Contenido:

• Perfil
• Ausencias
• Workflows
• Smart docs
• Registro de horas
• Firma digital
• Calendario
• Cuadrante de Turnos

Perfil

P: ¿Qué mensaje de bienvenida recibirán los empleados de Kenjo?

R: Ve a Ajustes > Asistente de bienvenida para ver el email de invitación que tus empleados recibirán con la invitación a Kenjo. Puedes personalizar el mensaje predeterminado y la información básica sobre la empresa en los tres idiomas oficiales. Como Kenjo está disponible en inglés, alemán y español, recibirán el mensaje de bienvenida en el idioma que seleccionaron al crear sus perfiles personales.

P: ¿Cómo creo nuevos campos de empleado?

R: Ve a Ajustes > Campos de empleado, elige una categoría de campo de empleado y haz clic en (+) AGREGAR CAMPO PERSONALIZADO para agregar un nuevo campo. Escoge el nombre y el tipo de campo. Los campos estándar que ofrece Kenjo no se pueden modificar. Revisa nuestro artículo Agregar nuevos campos personalizados de empleados para saber más.

P: ¿Puedo eliminar perfiles prederminados creados por Kenjo?

R: No puedes eliminar ni modificar los perfiles predeterminados en Perfiles y permisos. Sin embargo, puedes crear y eliminar nuevos perfiles personalizados, así como agregar o eliminar empleados de perfiles específicos. Para obtener más información sobre este tema, consulta nuestro artículo Gestionar de Perfiles y permisos.

P: ¿Mi asesor fiscal también puede usar Kenjo? 

R: Puedes crear una cuenta en Kenjo para tu asesor fiscal yendo a Empleados > Directorio y haciendo clic en (+) AÑADIR EMPLEADO. Asegúrate de seleccionar el perfil adecuado para tu asesor fiscal, para que tenga acceso a toda la información que necesita. Consulta nuestro artículo sobre Perfiles y permisos para obtener más información al respecto.

P: ¿Cómo se ve Kenjo para mis empleados?

R: El diseño de Kenjo es el mismo para todos los que usan el software. Dependiendo de los perfiles que se les asignen, los usuarios tendrán diferentes niveles de acceso a la información y las funciones de Kenjo.

Ausencias

P: ¿Cómo puedo crear distintos tipos de ausencia?

R: Agrega todos los tipos de ausencia relevantes para tu empresa y sus políticas en Ajustes >  Vista general > Funcionalidades > Ausencias > Ajustes. Sigue los pasos de este artículo para crear tipos y políticas de ausencia correctamente. 

P: ¿Cuál es la diferencia entre un tipo de ausencia y un tipo de política?

R: Los tipos de ausencia se refieren a aquellas ausencias que permite tu empresa, como vacaciones, enfermedad, licencia por paternidad o maternidad, entre otras. Las políticas son las reglas bajo las cuales opera cada tipo de ausencia. Por ejemplo: tu empresa podría tener dos políticas de vacaciones diferentes: una para empleados permanentes y otra para empleados temporales. Visita nuestro artículo Crear tipos y políticas de Ausencias para obtener más información sobre este tema.

P: ¿Puedo asignar múltiples tipos de ausencia para un empleado?

R: Puedes asignar varios tipos de ausencia (por ejemplo, vacaciones, licencia por enfermedad, teletrabajo) al mismo empleado. Sin embargo, si un tipo de ausencia tiene dos políticas, solo puedes asignar una de las dos al mismo empleado.

P: Deseo que dos colegas aprueben la misma ausencia de un solo empleado. ¿Cómo puedo configurar esto?

R: Kenjo te permite establecer un proceso de aprobación de dos pasos para las solicitudes de tiempo libre. Visita el artículo Establecer el proceso de aprobación de ausencia en dos pasos para aprender cómo configurarlo.

P: Si edito una política de ausencia, ¿se actualizará automaticamente para todos los empleados?

R: Las ediciones que realices en las políticas de ausencia que han sido asignadas a los empleados solo se actualizarán para el próximo ciclo.

P: ¿Cómo puedo ajustar las políticas de ausencia asignadas a empleados actuales?

R: Puedes ajustar las políticas de ausencia manualmente yendo a Ausencias > Empresa y seleccionando el empleado cuya política deseas ajustar. Haz clic en los tres puntos que aparecen cuando desplazas la barra a la derecha de la pantalla. Aquí tendrá la opción de "ajustar políticas".

