Création de types d'absence

SOMMAIRE

• Différence entre type de congé et politique de congé
• Ajouter des types de congés
• Paramètres
• Approbations
  • Ajouter un rôle d'approuvateur des congés
  • Autoriser l'approbation déléguée
• Créer un workflow 

Dans Kenjo, tu peux créer, gérer et contrôler toutes les absences de tes employés. Pour ce faire, active tout d’abord la fonctionnalité Congé sous Paramètres. 

Un nouvel icône d'avion apparaîtra dans le menu à gauche de la page d'accueil.

Différence entre type de congé et politique de congé

Avant de commencer à créer des types d'absences, il est important que tu connaisses la différence entre le type et la politique de l'absence :

• Types de congé représentent les catégories d'absences que les employés de ton entreprise peuvent utiliser. Il s'agit par exemple de vacances, maladie, congé maternité, parentalité, etc. Lorsqu'un employé veut prendre des vacances, il devra faire une demande de type absence vacances.

• Politiques de congé sont les règles sur lesquelles se base chaque type d'absence. Elles sont, pour ainsi dire, des règles contraignantes qui forment le cadre des types d'absences. Elles définissent le cycle, le droit et le type de droit sur lequel repose l'absence. Lis l'article associé à la création de politiques d'absence ici. 

Ajouter des types de congés

Tu dois d'abord créer tous les types d'absences qui sont pertinents pour ton entreprise.

• Clique sur l'icône (+)
• Entrez le nom de l'absence
• Couleur : Choisis une couleur pour mettre en évidence ce type d'absence dans d'autres fonctions, par exemple. dans ton calendrier. Nous recommandons d'utiliser une couleur différente pour chaque type d'absence. Note : La couleur du type d'absence sera visible par toute l'entreprise uniquement si ce type d'absence est public (voir Visibilité du type d'absence).
• Paramètres de rémunération: Choisis une des trois options proposées dans le menu déroulant, selon comment tu souhaites configurer le type d'absence. Remarque: Cette sélection s'appliquera à toutes les politiques que tu créer sous ce type d'absence
  • Absence payée : Lorsque l'employé est payé même s'il ne travaille pas. Typiquement lors d'un congé, maladie, raisons personnelles, etc.
  • Absence non payée : Lorsque l'employé n'est pas payé pendant qu'il est absent. Typiquement pendant un congé non payé, un congé sabbatique ou en cas d'absence injustifiée.
  • Autre absence : Pour le travail à distance comme le télétravail, les voyages d'affaires ou la compensation des heures supplémentaires. Les employés doivent enregistrer leur temps de travail.
• Clique sur AJOUTER, pour enregistrer le type d'absence.  

• Impact sur la présence : Choisis si le nouveau type d'absence impacte les heures de travail attendues Par exemple, pour une absence non payée comme un congé sabbatique, le temps de travail attendu est réduit. Pour une absence payée comme un voyage professionnel, le temps de travail attendu ne se réduit pas

Si ton entreprise n'utilise pas d'heures de travail attendues, tu peux ignorer cette option. 

Paramètres

 1 + 2  Toutes les types de congés que tu as créées sont affichées dans la colonne de gauche sous Payé, Non payé et Autres.

 3  Visibilité du type de congé : Si tu n'actives pas cette option, seuls l'employé absent, le supérieur et la gestion verront dans le calendrier pourquoi il est absent, et non les autres collègues. Il est recommandé de garder le type d'absence public, s'il concerne la maladie, le congé ou d'autres types similaires d'absence. 

 4  Absence justifiée/injustifiée : Choisis comment le type d'absence doit être affiché sur le Tableau de bord des absences. Les con justifiées ne comptent pas comme temps d'absence, tandis que les absences injustifiées sont comptées.

• Congé justifiée: Si la demande a été approuvée à l'avance/le jour de l'absence.
• Congé injustifiée: Si un employé ne se présente pas au travail sans fournir de motif pour son absence ou informer son employeur.
• Uniquement avec pièce jointe: Si l'absence est injustifiée jusqu'à ce que l'employé fournisse une preuve de son absence.

 5  Pièce-jointe de documents : Tu peux permettre à ton employé de télécharger des documents relatifs à son absence. Cela est recommandé pour maladie, congé parental ou formation. Tu as l'option de rendre obligatoire une pièce jointe documentaire après un certain nombre de jours. Par exemple, en Allemagne, il est pratique courante de soumettre un certificat médical après 3 jours de maladie. Selon ta configuration, tu peux exiger cela, par exemple, après un jour ou pas du tout. 

Approbations

Par défaut, un supérieur approuve les absences de ses employés (rapporté à). Si sous (+) Ajouter approbation en deux étapes, tu as configuré une approbation en deux étapes avec deux phases, le supérieur sera l'approbateur au premier pas.

Ajouter un rôle d'approuvateur des congés

Si d'autres employés doivent approuver les absences :

• clique sur Congé > Paramètres > Approbations Générales > Ajouter un rôle d'approbateur de congé
• Une fois activée, choisis maintenant le profil d'un employé et détermine, sous Personnel > Informations professionnelles > Approbateur des congés, qui doit approuver ses absences.  Note que le superviseur de l'employé reçoit également la demande. .

Autoriser l'approbation déléguée

En activant cette fonctionnalité, les supérieurs peuvent désigner un collègue pour approuver ou rejeter les demandes d'absences de leurs employés lorsqu'ils sont eux-mêmes absents.

• Choisis le profil d'un employé et détermine, sous Personnel > Informations professionnelles > Approbateur délégué pour congés le collègue à qui l'approbation sera déléguée.

Remarque: Si personne n'est désigné, le supérieur du supérieur sera responsable du traitement de ces demandes. 

Créer un workflow 

Si tu souhaites configurer un workflow pour recevoir un email lors d'une demande d'absence :

• Accède à Paramètres > Workflows
• Clique sur (+) Créer un workflow

• Nomme ton workflow et sélectionne > Objet > Demande de congé
• Configure ton workflow selon tes besoins et clique sur Enregistrer et continuer

Approbation en deux étapes

Pour les politiques d'absence où l'option approbation est activée, tu peux configurer un processus d'approbation en deux étapes.