Kenjo te da la oportunidad de registrar la jornada laboral de todos los empleados de una organización de forma diaria.

Nota: este contenido es especialmente útil para las autoridades que deseen comprender cómo funciona el registro o fichaje de horas en Kenjo o para los administradores, como resumen del seguimiento de asistencia.

Contenidos:

• Primeros pasos
• Entrada manual vs. Punch clock
• Cálculo de las horas esperadas
• Horas rastreadas vs. esperadas
• Administrar el registro de horas
• Añadir una pausa
• Aprobación del registro de horas
• Exportación la hoja de registro de horas
• Resumen de Registro de horas
• Resumen de los permisos de cada Perfil en Kenjo referente al Registro de horas

Primeros pasos

Para utilizar correctamente el registro de horas, los administradores deben haber realizado las siguientes acciones:

• Habilitar el registro de horas para toda la organización, (o para empleados específicos),
• Configurar los horarios de trabajo,
• Asignarlas a los empleados
• Opcionalmente, también podrían haber establecido límites y recordatorios.

Cuando los empleados comiencen a realizar un seguimiento de sus horas, Kenjo calculará automáticamente sus horas esperadas en comparación con las horas registradas.

Entrada manual vs. Punch clock

Kenjo ofrece dos maneras en las que sus empleados pueden realizar el registro de sus horas (en el móvil y en el escritorio). En Inicio > Componentes de inicio > Ajustes, el administrador de la cuenta puede escoger entre dos opciones:

• El Punch clock -que consiste en un botón que los empleados "pulsan" o pinchan, cada vez que quieren registrar el inicio o el final de su jordana o descanso
• o la Entrada manual, que es la opción para ingresar las horas de inicio y finalización o pausas manualmente.

El Punch clock es más fácil y cómodo que este último, por lo que los clientes suelen preferirlo.

Cálculo de las horas esperadas

Las horas esperadas se calculan de acuerdo al horario de trabajo y el total de horas semanales de cada trabajador. Las horas semanales se distribuyen equitativamente en cada día laborable por semana y luego se multiplican por los días laborables de cada mes. 

Por ejemplo, se espera que un empleado con 24 horas semanales y un horario de trabajo de lunes, martes y miércoles, trabaje 8 horas en cada uno de los 3 días. 

• En febrero, esto da como resultado 96 horas esperadas: 12 días hábiles x 8 = 96 horas.

• Sin embargo, en marzo, esto da como resultado (3 x 8 x 5) - 8 = 104 horas.

El cálculo de las horas previstas tendrá en cuenta las vacaciones y las solicitudes de ausencia.

Horas rastreadas vs. esperadas

Luego, el empleado hará un registro diario de su tiempo de trabajo y Kenjo mantendrá el historial. En Empleado > Registro de horas, el administrador, el gerente y el propio empleado podrán ver el registro de horas de ese empleado. Se mostrará la siguiente información:

• Horas registradas hasta ahora: balance total de las horas registradas
• Horas esperadas hasta ahora: horas esperadas de trabajo en el día que el usuario está consultando
• Horas esperadas este mes: balance total esperado para el mes

También se mostrará información sobre las horas extra (si está habilitado su seguimiento):

• Saldo inicial: que contiene el saldo restante del mes anterior. Este saldo puede ser positivo (para indicar horas extras que aún no han sido compensadas) o negativo (para indicar horas que el empleado todavía necesita trabajar).
• Acumulado este mes: horas extras que el empleado ha hecho este mes
• Compensado este mes: horas extras que necesitan ser recompensadas
• Balance actual: saldo total de horas extras. Así como el saldo inicial, este balance puede ser positivo o negativo.

Administrar el registro de horas

A veces, los empleados pueden olvidarse de realizar un seguimiento de sus horas, especialmente después de haber hecho una pausa. Por lo tanto, el perfil predeterminado de un Empleado en Kenjo les permite editar su registro de horas y agregar la hora de inicio y finalización de un día laboral, así como cualquier descanso.

Cuando existen más de un turno, es posible usar 2 o más franjas horarias por día a través del ícono (+). También pueden añadir un comentario por franja horaria.

Los gerentes podrán editar el registro de horas de sus subordinados y los administradores de toda la empresa.

Añadir una pausa

Cuando realices manualmente una entrada de asistencia en tu registro horario, tienes la opción de añadir tantas pausas como hayas realizado durante tu jornada, solo debes hacer clic en Pausas y luego en (+) Añadir una pausa.

Ahora, introduzce la hora de inicio y fin de la(s) pausa(s) y haga clic en GUARDAR. Sus descansos se reflejarán en el total de horas del día que está editando.

En caso de utilizar el PunchClock, los datos se transfieren automáticamente a la hoja de horas, donde se muestran la hora exacta de inicio y fin del turno o turnos y las pausas realizadas. Los datos se basarán entonces en el momento en que el empleado pulsa INICIAR PAUSA.

Aprobación del registro de horas

El siguiente paso será aprobar los registros de horas. Estos solo pueden ser aprobados por los Administradores, los Admin de RRHH o el gerente del empleado. Una vez que se aprueba un registro de horas, el empleado no podrá editar la entrada de asistencia.

Exportación la hoja de registro de horas

Una vez que el empleado y el gerente hayan acordado la hoja de registro de horas final y el gerente lo haya aprobado, el archivo de asistencia estará listo para exportarse. En ACCIONES > Exportar, el usuario puede Exportar a PDF o Exportar a Doc.

La versión en PDF tendrá adjunto un certificado de firma digital para que sea válido ante cualquier autoridad. Esto significa que cualquier cambio realizado en el archivo PDF, quedará registrado en el historial del archivo.

Resumen de Registro de horas

El área Empleados > Resumen de Registro de horas es donde los usuarios con perfiles de Administrador o Gerente pueden ver las horas registradas por cada empleado en una vista mensual y semanal. Los datos tienen diferentes fondos de colores en dependencia de la diferencia que haya entre las horas registradas y las esperadas, según se indica a continuación:

• Si los números coinciden: verde.
• Si hay más horas registradas que esperadas: amarillo.
  
• Si hay menos horas registradas que esperadas: gris.

Nota: Los empleados con acceso a los datos de sus subordinados podrán ver solamente los datos de asistencia de sus subordinados.

Para aprender más sobre el Resumen del registro de horas, visita este artículo. 

Resumen de los permisos de cada Perfil en Kenjo referente al Registro de horas