Entender distintos componentes del Registro de horas

En comparación con el registro de asistencia realizado desde el apartado del perfil del empleado, el componente Registro de horas ayuda a tus empleados a registrar sus horas de trabajo en pocos clics.

Una vez hayas activado el registro de horas podrás activar el componente de Mi registro de horas dentro de Ajustes > Componentes del inicio > Mi registro de horas este mes.

Podrás ofrecer a tus empleados las siguientes opciones a la hora de registrar sus horas de trabajo desde el componente del inicio:

• Entrada Manual (Legacy)
• Reloj de fichaje (Punch clock)

Introducción manual de horas

Para activar la opción de Introducción manual de horas sigue los siguientes pasos:

• Ve a Ajustes > Componentes del inicio > Mi registro de horas este mes
• Haz clic en Ajustes
• Selecciona como opción Entrada Manual

Dentro de esta opción, los empleados tendrán que rellenar el registro de horas de forma manual para así poder registrar su asistencia. También podrán registrar varios turnos seguidos desde el componente del registro de horas.

Nota: 

• Si los empleados intentan exceder la duración máxima en horas por turno, aparecerá un mensaje indicando cuál es el tiempo máximo que pueden agregar para dicho turno. El botón GUARDAR también aparecerá desactivado.
• Es necesario guardar un turno antes de agregar uno nuevo.
• Si el empleado solicitó tiempo libre, aparecerá un punto junto a la entrada de tiempo correspondiente.

Reloj de fichaje

Para activar la opción de Reloj de fichaje sigue los siguientes pasos:

• Ve a Ajustes > Componentes del inicio > Mi registro de horas este mes
• Haz clic en Vista general
• Selecciona como opción Punch clock (Reloj de fichaje)

Dentro de esta opción, los empleados solo tendrán que hacer clic en el botón de Entrada para iniciar su turno. Una vez finalizado el turno deberán hacer clic en el botón de Salida para así dar su turno por terminado. También podrán registrar varios turnos y descansos seguidos desde el componente del registro de horas.

Nota: El Reloj de fichaje (Punch Clock) no estará disponible en la versión móvil (https://m.kenjo.io/) a menos que configure el sistema como se explica en la siguiente sección.

Evita la superposición de asistencia

Cuando un usuario ha solicitado una ausencia por hora y está utilizando el widget Punch Clock, es posible que, por error, la ausencia se superponga a la entrada de asistencia. Para evitar esto, el sistema dividirá automáticamente el turno superpuesto en múltiples entradas.

Por ejemplo, digamos que un empleado llega a las 9:00 y sale a las 13:00, pero ha solicitado una ausencia de 10:00 a 11:00 y su gerente lo ha aprobado. Si el usuario no se retira a las 10:00 para tomarse su tiempo libre y regresa a las 11:00, se producirá una superposición.

Para evitar superposiciones, el sistema dividirá automáticamente el turno en dos: uno de 9:00 a 10:00 y otro de 11:00 a 13:00. Aparecerá un mensaje informativo indicando este cambio.

Esta función también tiene en cuenta los límites de horas y turnos. Para obtener más información sobre cómo configurarlos, visite nuestro artículo Establecer límites de tiempo y recordatorios para el Registro de horas.

Tomemos de nuevo el ejemplo anterior, pero teniendo en cuenta que se ha establecido que la duración máxima del turno es 1:30 horas. Dado que un turno no puede durar más de una hora y media, el sistema dividirá automáticamente el registro de horas tomando en cuenta la ausencia. Se verá algo como esto:

 9:00 - 10:00 registro de hora

10:00 - 11:00 ausencia por hora

11:00 - 12:30 registro de hora

12:30 - 13:00 registro de hora 

Aparecerá un anuncio con esta información, pero el usuario no podrá cambiar la configuración. Si hubo un error, se le pedirá al usuario que se comunique con el administrador para corregir el registro de horas.

Nota: los tiempos de descanso también se consideran en ambos casos.

Limitar los permisos para editar el resumen de registro de horas

De forma predeterminada, los empleados tienen permiso para editar su propio registro de horas y el de sus subordinados en Empleados> Directorio> Perfil de empleado> Registro de horas, independientemente del método utilizado para el fichaje.

Si deseas limitar el permiso para editar el registro de horas, sigue los siguientes pasos:

• Crea un perfil personalizado, por ejemplo, con el nombre "Punch clock". En la sección Registro de horas de los empleados, haz clic para habilitar la opción Enviar asistencia vía Punch Clock. En este caso, las siguientes opciones aparecerán en gris automáticamente:
  • Editar su propio registro de horas.
  • Editar el registro de horas de los empleados seleccionados.
  • Editar el registro de horas de todos los empleados.

• Haz clic en Guardar para aplicar los cambios al nuevo perfil personalizado.
• Asigna el perfil a los empleados en la sección Miembros.

Según el ejemplo anterior, se aplican las siguientes condiciones:

• Raquel Sánchez podrá registrar su asistencia únicamente a través del Reloj de fichaje (Punch Clock) tanto en el escritorio como en el móvil.
• Para realizar cambios en el resumen de registro de horas, deberá comunicarse con tu Gerente/RR. HH.

Si deseas habilitar la geolocalización para obtener más información acerca de la ubicación de los empleados cuando registran sus horas en sus móviles, visita nuestro artículo Activar la geolocalización (para versión móvil).