P: ¿Cómo puedo entender el balance de las ausencias de un empleado?

R: Ve a Ausencias > Empresa y selecciona el empleado cuyo balance deseas verificar. Allí aparecerá una nueva ventana con los tipos de ausencia asignados al empleado. Al final de la pantalla verás el historial de todas las solicitudes registradas en el Historial de ausencias de este empleado. Puedes filtrar por tipo de ausencia para facilitar la lectura. Activa el botón "Mostrar actualizaciones de las políticas" si deseas ver todos los detalles sobre la asignación de saldo, las actualizaciones y los ajustes manuales realizados por el sistema y los administradores.

P: ¿Cómo puedo proceder si deseo realizar cambios a los días de acarreo en Ajustes?

R: Ve a Ajustes > Ausencias > Ajustes y elige el tipo de ausencia cuyos días acumulados deseas habilitar o editar. En la parte inferior de la página, encontrarás todas las políticas existentes para ese tipo de ausencia. Haz clic en el icono de tres puntos > Editar política. En Opciones avanzadas, podrás habilitar la opción “Acarreo”. Posteriormente, aparecerá un nuevo menú donde podrás definir el número máximo de días que se pueden acarrear y seleccionar la fecha en la que caducarán.

P: Estoy tratando de asignar políticas de ausencia a nuevos empleados. A pesar de haberlos activado, no los veo en Ausencias > Empresa. ¿Qué puedo hacer?

R: Ten en cuenta que cuando buscas empleados en la ventana Ausencias > Empresa, los filtros de la izquierda se mantienen activos desde la última vez que los utilizaste. Podría darse el caso de que hayas filtrado tus resultados anteriormente por, digamos, tipos de ausencia, lo que te impide encontrar los nuevos empleados que, de forma predeterminada, no tienen asignadas políticas de ausencia. Por lo tanto, prueba activando todos los filtros.

P: Si se asigna una nueva política de vacaciones a un empleado, ¿los días de vacaciones se ajustan automáticamente?

R: Sí. Kenjo hace el cálculo sumando los días que corresponden al balance de la política antigua multiplicados por el porcentaje del año transcurrido, y los días que corresponden al balance de la política nueva multiplicados por el porcentaje restante.

Por ejemplo:

• Balance de la política anterior - 24 días
• Balance de la nueva política - 36 días
• Cambio de póliza el 01.03 (más o menos 1/6 del año)

Por tanto, el cálculo que hará Kenjo es el siguiente:

24 * (1/6) + 36 * (5/6) = 34 días.

Nota: siempre puedes ajustar ese número antes de guardar los cambios.

P: ¿Cómo puedo convertir las horas extras en ausencias (como vacaciones)?

R: Crea un nuevo tipo de tiempo libre "Compensación por horas extra". Luego, crea una política de ausencias también llamada "Compensación por horas extra". Configura esto exactamente igual que tu política de vacaciones con la siguiente excepción:

• Balance "0"
• No se transfiere al próximo año
• Tan pronto como conviertas las horas extra en un tipo de ausencia, los días se acreditan a esta cuenta. Además, también puedes extraer reportes para tener una mejor visión general de este tipo de ausencia.

P: ¿Puedo asignar una ausencia en un día no laborable?

R: Si deseas asignar a un empleado ausencias en un día que normalmente no trabaja, debes cambiar temporalmente el día no laborable a un día laborable en su perfil personal.

P: ¿Qué debo tener en cuenta al ingresar una ausencia en el pasado (por ejemplo, baja por enfermedad)?

R: Primero debes asegurarte de verificar el historial de asistencias del empleado. Si se registró una asistencia ese día, no es posible ingresar otra.

Workflows

P: Mis workflows no están funcionando, ¿qué puedo hacer?

R: Primero, verifica que hayas configurado el workflow correctamente. Por favor, sigue cuidadosamente los pasos de nuestro artículo Configurar workflows y plantillas de email para detectar qué podría estar causando el problema. Un error recurrente es establecer diferentes Objetos al crear un workflow y asignar una plantilla de email. Asegúrate de que ambos objetos sean siempre iguales.

P: ¿Cómo puedo saber si un Workflow ha sido activado?

R: Ve a uno de los perfiles personales de tus empleados (que habrían visto afectados por este workflow) > Personal. En el lado derecho de la pantalla, haz clic en LANZAR WORKFLOW. Verás todo el historial de workflows que se han activado para este empleado en particular.

