Procesar las solicitudes de ausencia

Yendo a Ausencias > Solicitudes, tendrás una visión general de todas las solicitudes de ausencia que has recibido de tus empleados y que tienes pendientes de aprobar.

La posibilidad de aprobar solicitudes depende de los permisos asignados al rol del empleado:

• Los usuarios asignados al perfil Administrador o Admin de RRHH pueden aprobar las solicitudes de ausencia de todos los empleados
• El resto de los perfiles predeterminados tienen permiso por defecto para aprobar las solicitudes de ausencia de sus subordinados
• A través de la creación de perfiles personalizados puedes otorgar a tus empleados permisos adicionales respecto a la aprobación de ausencia

Ver las solicitudes de ausencia como Administrador o Admin de RRHH

Puedes filtrar las solicitudes de ausencia según múltiples criterios (Empresa, Oficina, Área, Departamento, Equipo y Responsable) y ver solo las que son relevantes para ti. Para filtrar los resultados de la búsqueda:

• Haz clic en cualquiera de los filtros.
• Elige el campo o los campos que deseas que se muestren. Puedes elegir tantos filtros y campos como desees al mismo tiempo.
• Cuando apliques un filtro en un campo específico, la barra lo indicará mostrando un círculo azul con la cantidad de valores seleccionados y una ficha gris con el nombre de los campos.

Nota: Los filtros se quedarán seleccionados para la próxima vez que accedas a la sección de Ausencias > Solicitudes.

Para borrar los valores seleccionados, puedes realizar cualquiera de estas acciones:

• Clic en el filtro y quita la selección en el campo
• Clic en la X junto a los círculos azules que aparecen en cada filtro
• Clic en la X junto a las fichas grises que aparecen en cada campo.

Nota: Para restablecer todos los filtros y campos, haz clic en la X que aparece debajo de la barra Buscar empleados.

Para buscar un empleado en específico:

• Haz clic en la barra de búsqueda situada en la esquina superior derecha.
• Escribe el nombre del empleado. 

Ver las solicitudes de ausencia como Manager

En caso de que solo tengas permiso de aprobar las solicitudes de ausencia de tus subordinados, la barra te mostrará solo dos filtros: Mi equipo y Todos.

• Mi equipo: este filtro te mostrará las solicitudes de los empleados que dependen directamente de ti.
• Todos: este filtro te mostrará las solicitudes de todos los empleados que son tus subordinados.

Nota: El filtro Mi equipo no está relacionado con los niveles estructurales de Equipos y Divisiones, sino con la relación jerárquica definida en "Reporta a" (si es directa o no).

Cómo procesar las solicitudes pendientes

Como Administrador, Admin de RRHH o gerente, las solicitudes pendientes aparecerán en la parte izquierda de la pantalla, con el nombre, la fecha de inicio y de finalización, así como la duración de la ausencia solicitada por el empleado.

Puedes aceptar o rechazar las solicitudes de ausencia haciendo clic en el botón verde de verificación o en la cruz roja, respectivamente.

Información de la solicitud de Ausencia:

Al hacer clic en cualquiera de los nombres en la barra de búsqueda, la ficha del empleado aparecerá en la parte derecha de la pantalla con la siguiente información:

• Balance actual: muestra el número total de días que el empleado puede tomar.
• Fecha Solicitada: muestra la fecha de inicio y de finalización de la ausencia, así como la cantidad de días laborables que no estará presente.
• Descripción: muestra el motivo por el que se solicita la ausencia, en caso de que el empleado haya decidido incluir esta información.
• Quién más estará ausente: muestra qué otros empleados estarán ausentes en las mismas fechas.
   

Recuerda que hay dos tipos diferentes de solicitudes de ausencia:

• Las solicitudes de ausencia que solo necesitan tu permiso para ser aprobadas 
• Las solicitudes de ausencia que necesitan un proceso de aprobación de ausencia en dos pasos

Si se trata de una solicitud de ausencia que requiere una aprobación en dos pasos, podrás ver en la parte superior derecha la indicación "Esperando aprobación de" junto con la foto de la persona cuya aprobación también es requerida. Cuando pasas el ratón por encima de la foto, podrás leer su nombre.

Proceso de aprobación delegada

Recuerda que es posible delegar la aprobación de ausencia cuando creas una política de Ausencia. Si esta función no fue activada al configurar la política de Ausencia, puedes habilitarla yendo a Ajustes > Ausencias > Ajustes > Permitir aprobación delegada.

Para elegir el aprobador delegado para un empleado, ve a Empleados > Personal > Trabajo y elige el miembro Aprobador delegado. Una vez seleccionada la opción, el proceso tendrá el siguiente aspecto:

• El Subordinado A hace una solicitud de ausencia al Gerente A.
• El Gerente A está de vacaciones, pero ha designado al Gerente C como su aprobador delegado.
• El Gerente C recibirá la solicitud del Subordinado A y decidirá si la aprueba o la rechaza. 

Nota: 

• Si la opción de permitir la aprobación delegada no está activada o no se elige el aprobador delegado, solo el gerente directo o el administrador podrán aprobar las solicitudes de ausencia.
• La aprobación delegada se calcula de forma dinámica. Esto significa que funciona únicamente cuando la aprobación no está presente. Por ejemplo:
• Un empleado solicita feriados en diciembre de 2021 y la solicitud debe ser aprobada entre junio de 2021 y diciembre de 2021. En junio de 2021, el gerente directo está trabajando, por lo que se le presentará la solicitud. Sin embargo, en julio de 2021, el gerente directo estará ausente durante el mes y la solicitud se enviará al aprobador delegado. Si el aprobador delegado no aprueba la solicitud, el gerente directo la recibirá nuevamente en agosto de 2021.

Proceso de aprobación delegada y proceso de aprobación en dos pasos

Cuando el proceso de aprobación en dos pasos está habilitado y hay más de una persona que necesita aprobar una solicitud de ausencia, el proceso de aprobación delegada se verá de la siguiente manera:

• El Subordinado A hace una solicitud de ausencia al Gerente A.
• La solicitud necesita la aprobación primero del Gerente A y luego del Gerente B (2 pasos).
• El Gerente B no puede ver la solicitud hasta que el Gerente A la haya aprobado.
• El Gerente A está de vacaciones y ha designado al Gerente C como su aprobador delegado.
• El Gerente C recibe la solicitud y la aprueba.
• El Gerente B podrá ver la solicitud.
• El Gerente B decide aprobarla o rechazarla.