Subir documentos a Kenjo

Modificado el Tue, 26 Apr 2022 a las 11:10 AM

En la sección Documentos, tienes la oportunidad de administrar todos los documentos de tu empresa y empleados. Para habilitar esta función, ve a Ajustes> Descripción general> Documentos y activa el interruptor.

 

Para saber cómo agregar etiquetas a sus documentos, visita este artículo.


Contenidos:


Tipos de Documentos


Una vez que hayas habilitado los Documentos, haz clic en la función en el lado izquierdo de la pantalla. Encontrarás 5 secciones diferentes:


Mis documentos, Documentos de la empresa, Documentos de empleados, Firma digital, Plantillas, Importar.



Mejores prácticas:


Recuerda que el tamaño máximo de los documentos es de 50 MB.


Si estás importando documentos de forma masiva, te recomendamos cargar archivos comprimidos para optimizar el rendimiento de la aplicación. Existen herramientas sencillas para comprimir archivos como https://smallpdf.com/compress-pdf.




Mis documentos 


En esta sección es donde cada empleado podrá ver sus documentos personales.


Por ejemplo: sus nóminas mensuales, su contrato de trabajo, los certificados médicos que suba en las ausencias que registre por enfermedad y los demás documentos que tú como Administrador de RRHH o Admin de la cuenta subas aquí.



Usando la opción de “Vista Listado” podrás usar los filtros disponibles a la izquierda para filtrar documentos por etiquetas y/o por tipo de archivo. 




Note: Los usuarios en el perfil “Empleado” tendrán permisos reducidos para sus documentos personales. Si necesitas consultar a qué tienen acceso exactamente, ve a Ajustes > Perfiles y Permisos > perfil “Empleado”.




Documentos de la empresa 


:information_source:Esta sección es visible por todos los empleados.

 

Aquí puedes subir todos esos documentos que necesites compartir con todos. Esta opción es especialmente útil para manuales, directrices internas o textos legales de la empresa que quieres que sean visibles para todos los usuarios.




Documentos de empleados 


:information_source:Esta sección es visible solo para los empleados con autorización.


En esta sección tienes acceso a los documentos personales de todos los empleados. Como Admin podrás ver, editar y borrar todos los documentos personales de los empleados. Podrás igualmente subir documentos, descargarlos, así como solicitar confirmación de lectura para cualquier documento.



Si haces clic en los documentos de un empleado (en este ejemplo, Alicia Smith), encontrarás dos secciones:


  • Visible para *nombre del empleado*: guarda los documentos que desea que tu empleado vea en su sección "Mis documentos".
  • Oculto de  nombre del empleado*: guarda los documentos relacionados con el empleado que deseas mantener ocultos.


Si decides mover cualquier documento de la sección visible a la oculta o viceversa, únicamente tienes que arrastrarlo y soltarlo en la sección correspondiente.





Añadir fecha de expiración a Mis documentos


Al cargar un documento en Kenjo, tienes la opción de agregar una fecha de vencimiento. Haz clic en (+) SUBIR DOCUMENTO y selecciona el documento que deseas cargar. A continuación, verás la opción de agregar una fecha de caducidad en "válido hasta" y una etiqueta. Una vez que hayas terminado, haz clic en SUBIR.




En caso de que ya hayas cargado un documento pero olvidaste añadir una fecha de vencimiento, aún puedes hacerlo. Haz clic en el documento. En "Acciones", verás la opción EDITAR. Haz clic en EDITAR y podrás establecer una fecha de caducidad en "válido hasta", así como una etiqueta.



Nota: solo Administradores. Admin de RRHH o perfiles personalizados, tienen permiso de editar los documentos (incluyendo su fecha de caducidad). Si no aparece la opción de "EDITAR", contacta al administrador de la cuenta, quien deberá darte el permiso o simplemente cambiar la fecha de expiración de tu documento directamente.


Firma digital


:information_source:Esta sección es visible únicamente para el Admin y los perfiles de Administrador de Recursos Humanos.


En la pestaña Firma digital, podrás encontrar el estado de todos sus documentos que han solicitado una Firma digital. Verás el documento, el destinatario, el email del destinatario, el autor, la fecha de envío y el estado.



:bulb:Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo administrar esta sección.


Plantillas 


:information_source:Esta sección solo es visible para los perfiles de administrador y administrador de recursos humanos.


Crea plantillas con marcadores de posición que se completarán automáticamente con la información del empleado al que asignes el archivo. Esta funcionalidad es útil para documentos estandarizados como los contratos de trabajo.


:bulb:Visita este artículo para aprender cómo crear plantillas de documentos


Importar


:information_source:Esta sección está solamente disponible para los usuarios que estén asignados a los perfiles de Administrador o Administrador de RRHH.


Para importar documentos de forma masiva tenemos dos secciones en Documentos > Importar.

  • Sección Nóminas

Arrastra o sube aquí las nóminas de los empleados y el sistema identificará a quién le corresponde cada documento leyendo el nombre, apellido, número de pasaporte o DNI. Esta funcionalidad permite subir varios archivos (.pdf) a la vez o un únicamente archivo (.pdf) con todas las nóminas dentro. Si se sube un único archivo con todas las nóminas, Kenjo automáticamente separará este documento en distintos ficheros, uno para cada empleado. En cualquier caso, se dará paso a una siguiente pantalla para que puedas validar esta asignación y ajustar qué documento se asigna a qué empleado.




Para comprender mejor cómo funciona el algoritmo en Importar > Nóminas, ten en cuenta lo siguiente:


  • Si el PDF tiene una sola página, no hay necesidad de dividirlas, el sistema las asignará a cada empleado
  • Si el PDF tiene varias páginas, todas las páginas son del mismo propietario y detectamos el propietario de todas estas páginas, el sistema no dividirá el archivo y asignará este PDF a ese propietario.
  • Si el PDF tiene varias páginas con diferentes propietarios, el sistema dividirá el PDF página por página. Luego, intentará identificar estas páginas individualmente.
  • Si nuestro sistema de lectura no puede leer el archivo PDF (por ejemplo, tomado de una foto), no podrá identificar al propietario de ese archivo, por lo que dividirá todas las páginas de ese documento e informará al usuario que estas páginas no podía estar relacionado con ningún empleado.


En todos los casos, el usuario podrá eliminar el archivo que cargó o reasignar el propietario de ese archivo.



  • Sección Otros

Usa esta opción para subir otro tipo de archivos/documentos que no sean nóminas. Para optimizar esta acción tenemos un pequeño truco para que los documentos que importes se asignen a los empleados correspondientes. Primero debes preparar los documentos en tu ordenador, nombrándolos con el siguiente formato: Nombre#usuario-email.pdf. El texto detrás del # debe coincidir exactamente con lo que viene antes del signo @ en el email de trabajo del empleado. Por ejemplo, para el contrato de trabajo de un empleado con email almacenado en Kenjo: luis.perez@kenjo.io, el nombre del documento quedaría: Contrato#luis.perez.pdf. Después de preparar todos los archivos, ve a Documentos > Importar > Otros y pincha y arrastra o pega en esta área los archivos.



 

Como comprobación, puedes ver todos los archivos antes de completar su importación. Utilizando la casilla de selección, marca los archivos y haz clic en el botón “Acciones”. Así podrás renombrar cada fichero, asignar los archivos a otro usuario (solo se mostrarán usuarios activos), así como asignarles alguna etiqueta, o ponerlos como visibles o no. 


Luego no olvides hacer clic en IMPORTAR TODO para completar la carga masiva.

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