P: ¿Cómo puedo agregar links a mis plantillas de email?

R: Para agregar enlaces a texto o imágenes en sus plantillas de email, ve a Ajustes > Plantillas de email. Elige el email y haz clic en donde dice "PERSONALIZAR HTML". Puedes encontrar más información sobre cómo agregar enlaces e imágenes a sus plantillas de email aquí.

Smart docs

P: ¿Reciben los empleados una notificación cuando un documento ha sido subido a Kenjo?

R: Depende del tipo de documento. Hay dos casos:

• El sistema envía una notificación por email automáticamente cada vez que se carga un documento en el perfil del empleado a través de Documentos > Documentos de los empleados. Por lo tanto, esta notificación sólo llegará si se han subido documentos a empleados individuales.

• Siempre que solicita una firma digital, el empleado también recibirá una notificación por email solicitando su firma.

P: ¿Puedo cargar múltiples documentos de una vez?

R: Sí. Ve a Documentos > Importar y suelta los archivos que deseas cargar. Esta opción solo está disponible para los perfiles Admin y HR Admin. Obtén más información sobre cómo cargar archivos correctamente en este artículo.

P: ¿Cómo puedo importar la nómina en Kenjo?

R: Ve a Documentos > Importar, haz clic en Nóminas y carga los archivos. El sistema detectará los nombres de los empleados y los datos personales automáticamente y asignará cada nómina a su empleado respectivo. Si algunas nóminas no se asignan automáticamente, puedes asignarlas manualmente. Cada empleado tendrá acceso solo a las páginas que se le asignen, yendo a Documentos > Mis documentos. Consulta nuestro artículo para obtener más información sobre este tema.

P: Subí las nóminas usando la opción Importar > Nóminas, pero no fueron asignadas correctamente. ¿Qué tengo que hacer?

R: Para comprender mejor cómo funciona el algoritmo Dividir y asignar en Importar > Nóminas, consulta la sección "Importar" de este artículo. Ahora bien, el problema puede ser que la información del perfil del empleado no coincida con la información que aparece en su nómina.

Digamos que el nombre del empleado es 'Carlos', y su apellido es 'Fernández Alguacil'. El algoritmo extraerá algunos términos en el archivo PDF, eliminará los espacios entre los términos y luego hará coincidir esos términos con los campos del perfil del empleado. El algoritmo intentará hacer coincidir cualquiera de los siguientes términos:

• Nombre y apellido: 'CarlosFernandezAlguacil'
• Apellido y nombre: 'FernandezAlguacilCarlos'
• Nombre, coma y apellido: ‘Carlos,FernandezAlguacil’
• Apellido, coma y nombre: ‘FernandezAlguacil,Carlos’
• Número de seguro Nacional
• Identificación nacional
• Código de impuestos
• Pasaporte
• DisplayName: 'Carlos Fernández'

Asegúrate de que estos términos aparezcan correctamente en el perfil del empleado antes de realizar la importación.

Registro de horas

P: ¿Cómo activo el registro de horas de un empleado?

R: Ve al perfil del Empleado > Personal, y en Acciones en el lado derecho de la pantalla, haz clic en HABILITAR EL REGISTRO DE HORAS.

P: El tiempo extra no se registra automáticamente. ¿Cómo lo configuro?

R: Ve a Ajustes > Funcionalidades > Registro de horas > Ajustes. En General > Compensación de horas extra, activa el botón Activar compensación por horas extra para habilitar el seguimiento. A continuación, haz clic en Editar la compensación de horas extra. En esta pantalla, selecciona todos los empleados que realizarán un seguimiento de las horas extra y haz clic en el botón AJUSTES para ajustar todas las configuraciones para su asistencia.

P: ¿Qué acciones puedo realizar manualmente con respecto al balance de horas extra?

R: Como Administrador, puedes ajustar manualmente el saldo de horas extra de un empleado, convertir las horas extra en tiempo libre o pagar las horas extra a un empleado. Aprende más aquí.

P: ¿Cómo puedo calcular el saldo de horas extra de un empleado específico?

R: En Empleados > Seleccionar un empleado > Registro de horas, haz clic en el botón Detalles debajo de "Horas extras''. Luego, haz clic en RECALCULAR para activar el nuevo cálculo de horas extra para el empleado. Puedes aprender más aqui.

P: Las horas extra no se transfieren al siguiente mes. ¿Cómo puedo configurar esto?

