En Kenjo puedes crear y gestionar todos los tipos de ausencias que necesites y asignarlos a tus empleados. Crea todos los tipos de Ausencias y las políticas que sean relevantes para tu empresa en Ajustes > Ausencias > Ajustes.




Ocultar las ausencias pasadas en el Calendario


Esta opción te permite hacer que la funcionalidad Calendario solo muestre las ausencias presentes y futuras de los empleados en tu empresa. Las ausencias pasadas quedarán ocultas. Cuando finalice una ausencia, se eliminará del Calendario en las siguientes 24 horas.


Por ejemplo, si agregas una ausencia desde el lunes al viernes, la ausencia dejará de mostrarse aproximadamente el lunes siguiente.


Para activar esta función, sigue los siguientes pasos:


  • En Configuración> Vista general> Funcionalidades> Ausencias > Configuración, habilita el botón de alternancia para ocultar las ausencias pasadas en el calendario



Nota:


Cuando esta función está activada, solo los siguientes usuarios pueden ver las ausencias pasadas:


  • Los administradores, administradores de recursos humanos y administradores de finanzas pueden ver las ausencias pasadas de todos los empleados.
  • Los gerentes pueden ver las ausencias pasadas de sus subordinados.
  • Se pueden crear perfiles personalizados para otorgar permiso para ver las ausencias pasadas de todos los empleados. Esto se puede hacer haciendo clic en Ver detalles de ausencias de los empleados en Configuración > Perfiles y permisos > Ausencias.



Aprobación delegada


Esta función permite que los managers y responsables con empleados a su cargo puedan escoger a un compañero de trabajo para que les sustituya en la tarea de aprobar o rechazar las solicitudes de ausencia de sus subordinados cuando ellos estén ausentes.


Nota: Si no se especifica a nadie, el responsable de cada empleado (la persona a la que reporta) será el empleado designado para aprobar o rechazar estas solicitudes.


Para activar esta función, sigue los siguientes pasos:

  • En Ajustes > Vista general > Funcionalidades > Ausencias > Ajustes, habilita el botón Permitir aprobación delegada




Para asignar un aprobador delegado, sigue los siguientes pasos:


  • En Empleados > Directorio > Elige un empleado > Personal> Aprobador delegado, elige un empleado en la lista. Al hacerlo, quedará designado como Aprobador delegado.



Crear Tipos de ausencias


Usando el botón "[+] Agrega tipo de ausencia" comienza a añadir los tipos de ausencias de tu empresa. A continuación te mostramos algunos los tipos de ausencias más comunes:

  • Enfermedad
  • Vacaciones 
  • Teletrabajo
  • Baja por maternidad
  • Baja por paternidad
  • Formación
  • Permiso retribuido (todas las ausencias contempladas en el convenio del colectivo de trabajo por mudanza, matrimonio, muerte de un familiar, etc.) 

Cuando creas un tipo de  ausencia debes configurar las siguientes opciones:


Nombre: Nombra tu Tipo de ausencia

Color para el tipo de ausencia: Elige un color para cada tipo de ausencia. Recomendamos usar distintos colores para diferenciar los tipos de ausencia en distintas seccionas, como en el Calendario.

Tiempo de trabajo: Es necesario especificar si este tipo de ausencia es tiempo de trabajo para los casos donde el empleado está fuera de la oficina pero trabajando en remoto (por ejemplo: teletrabajo, viajes de negocios, eventos, etc.).

Visibilidad del tipo de ausencia: Esto permite establecer si el tipo de ausencia debe ser visible o no para los colegas del empleado ausente. Si lo habilitas, este tipo ausencia se podrá ver en el Calendario, pero sólo el propio empleado, los administradores de la cuenta y el responsable del empleado podrán ver los detalles. Para los demás empleados, se mostrará que la persona está ausente pero no por qué (no se mostrará el tipo de ausencia).

Documento adjunto de la ausencia: Aquí puedes dar al empleado la oportunidad de subir documentos relacionados con su ausencia. Recomendado para las bajas por enfermedad, maternidad o formación.


Después de completar esta parte deberás configurar las políticas. Cada tipo de ausencia requiere de al menos una política. Estas políticas de ausencias son las que después serán asignadas a cada empleado. Pueden crearse varias políticas por tipo de ausencia. 




El siguiente paso es definir el tipo de política. Están disponibles los siguientes tipos de políticas:

  • Basado en días: permite a los empleados tomarse un tiempo libre en términos de días.
  • Basado en horas: permite a los empleados tomarse un tiempo libre en términos de horas.

