Verwalten der Lohnabrechnung

Unsere Funktion “Lohnabrechnung” unterstützt Dich in der Erstellung der vorbereitenden Lohnabrechnung. Sobald Deine monatliche Lohnabrechnung fertig ist, musst Du diese nur noch Deinem externen Buchhalter zur Verfügung stellen. Erfahre hier, wie Du Deine Lohnabrechnung einrichten kannst.

Um Deine monatlichen Lohnabrechnungen einzusehen und herunterzuladen, gehe zu Mitarbeiter > Lohnabrechnung und wähle eine Abrechnungsgruppe, sowie einen Abrechnungszeitraum aus. Die Informationen, die Dir angezeigt werden, basieren auf den Einstellungen, die Du für diese Gruppe unter Einstellungen > Lohnabrechnung festgelegt hast.

Beachte: 

• Nur Benutzer mit Gehaltsangaben werden angezeigt.

• Um die aktuellen Informationen zu Deiner Lohnabrechnung zu sehen, muss die Lohnabrechnung vom vorherigen Monat abgeschlossen sein.

• Wenn Du die Einstellungen für Lohnabrechnung noch nicht vorgenommen hast, zeigen wir Dir in diesem Artikel Schritt für Schritt, wie Du vorgehen kannst.

Du findest dort verschiedene Bereiche:

• Mitarbeiterdaten

• Abwesenheiten

• Variable Zahlungsarten

Mitarbeiterdaten

Hier kannst Du eine Liste mit entsprechenden Gehältern Deiner Mitarbeiter einsehen. Alle Felder, die Du unter Einstellungen > Lohnabrechnung > Mitarbeiterfelder ausgewählt hast, werden Dir hier in einzelnen Spalten angezeigt. Du kannst ganz einfach horizontal scrollen, um alle Informationen einsehen zu können. 

Sobald Mitarbeiterdaten aktualisiert werden, werden diese automatisch vom System in der Tabelle orangefarbend markiert. Zum Beispiel möchtest Du einem/einer Deiner Mitarbeiter*innen für den Monat Oktober einen Bonus gewähren, der im September aber nicht gewährt wurde. Wenn Du nun die Lohnabrechnung für den Monat Oktober vornimmst, wird die Zeile des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin (in diesem Fall Albert) hervorgehoben.

Variable Zahlungsarten

Du kannst nun alle variablen Zahlungen, die Du in diesem Monat getätigt hast, mit dem entsprechenden Datum, Betrag und Typ einsehen.

Dokumente der Mitarbeiter*innen

Hier findest Du alle Abwesenheiten, die während des ausgewählten Abrechnungszeitraums angefragt wurden. Du kannst die Datei, die zu dem jeweiligen Antrag hinzugefügt wurde schnell und einfach, per Klick auf das Dokument, herunterladen.

Schließe Deine Lohnabrechnung ab

Wenn nach einem letzten Check alles in Ordnung ist, kannst Du Deine Lohnabrechnung abschließen. Klicke hierzu auf „ABSCHLIESSEN“. Deine neue Seite für abgeschlossene Lohnabrechnung sieht dann wie folgt aus:

Wenn Du Deine Lohnabrechnung abgeschlossen hast, aber in letzter Minute noch Korrekturen vorgenommen wurden, kannst Du jederzeit auf „AUF ÄNDERUNGEN PRÜFEN“ klicken. Du erhältst dann eine Datei unter dem Abschnitt ÄNDERUNGEN, die die Änderungen zwischen dem Tag, an dem Du die Lohnabrechnung abgeschlossen hast und dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums enthält.

Abschließend kannst Du die Gehaltszettel für diesen Monat hinzufügen, indem Du auf GEHALTSZETTEL klickst oder diesen per Drag & Drop hinzufügst. Denke daran, dass Du Deine Gehaltszettel auch unter Smart Docs > Import > LOHNDATEI hinzufügen kannst.