R: Ve a Ajustes > Funciones > Registro de horas > Ajustes. En General > Compensación por horas extra, habilita la opción "Activar compensación por horas extra". Luego, haz clic en "Editar resumen de compensación''. En esta pantalla, selecciona todos los empleados cuyas horas extra deben transferirse al mes siguiente y haz clic en el botón AJUSTES. Habilita la opción "Transferir al próximo mes".

P: ¿Dónde puedo ver el tiempo extra que ha realizado un empleado específico?

R: Ve al perfil del empleado > Registro de horas y verás su balance actual de horas extra. Puedes verificar el balance de horas extra de los meses anteriores cambiando el período de tiempo. Con la vista RANGO DE FECHA, también puedes verificar el balance de horas extra en un período de tiempo específico. Aprende más aquí.

P: El sistema no cuenta cada hora extra. ¿Cómo lo puedo configurar?

R: Ve a Ajustes > Registro de horas > Ajustes > Compensación por horas extra > Editar resumen de compensación y selecciona el empleado o empleados en cuestión. Haz clic en el botón AJUSTES. Aquí puedes ajustar la configuración para todos los empleados seleccionados. Si deseas comenzar a contar todas las horas extra, elimina las exenciones existentes.

P: ¿Puedo crear una exención para las horas extra?

R: Sí. Puedes elegir si se empiezan a acumular las horas extra después de cierta cantidad de días/semanas/meses. Ve a Ajustes > Registro de horas > Ajustes > Compensación por horas extra > Editar resumen de compensación y selecciona los usuarios cuyas horas extra se deben reducir. Una vez que los haya seleccionado, haz clic en AJUSTES. En la sección Exención, presiona Sí y especifica después de cuántos días / semanas / meses comenzarán a acumularse las horas extra.

P: ¿Cómo evito que mis empleados realicen cambios en los registros de horas previas? ¿Cuáles son las opciones?

R: Puedes crear un perfil personalizado en Ajustes > Perfil y permisos > PERFILES (+). Establece los permisos que deseas otorgar a este empleado o grupo de empleados en particular, y en la sección Registro de horas de los empleados, asegúrate de no marcar "Editar su propio registro de horas" ni "Editar el registro de horas de todos los empleados". Una vez que el perfil esté completamente configurado, guarda los cambios y asígnalo al empleado o grupo de empleados.

Firma digital

P: ¿Qué tipos de archivos puedo firmar con una firma digital?

R: Se pueden firmar documentos PDF y Word. Asegúrate de que los documentos que utilizas no estén protegidos por una contraseña para que funcione correctamente.

P: ¿Las firmas de los administradores cuentan para gastar la cantidad total de firmas que tengo (créditos)?

R: Sí. La firma de todos los perfiles de Kenjo cuenta por igual.

P: ¿Mis créditos se consumen por documento o por firma?

R: Depende del modo de entrega de la firma. En modo de entrega simultánea o paralela, cada destinatario consumirá un crédito individualmente. En consecuencia, se consumirán tantos créditos como partes firmantes. Sin embargo, para la firma secuencial, solo se consume un crédito independientemente del número de partes firmantes.

P: ¿Puedo firmar incluyendo una imagen de mi firma?

R: No. Los documentos deben firmarse dibujando tu firma con un mouse, trackpad, lápiz electrónico o dedo.

P: ¿Tengo un número máximo de destinatarios para una firma digital en un documento?

R: Sí. Puedes tener hasta 40 contactos por solicitud de firma en un documento. Esto incluye firmantes y destinatarios en copia (CC).

P: Las firmas digitales canceladas o rechazadas cuentan como firmas usadas?

R: Sí. El proceso de certificación de una firma digital comienza desde el primer momento en que se envía la solicitud, sin importar cómo terminará el proceso (cancelado, rechazado o firmado). 

Calendario

P: ¿Se pueden integrar los calendarios de Google de todos los empleados con un calendario global de Google para que puedan ver la disponibilidad de todos sus colegas?

R: Sí. Primero, exporta la URL y cree un Google Calendar (por ejemplo, "Vacaciones") y luego hazlo público para tu organización.

Cuadrante de Turnos

P: Si un empleado tiene turno el primer día del mes, y su turno es de 22:00 hr a 06:00 hr (8h pertenecientes al día 1), ¿estas horas cuentan para el día 1 o para el día 2 del mes?

R: Las horas contarán para el día 1 del mes.