Configuración de la funcionalidad Nóminas

Modificado el Thu, 07 Jul 2022 a las 06:04 PM

Kenjo te ayuda a prepararte para tu nómina al sincronizar todos los datos relacionados con la nómina en un tablero centralizado. El sistema te proporciona una manera simple y eficiente de revisar todos los datos de tu nómina antes de enviarlos al contador todos los meses.


Una vez que hayas configurado tu nómina, las siguientes acciones se ejecutarán automáticamente en cada período de nómina.


  • Sincronizar todos los datos de nómina requeridos, como datos de empleados, datos de compensación, datos del registro de horas, datos de ausencias y documentación de soporte en el panel de control de nómina.
  • Ejecutar cálculos de salario bruto (basado en horas, tipo de contacto, ausencia, etc.).
  • Visualizar claramente estos datos y resaltar cualquier cambio en los datos del período de nómina anterior.
  • Crear un archivo Excel o .csv de toda la información.



:information_source:Para que la nómina se ejecute con precisión, tendrás que tomarte un tiempo para pensar cómo configurar la nómina durante la configuración inicial. Algunas cosas en las que tendrás que pensar durante la configuración son:


  • ¿Cuál es la frecuencia de mi ciclo de pago? ¿Cuáles son las fechas clave de mi nómina?
  • ¿Cómo deseo agrupar a mis empleados en diferentes grupos de nómina? Esto se puede basar en una serie de factores, como la frecuencia de pago, los contratos por hora con respecto a los fijos, etc.
  • ¿Qué atributos deseo ver en la vista previa de la nómina y qué atributos deseo enviar?
  • ¿Cómo quiero calcular los salarios por hora?


En el menú de la izquierda, ve a Ajustes > Nóminas para realizar la configuración de tu nómina. Aquí encontrarás dos páginas:


  • Configuración de Nóminas
  • Remuneración 

Configuración de Nóminas


Para ser incluidos en la nómina, los empleados deben pertenecer a un grupo de nómina. Un grupo de nómina organiza a los empleados en grupos lógicos en función de una serie de filtros relacionados con la nómina (estos filtros los determinarás tú). Son una forma simple y poderosa de organizar a tus empleados para la nómina.


Kenjo ofrece dos grupos de nómina por defecto: Salarios fijos y Salarios por hora. Para eliminar estos grupos predeterminados, puedes pasar el mouse sobre sus nombres y hacer clic en el icono de la papelera. También puedes agregar nuevos grupos con diferentes condiciones o modificar los filtros existentes dentro de cada grupo predeterminado. Cada grupo incluye los siguientes ajustes:


  • Título: para nombrar el grupo de nómina 


  • Descripción: para dar contexto sobre cada grupo.



  • Filtros:


Los filtros funcionan para incluir solo a los empleados que coinciden con los criterios que has establecido. 

A veces, es posible que tengas que generar nóminas de forma independiente para cada grupo por separado en caso de que la empresa, el tipo de empleo, el período de pago o la moneda sean diferentes. Tendrás la opción de filtrar por:



Empresa del perfil del empleadoes igual a/no es igual aNombre de la empresa
Empresa de la pestaña de remuneraciónes igual a/no es igual aNombre de la empresa
Nota: esta opción es útil para empleados que tengan salarios de más de una empresa en tu organización.
Oficinaes igual a/no es igual aNombre de la oficina
Tipo de empleoes igual a/no es igual aTodos los tipos de empleo en tu empresa
Período de pagoes igual a/no es igual aAnual / Mensual / Por hora
Moneda
es igual a/no es igual a
Moneda seleccionada



Puedes añadir nuevos filtros pulsando en (+) AÑADIR FILTRO, o eliminar filtros haciendo click en el icono de la papelera.





Detalles de Nóminas:


Una vez que hayas elegido un nombre, una descripción y los filtros que pertenecen a tu grupo de nómina, es el momento de configurar los detalles de la nómina.


