En este artículo te mostraré cómo solicitar confirmaciones de lectura para documentos de la empresa o de empleados. Para saber cómo confirmar una lectura desde un dispositivo móvil, consulta este artículo.

TABLA DE CONTENIDO

• Confirmaciones de lectura para documentos de la empresa

• Uso de etiquetas

• Revisar confirmaciones de lectura y revisar el estado de lectura

• Confirmaciones de lectura para documentos de empleados

• Solicitar una confirmación de lectura después de subir un documento

• Limitar la visibilidad después de subir un documento

Confirmaciones de lectura para documentos de la empresa

• Haz click en Smart Docs > Company Documents
• Haz click en (+) Subir Documento
• Selecciona el archivo y añade etiquetas si es necesario. Consulta este articulo para saber como utilizar mejor las etiquetas
• Marca la casilla Solicitar confirmación de lectura.
• Esto pedirá a los empleados que confirmen que han leído el documento y te permitirá hacer un seguimiento de quién lo ha marcado como leído.

Uso de etiquetas

Ten en cuenta que puedes utilizar etiquetas para restringir la visibilidad de los documentos para tus empleados. Para ello, selecciona la etiqueta correspondiente, por ejemplo, a un departamento de tu empresa. Sin embargo, si no estableces ninguna etiqueta como restricción de visibilidad, el documento estará disponible para todos.

Si subes el documento sin seleccionar ninguna etiqueta, todas las personas de la empresa (todos los empleados activos) recibirán la solicitud de confirmación de lectura. Incluso al seleccionar un documento de empresa, no estas eligiendo una empresa específica en ese momento, por lo que se envía a todos. Si tienes dos empresas, la solicitud se enviará a ambas. Los documentos de empresa no están vinculados específicamente a una sola empresa, si no que estan dirigidos a toda la organización.

Revisar confirmaciones de lectura y revisar el estado de lectura

• Haz clic en ABRIR DOCUMENTO en tu bandeja de entrada.
  
• Serás redirigido al sitio web de Kenjo y verás el documento correspondiente.
  

• Lee el documento y haz clic en el campo CONFIRMO QUE HE LEÍDO en el lado derecho del documento.

  
  

  

  
  

• Haz clic en Revisar estado de lectura.

1.  Solicitado: Indica si se ha solicitado o no una confirmación de lectura a ese empleado.

2.  Estado: Informa sobre si el documento ya ha sido marcado como leído o no.

3.  Visible: Indica si el documento es visible para el empleado correspondiente.

4.  Acciones: Aquí puedes realizar tres acciones:

• Enviar una solicitud de lectura

• Enviar un recordatorio
• Exportar los datos

5   Icono de flecha: Enviar una solicitud de lectura

6.  Icono de carta: Enviar un recordatorio

Confirmaciones de lectura para documentos de empleados

También puedes solicitar confirmaciones de lectura para documentos de empleados. Sin embargo, en este caso, solo puedes añadir la solicitud de confirmación después de haber subido el documento.

• Ve a Smart Docs > Documentos de empleados.
• Haz click en un empleado
• Haz click en (+) Añadir Documento y selecciona el archivo
• Haz clic en el documento subido y, en el menú de la derecha, en la sección Acciones, selecciona Solicitar confirmación de lectura.

• El empleado recibirá la solicitud de confirmación de lectura por correo electrónico y podrá hacer clic en Confirmo que he leído el documento dentro del mismo.

Para comprobar el estado de lectura del documento, haz clic en el documento dentro de la carpeta del empleado y consulta el estado en el menú de la derecha:

1.) No leído

2.) Leído

Solicitar una confirmación de lectura después de subir un documento

Si no activaste la confirmación de lectura al subir un documento, puedes hacerlo posteriormente siguiendo estos pasos:

• Haz click en el documento
• Haz click en solicitar confirmación de lectura

Limitar la visibilidad después de subir un documento

Si decides más adelante que el documento ya no debe ser visible para todos, ten en cuenta lo siguiente:

• Al hacer clic en Revisar estado de lectura, puede que veas que algunos empleados con una solicitud de confirmación de lectura ya no tienen acceso al documento.
• El documento ya no es visible para estos empleados y la acción Enviar recordatorio dejará de estar disponible.

• Si estos empleados intentan hacer clic en Abrir documento desde el correo electrónico de confirmación de lectura, recibirán un mensaje de error indicando que el documento no está disponible.