Resumen: Configurar tu cuenta

Modificado el Wed, 27 Apr 2022 a las 02:37 PM

¡Bienvenido a Kenjo!

A continuación te mostramos un resumen de los pasos que debes seguir al configurar tu nueva cuenta de Kenjo como Admin. En cada paso, encontrarás una descripción general de lo que debes configurar y enlaces a instrucciones detalladas para cada funcionalidad. Algunos de los pasos también te ofrecen respuestas a preguntas frecuentes. Si deseas información más generalizada de cómo puedes configurar tu cuenta, también puedes descargar el Manual del Admin aquí.

Antes de empezar con el procedimiento, asegúrete de haber creado una cuenta y de haber iniciado sesión correctamente. Si tienes problemas para iniciar sesión, visita nuestro artículo Iniciar sesión exitosamente en Kenjo.

TABLE OF CONTENTS

Paso 1: Agregar empresas, oficinas, departamentos y calendarios
Paso 2: Importar datos de empleados
Paso 3: Gestionar los perfiles y permisos de los empleados
Paso 4: Configurar tipos y políticas de ausencias
Paso 5: Importar y asignar ausencias
Paso 6: Configurar los horarios de trabajo y el registro de horas
Paso 7: Configurar la nómina y los documentos
Paso 8: Workflows y plantillas de email
Paso 9: Otros agradables para tener
Paso 10: ¡Listo para el Go live!

Paso 1: Agregar empresas, oficinas, departamentos y calendarios

El primer paso para comenzar a usar Kenjo es agregar la información más básica, como las Empresas, Oficinas, Departamentos y Calendarios. Asegúrate de eliminar todos los datos previos y de dar acceso a los colegas que trabajarán contigo en la configuración de la cuenta.

Añadir los datos básicos de tu empresa
Configurar calendarios
Configurar el Asistente de bienvenida
Tipos de notificaciones (En caso de que necesites bloquear las notificaciones, escríbenos a support@kenjo.io).

P: ¿Qué sucede si filtro a mis empleados por Empresa, Oficina, División, Departamento o Equipo y no puedo encontrarlos?

R: La opción para filtrar los resultados por Empresa, Oficina, Departamento y Equipo aparece en el lado izquierdo de la pantalla. Es posible que hayas creado varias vistas en el pasado que te impiden ver los resultados correctos ahora (ya que Kenjo recuerda la última vista que configuraste). Por lo tanto, haz clic en el menú desplegable de cada filtro para asegurarte de que no has seleccionado una opción por error.

Paso 2: Importar datos de empleados

Este es, probablemente, el paso más importante para configurar tu cuenta correctamente. Antes de comenzar a importar los datos de tus empleados, asegúrate de comprender qué información sobre tus empleados te gustaría tener en Kenjo. Puedes agregar empleados manualmente o importarlos usando un archivo de Excel.

Paso 3: Gestionar los perfiles y permisos de los empleados

Kenjo ofrece diferentes Perfiles que deben asignarse a todos los miembros de tu organización. Estos perfiles determinarán el nivel de Permisos o derechos de acceso que tendrán los empleados para utilizar todas las funciones que ofrece Kenjo. Esto asegura que tus empleados solo vean, editen y eliminen las secciones que están destinadas a ellos.

Nota: Si necesitas crear perfiles personalizados, tu gerente de implementación (Implementation Manager) te ayudará. Hay muchas opciones de permisos diferentes que se pueden adaptar a las necesidades de tu empresa. ¡Recuerda probar los permisos usando un usuario de prueba!

Paso 4: Configurar tipos y políticas de ausencias

Kenjo ofrece dos formas de identificar las ausencias: tipos de ausencia y políticas de ausencia. Puedes tener muchas políticas de ausencia para el mismo tipo. Por supuesto, primero tendrás que crear los tipos y políticas de ausencia de tu empresa en Kenjo, antes de asignarlos a tus empleados.

P: ¿Tengo que empezar siempre con los saldos actuales de hoy?

R: No necesariamente. Hay cuatro opciones posibles a la hora de asignar ausencias:

Comenzar con los saldos actuales de hoy,
Importar los datos de ausencias de este ciclo,
Importar todo el historial de ausencias anterior,
O asignar ausencias del siguiente ciclo y luego comenzar.

Paso 5: Importar y asignar ausencias

Una vez que hayas creado todos sus tipos y políticas de ausencia, es hora de asignarlos a tus empleados. Puedes asignarlos manualmente o importando los datos con un archivo de Excel.

P: ¿Qué pasa si un empleado no ve cómo solicitar ausencias en Kenjo?

