Para gestionar los documentos de los Recursos Humanos en un sólo lugar, puedes utilizar la funcionalidad “Documentos”. Si el icono de acceso no aparece en el menú lateral, asegúrate de que la funcionalidad esté habilitada en Ajustes > Vista general. Para obtener más información sobre cómo activar funcionalidades en Kenjo consulta el siguiente artículo: Habilitar/Deshabilitar funcionalidades en Kenjo.


Dentro de los Documentos encontrarás cinco secciones:


Mis documentos 


En esta sección es donde cada empleado podrá ver sus documentos personales. 

Por ejemplo: sus nóminas mensuales, su contrato de trabajo, los certificados médicos que suba en las ausencias que registre por enfermedad y los demás documentos que tú como Administrador de RRHH o Administrador de la cuenta subas aquí. 

Para encontrar un documento rápidamente usa las etiquetas. Cada documento se puede marcar con cualquier número de etiquetas, así luego podrás filtrarlos. Ve a Ajustes > Documentos - Ajustes, y agrega etiquetas para los documentos. Simplemente ingresa un nombre y selecciona un color para cada etiqueta.

Usando la opción de “Vista Listado” podrás usar los filtros disponibles a la izquierda para filtrar documentos por etiquetas y/o por tipo de archivo. 


Los usuarios en el perfil “Empleado” tendrán permisos reducidos para sus documentos personales. Si necesitas consultar a qué tienen acceso exactamente ve a Ajustes > Perfiles y Permisos > perfil “Empleado”. En el caso de que necesites darles más accesos consulta este artículo: Perfiles personalizados.


Documentos de la empresa 


Esta sección es visible por todos los empleados. 

Aquí puedes subir todos esos documentos que necesites compartir con todos. Esta opción es especialmente útil para manuales, directrices internas o textos legales de la empresa que quieres que sean visibles para todos los usuarios.


Documentos de empleados 


Esta sección es visible solo para los empleados con autorización. 

En esta sección tienes acceso a los documentos personales de todos los empleados. Como Administrador podrás ver, editar y borrar todos los documentos personales de los empleados. Podrás igualmente subir documentos, descargarlos, así como solicitar confirmación de lectura para cualquier documento.

En la vista de los documentos de los empleados hay dos secciones: en la sección de la derecha podrás subir documentos que serán visibles por el empleado en su sección Mis documentos y en la sección de la derecha podrás almacenar documentos relacionados con el empleado pero ocultos para él. Si decides mover cualquier documento de la sección visible a la oculta o viceversa, solo tienes que arrastrarlos y soltarlos en la sección adecuada.


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Plantillas 


Esta sección es visible solamente por el Administrador de la cuenta y el Admisnistrador de RRHH.

En Documentos > Plantillas, puedes predefinir plantillas para aquellos documentos que se mantienen en su mayoría iguales y donde solo se modifica información puntual. Por ejemplo, contratos de trabajo, contrato de trabajo para internos, cartas de recomendación, etc. Solo debes preparar la plantilla antes de subirla, marcando los campos que necesitas modificar cada vez y luego Kenjo completará la información mostrando los datos de los empleados que ya estén en la aplicación.

 

Para marcar un campo en la plantilla coloca la palabra entre llaves, por ejemplo: un marcador para un primer nombre podría verse así {primer nombre} o {primernombre}. 



No importa lo que se escriba dentro del marcador, solo necesitarás poder identificar el marcador cuando pases a asignar los marcadores a los campos disponibles en el perfil del empleado.

Una vez que hayas marcado todos los campos necesarios podrás subir la plantilla en Documentos > Plantillas > botón [+]. A continuación, se te pedirá que selecciones el campo que debe coincidir con cada marcador. 

Después de esto puedes usar la plantilla para crear documentos con los datos de tus empleados. 


Si deseas crear un documento para un empleado, abre la plantilla correspondiente y haz clic la opción "Crear documento", y del listado de empleados activos selecciona el empleado. Después de guardar el documento podrás determinar si es visible solamente para ti o si también será visible para el empleado.



Importar


Esta sección está sólo disponible para los usuarios que estén asignados a los perfiles de Administrador o Administrador de RRHH. 


Para importar documentos de forma masiva tenemos dos secciones en Documentos > Importar.

  • Sección Nóminas

Arrastra o sube aquí las nóminas de los empleados y el sistema identificará a quién le corresponde cada documento leyendo el nombre, apellido, número de pasaporte o DNI. Esta funcionalidad permite subir varios archivos (.pdf) a la vez o un solo archivo (.pdf) con todas las nóminas dentro. Si se sube un único archivo con todas las nóminas, Kenjo automáticamente separará este documento en distintos ficheros, uno para cada empleado. En cualquier caso, se dará paso a una siguiente pantalla para que puedas validar esta asignación y ajustar qué documento se asigna a qué empleado.


  • Sección Otros

Usa esta opción para subir otro tipo de archivos/documentos que no sean nóminas. Para optimizar esta acción tenemos un pequeño truco para que los documentos que importes se asignen a los empleados correspondientes. Primero debes preparar los documentos en tu ordenador, nombrándolos con el siguiente formato: Nombre#usuario-email.pdf. El texto detrás del # debe coincidir exactamente con lo que viene antes del signo @ en el email de trabajo del empleado. Por ejemplo, para el contrato de trabajo de un empleado con email almacenado en Kenjo: luis.perez@kenjo.io, el nombre del documento quedaría: Contrato#luis.perez.pdf. Después de preparar todos los archivos, ve a Documentos > Importar > Otros y pincha y arrastra o pega en esta área los archivos.

 

Como comprobación, puedes ver todos los archivos antes de completar su importación. Usando la casilla de selección marca los archivos y haz click en el botón “Acciones”. Así podrás renombrar cada fichero, asignar los archivos a otro usuario (solo se mostrarán usuarios activos), así como asignarles alguna etiqueta, o ponerlos como visibles o no. 


Luego no olvides hacer click en IMPORTAR TODO para completar la carga masiva.