Kenjo unterstützt dich bei der Einrichtung deiner Lohnabrechnung. Mit unserer Lohnabrechnung kannst du deine Lohn- und Gehaltsabrechnung für einen Zeitraum deiner Wahl berechnen und dann die erzeugten Lohn- und Gehaltsabrechnungsdateien im Excel- oder CSV-Format exportieren. In den exportierten Dateien befinden sich alle Informationen zu der aktuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung, eine Korrekturabrechnung, Fehlzeiten und die entsprechenden Dokumente.

In der Menüleiste auf der linken Seite gehst du auf Einstellungen > LohnabrechnungHier kannst du den Inhalt sowie den Zeitraum für die Abrechnung deines späteren Exports festlegen.


Es sind zwei verschiedene Seiten zu bestimmen:

  • Einstellungen der Lohnabrechnung
  • Gehalt

Einstellung der Lohnabrechnung


Kenjo bietet standardmäßig zwei Abrechnungsgruppen an: Feste Löhne und Stundenlöhne. Um diese Standardgruppen zu löschen, kannst du den Mauszeiger über den Namen dieser Gruppen bewegen und auf das Mülleimer-Symbol klicken. Außerdem lassen sich neue Gruppen mit anderen Bedingungen hinzufügen oder die vorhandenen Filter innerhalb jeder Standardgruppe ändern. Jede Gruppe enthält die folgenden Einstellungen:



  • Titel: um die Abrechnungsgruppe zu benennen


  • Beschreibung: um zu erläutern, worum es in der Gruppe geht




  • Filter: 


Mit Hilfe von Filtern werden nur die Mitarbeiter berücksichtigt, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen. Es kann vorkommen, dass du für jede Gruppe eine eigene Lohnabrechnung erstellen musst, wenn Unternehmen, Beschäftigungsart, Lohnperiode und Währung unterschiedlich sind. Du hast die Möglichkeit zu filtern nach:


Unternehmen wie im Mitarbeiterprofilist gleich/ungleichUnternehmen
Unternehmen wie im Reiter ''Gehalt''ist gleich/ungleichUnternehmen
Hinweis: Dies ist nützlich, wenn ein Mitarbeiter ein Gehalt von verschiedenen Unternehmen innerhalb deiner Organisation bezieht.
Büro
ist gleich/ungleichBüro Name
Beschäftigungsart
ist gleich/ungleichAlle Beschäftigungsarten in deinem Unternehmen ( Auszubildender, Aushilfe, Praktikant, Minijob, Festangestellt, Kurzarbeit usw.)
Zahlungszeitraum
ist gleich/ungleichJährlich/Monatlich/Stündlich
Währung
ist gleich/ungleich
Alle bestehenden Währungen


Du hast die Möglichkeit, neue Filter hinzuzufügen, indem du auf (+) FILTER HINZUFÜGEN klickst, oder Filter zu löschen, indem du auf das Papierkorbsymbol klickst.




Gehaltsabrechnung-Details:


Nachdem du einen Namen, eine Beschreibung und die Filter, die zu dieser Abrechnungsgruppe gehören, ausgewählt hast, ist es an der Zeit, die Abrechnungsdetails festzulegen.

  • Zahlungszeitraum: legt den Zeitrahmen fest, den deine Abrechnungstabelle und der Export widerspiegeln sollen. Du hast drei Optionen:
    • Monatlich, Kalendermonat: deckt den Zeitraum vom 1. bis zum letzten Tag des Monats ab. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die ein festes Monatsgehalt erhalten (z.B. 01.01 - 31.01). Auch wenn der Exporttag vor dem 31.01. liegt, wird das volle Monatsgehalt in deiner Liste erscheinen. 
    • Monatlich, beginnend am: legt einen bestimmten Zeitpunkt im Monat fest, an dem du deine Abrechnung durchführen willst.
    • Variabel, je nach Bestätigungsdatum: wird eine unbefristete Abrechnungsperiode festlegen. Das Abschlussdatum hängt von dem Datum ab, das du für deine Abrechnung unter Mitarbeiter > Lohnabrechnung > BESTÄTIGEN bestätigst. Die nächste Abrechnungsperiode beginnt am folgenden Tag.



  • Abwesenheitsart: Hier findest du eine Übersicht über die von dir angelegten Abwesenheitsarten, und du kannst festlegen, welche dieser Arten später in deiner exportierten Datei enthalten sein sollen.



  • Dokumente: Hier findest du alle Dokumentarten in deinem System. Du kannst auswählen, welche davon Teil deiner Exportdatei sein sollen.



  • Mitarbeiter-Felder: Hier befinden sich alle relevanten Mitarbeiterfelder für deine Lohnabrechnungsdatei. Diese werden später sowohl in der Ansicht Mitarbeiterdaten des Abrechnungsbereichs (unter Mitarbeiter > Lohnabrechnung) als auch in der exportierten Datei angezeigt. Standardmäßig sind alle Felder vorhanden, aber du kannst sie jederzeit abwählen, indem du auf das Mülleimer-Symbol klickst, oder neue Felder hinzufügen, indem du auf (+) FELD HINZUFÜGEN klickst.


     



  • Konfiguration exportieren: In diesem Abschnitt lässt sich festlegen, welchen Dateityp du exportieren willst (Excel oder CSV) und ob du alle Daten oder nur die Änderungen einbeziehen willst. Außerdem kannst du wählen, ob ein Anwesenheitsbericht für jeden Mitarbeiter, Abwesenheiten und Dokumente enthalten sein sollen.



  • Verantwortlich für Gehaltsabrechnung: Es kann sein, dass du nicht möchtest, dass ein Mitglied der Profile Admin, Finance Admin oder HR Admin eine Gehaltsabrechnungsgruppe verwaltet. Deshalb kannst du einen weiteren Verantwortlichen (oder mehrere) für deine Gehaltsabrechnung bestimmen. Die hier hinzugefügten Mitarbeiter erhalten dann nur Zugriff auf die Abrechnungstabelle für diese Abrechnungsgruppe. Hinweis: Damit wird kein weiterer Zugriff gewährt (z. B. auf die Registerkarten Vergütung oder ähnliches). Die Mitarbeiter, die als Verantwortliche für die Gehaltsabrechnungsgruppe hinzugefügt werden, behalten ihre regulären Profile in Kenjo.



Wähle nun "Speichern" und der erste Schritt deiner Lohnabrechnung ist bereits getan!


Gehalt


Diese Seite enthält deine variablen Zahlungsarten. Du kannst so viele variable Zahlungsarten festlegen, wie du willst. Klicken Sie auf (+) VARIABLE ZAHLUNGSART HINZUFÜGEN, um eine neue zu erstellen.




Damit die variablen Zahlungen in der Abrechnungsübersicht angezeigt werden, musst du wieder zu Einstellungen > Lohnabrechnung > Mitarbeiterfelder > Feld hinzufügen > Neue variable Zahlungsart hinzufügen gehen.





Hinweis: Beachte, dass variable Gehälter nicht gelöscht werden können, wenn sie Mitarbeitern zugewiesen wurden.