R: Probablemente, se deba a que has creado este empleado, pero has olvidado asignarle una política y un tipo de ausencia. Ve a Ausencias > Empresa > Nombre del empleado y haz clic en los tres puntos. Allí, podrás asignar la política de ausencia.

Paso 6: Configurar los horarios de trabajo y el registro de horas

El siguiente paso es agregar todos los posibles horarios de trabajo que puedan tener tus empleados y asignárselos. Este es un requisito importante para calcular las ausencias correctamente (como las vacaciones) y realizar un seguimiento de las horas extra. Si también necesitas realizar un registro de las horas trabajadas, puedes hacerlo configurándolo en Kenjo y habilitando los widgets de asistencia (una vez que estén habilitados, aparecerán en la página de inicio de tus empleados en Kenjo).

P: ¿Qué pasa si un empleado no ve cómo informar sus horas en Kenjo?

R: Cuando creas un nuevo empleado, debes habilitar manualmente el registro de horas. Ve al perfil del empleado y en el lado derecho de la pantalla, en Acciones, haga clic en HABILITAR REGISTRO DE HORAS.

Paso 7: Configurar la nómina y los documentos

La sección de Nómina te permite calcular tu nómina en el intervalo de tiempo que elijas y exportarla como un archivo Excel o CSV con la información que tu contador necesita. Más tarde, puedes cargar las nóminas (y cualquier otro documento relevante) en las cuentas de tus empleados. En consecuencia, también es importante que aprendas a cargar documentos, plantillas y agregar etiquetas a tus documentos.

Paso 8: Workflows y plantillas de email

Este podría ser uno de los pasos más desafiantes pero importante del proceso de configuración de tu cuenta. Los workflows son una forma de automatizar procesos de recursos humanos, de manera tal que puedas enviar una notificación por email (para, por ejemplo, informar a un gerente que un subordinado solicita una ausencia) o asignar una tarea (como crear un email de trabajo como parte de la incorporación de un nuevo empleado).

Los workflows están extremadamente interconectados con las plantillas de email, ya que el contenido de las notificaciones que activan los workflows proviene de las plantillas que habrás creado anteriormente. Para que te sea más fácil, hemos creado un artículo para enseñarte cómo hacerlos, así como algunos ejemplos comunes de flujos de trabajo.

Nota: Lo más probable es que tus empleados y gerentes te brinden más ideas de workflows una vez que comiencen a usar Kenjo. Comienza adoptando los workflows más básicos y luego ajusta, filtra y agrega nuevos de acuerdo con el feedback recopilado de tus empleados. También puedes involucrar a los gerentes durante el proceso de implementación si no tienes los conocimientos suficientes para entender qué procesos es importante automatizar.

Paso 9: Otros agradables para tener

Hasta este punto, has configurado las áreas más básicas y relevantes de Kenjo. Sin embargo, hay algunas otras características que podría ser bueno configurar antes, como el organigrama, reuniones, objetivos, Pulse y la integración de Slack.

Por último, organiza tus propias vistas, informes y paneles.

Paso 10: ¡Listo para el Go live!

¡Y listo! Has llegado al final de los primeros pasos de Kenjo.

Para prepararte para el Go Live, te recomendamos que configures el asistente de bienvenida y publiques un anuncio de inicio en el tablón de anuncios. También puedes compartir nuestro Manual del empleado o crear tu propia versión descargando y editando la versión editable aquí.

Antes de activar tu cuenta, queremos asegurarnos de que todo esté configurado correctamente. Descarga esta checklist y asegúrate de completar todas las casillas.

P: ¿Qué puedo hacer como Admin y cuándo debo comunicarme con el soporte de Kenjo?

R: Como Admin, tienes permisos y acceso a todas las funciones que has comprado en Kenjo. Por lo tanto, es tu responsabilidad configurar correctamente la cuenta de tu organización, escuchar los comentarios de tus colegas e implementar nuevas ideas. Cuando un empleado tiene un problema con el software, tú eres quien puede resolverlo.

Busca ayuda cada vez que veas algo que no parece correcto, esté bloqueado un proceso o necesites ayuda sobre algo que escapa a tu rango de acción. Sin embargo, siempre te recomendamos buscar primero la respuesta en nuestro Centro de ayuda. ¡Trabajamos arduamente para mantener nuestro contenido actualizado y poder resolver todas tus dudas de manera efectiva y oportuna!

Notas finales:

Si tienes alguna pregunta, asegúrate de consultar las Preguntas frecuentes de Admins aquí.
No olvides mantenerte actualizado conociendo las nuevas funciones que tenemos cada mes a través de nuestra sección "¿Qué hay de nuevo en Kenjo?" en nuestro Centro de ayuda.
También tienes acceso a webinars, exclusivos para usuarios que han iniciado sesión en el Centro de ayuda.

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