Gestione delle richieste d'assenza

Sotto Assenza > Richieste troverai una panoramica di tutte le richieste d'assenza che hai ricevuto dai tuoi dipendenti.

Ci sono due scenari, a seconda delle autorizzazioni assegnate a te all'interno dell'azienda:

• Come Admin/HR Admin, hai il permesso di approvare le richieste d'assenza di tutti i dipendenti.
• Con un altro profilo, ad esempio. Manager, hai il permesso di approvare le richieste d'assenza dei dipendenti a te subordinati

Con l'app Kenjo

Ecco come puoi gestire le assenze come Admin, con pochi clic - nell'app Kenjo:

Richieste d'assenza come Admin / HR Admin

Puoi filtrare le richieste d'assenza per vari campi (azienda, ufficio, aree, dipartimenti e team) e visualizzare solo le richieste rilevanti.

Per filtrare i tuoi risultati di ricerca:

• Clicca su un qualsiasi filtro (azienda, ufficio, aree, dipartimenti e team).
• Scegli i campi che vuoi visualizzare. Puoi scegliere quanti filtri e campi desideri.
• Se applichi un filtro in un campo specifico, la barra lo indicherà mostrando una bolla blu con il numero di valori selezionati e una barra grigia con il nome dei campi.
  
  

Nota: I filtri verranno salvati e utilizzati ogni volta che accedi al menu delle richieste d'assenza.

Per eliminare i filtri salvati:

• Clicca sul filtro e deselezionalo.
• Clicca sulla X nella bolla blu che compare accanto a ogni filtro.
• Clicca sulla X accanto alla barra grigia che appare per ogni campo.
• per cancellare tutti i filtri e campi, clicca la X sotto il campo di ricerca per dipendenti

Per cercare un dipendente specifico:

• Clicca sulla barra di ricerca nell'angolo in alto a destra.
• Scrivi il nome del dipendente nel campo.
• Conferma con Enter.

Visualizza richieste d'assenza come Supervisore

Se hai solo l'autorizzazione a approvare le richieste d'assenza dei dipendenti subordinati, la barra mostrerà solo due filtri: Il Mio Team e Tutti.

• Il Mio Team: Questo filtro mostrerà i dipendenti a te direttamente subordinati. 
• Tutti: Questo filtro ti mostrerà tutte le richieste d'assenza dei dipendenti subordinati. 

Nota: Il filtro Il Mio Team non è collegato ai team e dipartimenti, ma dipende dal campo Rapporta a 

Elaborare le richieste d'assenza

Come Admin o Supervisore, vedi le Richieste Pendenti a sinistra con il Nome, la Data di Inizio e la Data di Fine del periodo di assenza.

Puoi accettare o rifiutare la richiesta cliccando sul segno spunta verde o sulla croce rossa. 

Informazioni sulla richiesta d'assenza:

Se selezioni un nome dalla tua ricerca, si aprirà la scheda del dipendente sulla destra con le seguenti informazioni:

• Saldo attuale delle ferie del dipendente: Mostra i giorni disponibili che il dipendente può ancora utilizzare. 

• Dati: Mostra la data della richiesta, la data di inizio e fine dell'assenza e il numero di giorni lavorativi assenti.

• Descrizione: Il dipendente ha la possibilità di aggiungere una descrizione alla richiesta, che verrà mostrata qui.

• Chi altro non c'è?: Mostra altri dipendenti che saranno assenti nello stesso periodo.

Si prega di notare che ci sono due tipi di assenza: 

• Richieste d'assenza che necessitano solo della tua approvazione per essere accettate
• Richieste d'assenza che necessitano di approvazione a due livelli per essere accettate.

Se è una richiesta che richiede l'approvazione a due livelli, in alto a destra verrà mostrato "In attesa di approvazione da" e un'immagine della persona che deve confermare la richiesta; se passi il mouse sopra l'immagine, vedrai il nome.

Approvazione Delegata

Ricorda che è possibile delegare l'approvazione, quando crei una politica d'assenza. Se questa funzione non è attivata durante l'impostazione della politica d'assenza, puoi attivare l'opzione di Approvazione Delegata andando su Impostazioni > Assenze > Consenti Approvazione Delegata.

Per scegliere il responsabile delegato per un dipendente, vai nell'Area Personale > Informazioni Commerciali  del dipendente e seleziona quello desiderato. Una volta fatta una scelta, il processo si presenta così:

• Supervisore A approva le richieste del dipendente A.
• Il supervisore A è in vacanza ma ha scelto il supervisore C come approvatore delegato.
• Il supervisore C riceve la richiesta del dipendente A e decide se approvarla o rifiutarla.
  
  

Nota: Se il processo di approvazione delegata non è attivato o non è stato scelto un approvatore nel profilo, il supervisore diretto dell'approvatore o un Admin su Kenjo deve gestire la richiesta di ferie.

Processo di Approvazione Delegata e Approvazione a 2 FASI

Se il processo di approvazione a 2 fasi è attivo, più di una persona deve approvare la richiesta d'assenza, il processo di approvazione delegata si presenta come segue: 

• Il dipendente A chiede un'assenza al supervisore B.
• La richiesta deve essere approvata prima dal supervisore A e successivamente dal supervisore B (2 passaggi).
• Il supervisore B può vedere la richiesta solo quando il supervisore A ha approvato la richiesta. 
• Il supervisore A è in vacanza e ha scelto il supervisore C come approvatore delegato.
• Il supervisore C riceve la richiesta e la approva.
• Il supervisore B riceve ora la richiesta.
• Il supervisore B può decidere se accettare o rifiutare la richiesta.