Para agregar una nueva política, haz click en la opción  [+] Añadir nueva política e ingresa los valores correspondientes:


  • Nombre: Define el nombre para la política (por ejemplo, para el Tipo de ausencia: “Vacaciones", elige el Nombre de la política: "22 días”). 
  • Ciclo anual: Especifica aquí la fecha de asignación de los días correspondientes a la política. Normalmente es el 1 de enero.
  • Tipo de asignación de días:
    • Días acumulados por mes de trabajo (Cantidad anual): Para la mayoría de los casos de vacaciones, debes seleccionar este tipo de asignación. Si seleccionas esta opción, significa que tu empresa acumula los días de vacaciones en función de los días trabajados por mes. De esa manera, se acumula una cantidad anual de días en correspondencia a cuánto el empleado debe trabajar.

    • Ilimitado: Sin limitación de número de días. Puede usarse, por ejemplo, para el tipo de ausencia por enfermedad o para el teletrabajo, siempre que la empresa no ponga límites en cuanto a días de teletrabajo disponibles.

    • Cantidad anual fijada, independientemente de la cantidad de días trabajados: Cantidad fija de días, sin importar el tiempo a trabajar en la empresa.



  • Si seleccionas una política cuya asignación no es ilimitada, podrás seleccionar la cantidad de días disponibles en el apartado Asignación anual.

  • Si la cantidad de días asignados en tu política está basada en el número de días trabajados por semana, por ejemplo, Días acumulados, tienes la posibilidad de elegir:
    • Si se dan de antemano (al comienzo del ciclo anual) 
    • Si se dan según se ganan los días.




  • Además, en este caso tendrás acceso a las siguientes Opciones avanzadas:
    • Redondear hacia arriba: se redondea hacia arriba cuando se registran nuevos días acumulados para contabilizar días enteros.
    • Redondear hacia abajo: se redondea hacia abajo cuando se registran nuevos días acumulados para contabilizar días enteros.


Nota: Solo está permitido tener una opción activa al mismo tiempo.




Medios días


Esta funcionalidad te permite activar o desactivar la posibilidad de solicitar ausencias de medio día. Puedes deslizar el botón de activado/desactivado en el caso de que quieras habilitarlo o no para tus empleados.



Solicitar ausencias contando días naturales en lugar de días laborables


Si como administrador necesitas contar las ausencias como días naturales y no como días laborables, activa la opción "Ignorar días festivos y no laborables". Esto significa que cada vez que un empleado, con esta política de ausencia asignada, solicite o envíe una ausencia, el sistema contará "en el total de días solicitados" los fines de semana y los festivos comprendidos en el período de tiempo solicitado. 




Acarreo de días para el próximo año


Gracias a esta opción podrás definir si la política lleva acarreo de días que no se hayan disfrutado para el próximo año. Si esta opción está activada podrás definir la fecha de caducidad de estos días, así como el máximo de días a acarrear para el próximo año. 


Nota: Ten en cuenta que la fecha "Acarreo disponible hasta" indica el día en que los días acarreados van a caducar. Por tanto, el último día en que los empleados pueden utilizar días de acarreo es el día anterior a esta fecha.



Políticas basadas en horas


Kenjo te permite crear políticas de ausencia basadas en horas, que permitirán a tus empleados solicitar ausencias que no duran todo el día, sino un corto período de tiempo.


Crea el tipo de ausencia en tu sistema, haz click en (+) Añadir nueva política y sigue los pasos a continuación:


  • Tipo de política: Escoge "Basado en horas".
  • Nombre: Primero define el título de la política de ausencia (ejemplo: Tipo de ausencia "Visita médica" - política "Visita médica").
  • Ahora elige el ciclo anual. Por lo general, será el 1 de enero
  • Selecciona el tipo de asignación:
    • Horas No Remuneradas: aquellas que no se considerarán como horas trabajadas en el Registro de horas. Su número es ilimitado.

    • Horas Remuneradas: aquellas que se contarán como horas trabajadas. Su número es limitado.
      • Número de horas remuneradas: ingresa el número de horas remuneradas que estarán disponibles para los empleados a los que se les asigne esta política de ausencia.


Nota: Las ausencias por horas (Remuneradas o no) no afectan las horas esperadas. Una vez que se solicita una ausencia por horas, se creará un turno de “solo lectura” en la página de Registro de horas que te permitirá realizar un seguimiento de esta ausencia durante ese día.


Aprobación de ausencias


Para las políticas de ausencia, tanto por día como por hora, activa esta opción si la ausencia requiere de aprobación. De esta forma, el responsable directo del empleado puede aceptar o rechazar la solicitud yendo a Ausencias > Solicitudes.



Para configurar la aprobación en dos pasos para las solicitudes, consulte el artículo Proceso de aprobación de ausencias en 

dos pasos.