weder "Meine eigenen Anwesenheitsdetails bearbeiten" noch "Individuelle Anwesenheitsdetails aller Mitarbeiter bearbeiten" aktivierst. Sobald das Profil vollständig eingerichtet ist, speichere die Änderungen und weise es dem Mitarbeiter oder der Gruppe von Mitarbeitern zu.

F: Wie lange dauert es, wenn ich eine Fingerabdruck-Steuerungshardware über die API mit Kenjo verbinde, bis die Daten in Kenjo erscheinen? Sofort, erst nach ein paar Stunden, am Ende des Tages...?

A: Die API-Änderungen werden sofort angezeigt. Sei dir bewusst, dass dies von der Strategie des Kunden abhängt, wenn er die Integration zwischen seiner Zeitmessungshardware und Kenjo vornimmt. Einige Kunden möchten beispielsweise die Daten von ihrem Gerät alle 15 Minuten an Kenjo senden, andere sofort, wieder andere jede Nacht. Sobald die API die Daten empfängt, werden sie in Kenjo wiedergegeben.

Digitale Signatur

F: Welche Arten von Dokumenten kann ich digital unterzeichnen? 

A: PDF und Word Dateien können mit Kenjo digital unterzeichnet werden. Bitte stelle sicher, dass das Dokument nicht passwortgeschützt ist.

F: Reduzieren Unterschriften eines Admins auch mein Kontingent?

A: Ja, jede Signatur wird gezählt.

F: Zählen einzelne Unterschriften oder Dokumente?

A: Dein Guthaben wird nicht nach Dokumenten sondern nach Unterschriften belastet. Falls du also die sequenzielle Weiterleitung aktiviert hast, zählt jede einzelne Unterschrift auf dem Dokument.

F: Kann ich unterschreiben, indem ich ein Foto meiner Unterschrift einfüge? 

A: Nein. Dokumente müssen mit einer Maus, einem Trackpad, einem elektronischen Stift oder einem Finger unterzeichnet werden.

F: Habe ich eine maximale Anzahl an Empfängern für eine Signatur in einem Dokument? 

A: Ja. Du kannst maximal 40 Empfänger pro Anfrage in einem Dokument haben. Diese Anzahl beinhaltet Empfänger und Unterzeichner. 

F: Zählen stornierte oder abgelehnte Signaturen noch als verwendete Signatur?

A: Ja. Der Zertifizierungsprozess für eine E-Signatur beginnt ab dem ersten Moment, in dem die Anfrage gesendet wird, egal wie der Prozess enden wird (abgebrochen, abgelehnt oder signiert).

Kalender

F: Können die Google-Kalender aller Mitarbeiter in einen globalen Google-Kalender integriert werden, damit sie die Verfügbarkeit aller ihrer Kollegen sehen können?

A: Ja. Exportiere zunächst die URL und erstelle einen Google-Kalender (z. B. "Urlaub") und mache ihn dann für deine Organisation öffentlich.

Schichtplanung

F: Wenn ein Arbeitnehmer am 1. Tag des Monats eine Schicht hat, die von 22.00 Uhr bis 6.00 Uhr dauert (8 Stunden, die zu Tag 1 gehören), zählen diese Stunden dann für Tag 1 oder für Tag 2 des Monats?

A: Sie werden für den 1. Tag des Monats gezählt.