  • Período de pago: en este campo puedes definir el periodo de tiempo que quieras que refleje tu tabla de nóminas y tu exportación. Tiene tres opciones:
    • Mensual, mes del calendario: cubrirá el periodo desde el primer día hasta el último día del mes. Esto es especialmente útil para los empleados que reciben un salario mensual fijo (por ejemplo, 01.01 - 31.01). Incluso si tu día de exportación es antes del 31.01, el salario mensual completo seguirá apareciendo en tu lista.
    • Mensualmente, a partir de: establecerá una fecha específica en el mes en que desees ejecutar tu nómina.
    • Variable, dependiendo de la fecha de confirmación: este campo establecerá un plazo de nómina indefinido. La fecha de cierre dependerá de la fecha que confirmes para tu nómina en Empleados > Nóminas > CONFIRMAR. El próximo período de nómina comenzará el día siguiente.




  • Cálculo de salario por hora:
    • Usar solo horas registradas: esta opción calcula el salario multiplicando las horas registradas (aprobadas) por el salario por hora más las horas esperadas desde hoy hasta el último día del período de la nómina. 
    • Usar horas registradas y esperadas para el período de nómina: esta opción calcula el salario multiplicando las horas registradas (aprobadas) por el salario por hora durante el período de la nómina. 


  • Tipo de ausencia: aquí encontrarás una lista de los tipos de ausencia que has creado. Puedes especificar cuáles de estos tipos de ausencia deben incluirse en la exportación de tus archivos de Nóminas.



  • Documentos: aquí encontrarás una lista de los tipos de documentos en tu sistema. Especifica cuáles de estos tipos de documentos deben incluirse en la exportación de tus archivos de Nóminas.





  • Campos de empleados: aquí encontrarás todos los campos de empleado por defecto en Kenjo. Especifica cuáles de estos campos de empleado son importantes para tu proceso de nóminas y deben incluirse en la exportación de tus archivos de Nóminas. Desmarca los que no necesites con el icono de la papelera, y añade campos nuevos haciendo click en (+) AÑADIR CAMPO.



Añadir campo "comentarios" a las tablas de nóminas: activa esta opción si deseas agregar comentarios o notas en cada registro de nómina de empleados. Si activas esta opción, se agregará una nueva columna a la Tabla de Datos de la persona en Empleados > Nóminas.





  • Configuración de exportación: esta sección determina el tipo de archivo que quieres exportar (Excel o CSV), y si quieres incluir todos los datos en cada exportación de nóminas o solo los cambios sucedidos en el último período de nóminas. También puedes elegir incluir un informe de registro de horas para cada empleado, las y los documentos relevantes para el cálculo de tu nómina.



  • Responsable de la nómina: podría darse el caso de que no desees que ningún miembro de los Perfiles de Administrador, Admin de Finanzas o Admin de RRHH gestione un grupo de nómina. Por lo tanto, puedes agregar un responsable (o varios) para dicho grupo. Los empleados agregados aquí tendrán acceso a la tabla de nómina solo para ese grupo específico. Nota: Esto no otorga ningún acceso adicional (como acceso a las pestañas de Compensación o similar). Los empleados agregados como responsables del grupo de nómina mantendrán sus Perfiles regulares dentro de Kenjo.



Haz click en "GUARDAR" y el primer paso en la configuración de tu nómina estará listo.


Nota: Cada vez que realice una nueva actualización a su grupo de nómina, debes presionar el botón "GUARDAR". De lo contrario, los cambios no se aplicarán. Por ejemplo, si deseas eliminar a un empleado como responsable de un grupo de nómina, haz clic en la 'X' junto a su nombre y luego haz clic en "GUARDAR".



Nota:


Para los empleados que cobran salario por hora y cuyo período de pago es variable, el cálculo del salario se realiza así:



(Suma de horas registradas desde el inicio del período de nómina hasta la fecha actual - 1 día * Salario por hora.



Por ejemplo, si cerraste el período de pago variable para empleados con salarios por hora el 17 de noviembre, el salario será:


SUMA de horas registradas DESDE el inicio del período de nómina hasta el 16 de noviembre * Salario por hora



Remuneración


En esta página podrás crear remuneraciones variables que necesites. Haz click en (+) AÑADIR TIPO DE REMUNERACIÓN VARIABLE para empezar a crear una nueva.




Para que tus remuneraciones variables aparezcan en tus datos de Nóminas, debes dirigirte a Ajustes > Nóminas > Campos de empleado y utilizar la opción (+) AÑADIR CAMPO.


Nota: las remuneraciones variables no pueden eliminarse si han sido asignadas a tus empleados.

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