Verwalten der Lohnabrechnung

Unsere Funktion Lohnabrechnung unterstützt dich in der Erstellung der vorbereitenden Lohnabrechnung. Sobald deine monatliche Lohnabrechnung fertig ist, musst du diese nur noch deinem externen Buchhalter zur Verfügung stellen. Erfahre hier, wie du deine Lohnabrechnung einrichten kannst.

Um deine monatlichen Lohnabrechnungen einzusehen und herunterzuladen, gehe zu Mitarbeiter > Lohnabrechnung und wähle eine Abrechnungsgruppe, sowie einen Abrechnungszeitraum aus. Die Informationen, die dir angezeigt werden, basieren auf den Einstellungen, die du für diese Gruppe unter 

Einstellungen > Lohnabrechnung festgelegt hast.

Beachte: 

• Nur Benutzer mit Gehaltsangaben werden angezeigt.

• Um die aktuellen Informationen zu deiner Lohnabrechnung zu sehen, muss die Lohnabrechnung vom vorherigen Monat abgeschlossen sein.

• Wenn du zusätzliche Informationen zu einem Mitarbeiter hinzufügen möchtest, kannst du auf den Namen des Mitarbeiters klicken und du wirst direkt zu dem Profil weitergeleitet

• Wenn du die Einstellungen für Lohnabrechnung noch nicht vorgenommen hast, zeigen wir dir in diesem Artikel Schritt für Schritt, wie du vorgehen kannst.

Sobald Mitarbeiterdaten aktualisiert werden, hebt das System sie in der Tabelle automatisch orange hervor. 

Ein Beispiel: Du möchtest einem der Mitarbeiter für den Monat Oktober eine Prämie gewähren, die im September nicht gewährt wurde. Wenn du die Abrechnung für den Monat Oktober durchführst, wird die Zeile des Mitarbeiters (in diesem Fall Albert) hervorgehoben.

Du findest dort verschiedene Bereiche:

• Mitarbeiterdaten

• Abwesenheiten

• Variable Zahlungsarten

Mitarbeiterdaten

Hier kannst du eine Liste mit entsprechenden Gehältern deiner Mitarbeiter einsehen. Alle Felder, die du unter 

Einstellungen > Lohnabrechnung > Mitarbeiterfelder ausgewählt hast, werden dir hier in einzelnen Spalten angezeigt. Du kannst ganz einfach horizontal scrollen, um alle Informationen einsehen zu können. 

In der Tabelle mit der Gehaltsvorschau findest du die wichtigsten Informationen, darunter:

• Erfasse Zeiten: Dies ist die Gesamtzahl der während des aktuellen Abrechnungszeitraums geleisteten Arbeitsstunden, die aus der Anwesenheitsübersicht der Mitarbeiter entnommen wurde.
• Stundensatz: In dieser Spalte wird der Stundensatz angezeigt, der beim Mitarbeiterprofil unter Gehlat festgelegt wurde.
• Gehalt: Es handelt sich um die Gesamtberechnung, die sich aus der Anwesenheit multipliziert mit dem Stundensatz (stündlich) ergibt.
• Zahlung von Zuschlägen: Dieser Abschnitt gibt eine Zusammenfassung aller Zuschläge. Diese Zahl ist an ihren speziellen Eigenschaften zu erkennen: Sie wird in blau dargestellt, unterstrichen und kann anklickt werden.

Beachte: Wenn du einige oder alle diese Felder nicht siehst, füge sie unter Abrechnung > Einstellungen > Abrechnungsgruppe > Mitarbeiterfelder hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass du Zugriff auf die vollständigen und relevanten Gehaltsangaben für deine Mitarbeiter hast.

Mitarbeiterdaten

In diesem Bereich kannst du bequem auf die Liste der Gehälter für jeden deiner Mitarbeiter zugreifen und diese überprüfen. Die Spalten, die in dieser Liste erscheinen, werden durch die Felder bestimmt, die du unter Abrechnung > Einstellungen > Mitarbeiterfelder ausgewählt hast. Um alle Informationen zu sehen, gehe einfach von links nach rechts.

In der Tabelle mit der Gehaltsvorschau finden Sie die wichtigsten Informationen, darunter:

• Verfolgte Stunden: Dies ist die Gesamtzahl der während des aktuellen Abrechnungszeitraums geleisteten Arbeitsstunden, die der Anwesenheitsübersicht der Mitarbeiter entnommen wurde.
• Stundensatz: In dieser Spalte wird der Stundensatz angezeigt, der in der persönlichen Vergütungsregisterkarte des Mitarbeiters konfiguriert wurde.
• Gehaltsbasis: Sie enthält die Gesamtberechnung, die sich aus der Anwesenheit multipliziert mit dem Stundensatz ergibt (stündlich).
• Zuschlagszahlung: In diesem Abschnitt wird die Summe aller Zuschläge zusammengefasst. Du kannst diese Zahl an ihren besonderen Merkmalen erkennen: Sie wird blau angezeigt, ist unterstrichen und kann angeklickt werden.

Hinweis: Wenn du einige oder alle diese Felder nicht siehst, füge sie unter Abrechnung > Einstellungen > Abrechnungsgruppe > Mitarbeiterfelder hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Zugriff auf die vollständigen und relevanten Gehaltsangaben für Ihre Mitarbeiter haben.

Variable Zahlungsarten

Du kannst nun alle variablen Zahlungen, die Du in diesem Monat getätigt hast, mit dem entsprechenden Datum, Betrag und Typ einsehen.

Dokumente der Mitarbeiter*innen

Hier findest Du alle Abwesenheiten, die während des ausgewählten Abrechnungszeitraums angefragt wurden. Du kannst die Datei, die zu dem jeweiligen Antrag hinzugefügt wurde schnell und einfach, per Klick auf das Dokument, herunterladen.

Schließe Deine Lohnabrechnung ab

Wenn nach einem letzten Check alles in Ordnung ist, kannst Du Deine Lohnabrechnung abschließen. Klicke hierzu auf ABSCHLIESSEN. Deine neue Seite für abgeschlossene Lohnabrechnung sieht dann wie folgt aus:

Wenn Du Deine Lohnabrechnung abgeschlossen hast, aber in letzter Minute noch Korrekturen vorgenommen wurden, kannst Du jederzeit auf AUF ÄNDERUNGEN PRÜFEN klicken. Du erhältst dann eine Datei unter dem Abschnitt ÄNDERUNGEN, die die Änderungen zwischen dem Tag, an dem Du die Lohnabrechnung abgeschlossen hast und dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums enthält.

Abschließend kannst Du die Gehaltszettel für diesen Monat hinzufügen, indem Du auf GEHALTSZETTEL klickst oder diesen per Drag & Drop hinzufügst. Denke daran, dass Du Deine Gehaltszettel auch unter Smart Docs > Import > LOHNDATEI hinzufügen kannst.